建筑施工企业声像档案管理存在的问题及对策

文/黄扬笛

文章以建筑施工企业声像档案为研究对象，分析了声像档案管理中存在的认识不到位、管理制度不健全、管理人员能力不高等问题，提出了声像档案管理工作的改进措施，以期能够进一步提升声像档案管理水平

建筑施工企业声像档案是在生产经营管理活动中通过照相、录像、录音等技术手段形成的对国家和企业具有保存价值的各种载体形式的文件材料。主要以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式。主要表现形式有照片、录音带、录像带、光盘、硬磁盘等声像制品及文字说明，以及声像档案的元数据等。

建筑施工企业声像档案是全宗档案的重要组成部分，它可以真实全面反映建设项目的整体施工进程，是施工企业档案管理中的重要工作内容，要及时发现声像档案管理中存在的问题并改进，才能够切实发挥出声像档案管理工作的重要作用。

一、声像档案管理中存在的问题

1.管理意识不强

声像档案具有还原现场的典型特征，是档案中图形并茂的主要类型。但传统档案管理往往对声像档案重要性认识不到位，管理意识不强，导致声像档案形成后收集不及时、不全面，收集后缺乏有效的处理与保存，使得声像档案材料存放混乱，丢失情况时有发生。

2.管理制度不健全

当前建筑施工行业发展迅速，档案管理制度也不断健全，但仍然主要围绕纸质档案的管理，声像档案管理的相关制度少之又少，或者制度比较宏观，缺乏具体的操作性。在现有管理制度下，声像档案缺乏管理效率与管理质量，声像档案管理实施难、执行难，难以得到有效管理与应用。

3.管理人员能力不足

虽然施工企业总体人员素质不断提升，但声像档案管理队伍结构和管理水平仍停留在以往阶段，不仅部分企业和项目未设置专（兼）职人员，管理人员不足，而且现有人员能力和素质也满足不了管理要求，甚至部分管理人员对一些基本要求也不清楚，尤其是归档时缺乏完整的文字说明，导致声像档案失去历史价值、保存价值和利用价值。在当前信息时代背景下，声像档案管理更要求管理人员懂理论、会技术，能利用信息技术提高档案管理的效率和质量，而这样的人才目前非常缺乏。

二、声像档案管理工作发展对策

1.深化对声像档案管理工作的认识

首先，要宣传声像档案的价值和客观功能，比如可以通过网络或企业展览馆对部分声像档案进行展出，让全体员工了解声像档案，认识到其重要性，在心理上打上强化标签。其次，企业领导和项目领导要转变观念，重视声像档案工作，支持和采取各项管理措施。理念的转变能够带动行动的重视，使声像档案管理走向有规划、有体系、有机构、有建设的新局面，使声像档案管理和利用水平不断得到提升。

2.建立健全声像档案管理制度

建筑施工企业要对声像材料从形成、收集、整理、鉴定、保管、利用实行统一管理，制定严格的制度，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依。这方面可分两个层次健全声像档案管理制度，一是纲领性制度，对声像档案管理提出总体要求，侧重于管理机构、人员的设置，各个管理环节的要求，奖惩措施等方面，尤其要明确管理责任。声像档案形成单位应按照归档要求，在声像档案形成或阶段形成之后，立即收集齐全，按照归档要求整理完毕后，向档案部门移交归档，以确保声像档案的质量。二是操作性指南，侧重于对如何整理提出细致的要求，让管理人员一看便懂、按章操作，不断规范声像管理。

3.加强声像档案管理队伍建设

首先，企业和项目部都要配置专（兼）职的声像档案管理人员。其次，有针对性地开展档案管理信息化培训，提高数字化管理能力和水平，使声像档案保存与应用更高效。第三，加强交流学习，注重业务培训，结合施工企业实际，全面对拍摄人员、档案人员进行经验、技巧的传授，掌握声像档案的管理原则与流程，能够实现标准化、流程化管理，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4.加强声像档案数字化工作

为提高声像档案利用效率，在保存声像档案时，要与时俱进地以电子信息化为手段，运用数字化技术对声像档案进行分类建库保存，保证档案的完整性和安全性。因此，在档案录入时，要做好电子编码和分类号，方便后续调用。同时，构建完善的检索通道和服务平台，利用分类号等在平台上可预览声像档案，从而节省寻找时间和降低管理工作量，使声像档案利用更高效，更直接。

5.加强声像档案安全管理

企业要从长久保护和利用考虑，创造恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火的保管条件；定期检查声像档案情况，及时发现和消除安全隐患，延长声像档案的寿命。对已归档的永久、定期保存的声像档案，磁性载体每隔4-5 年要复录一次，录像带、磁带定期重绕一次（一般为6-12 个月），对常用和已破损的声像档案要及时修补、复制。总之，加强日常管理，防止声像档案损毁，保障声像档案安全。