大数据时代背景下档案管理工作改革路径探讨

文/周 慧

文章阐述了大数据技术在档案管理工作中的重要作用，重点分析了大数据时代背景下档案管理工作改革措施，以期能够进一步提升新时期档案管理工作水平，提供更加优质的档案信息服务

随着计算机技术和信息技术在档案管理工作中的不断应用，越来越多的档案数据信息化和数字化，使得档案数据呈现出大数据的所有特征。为了更好地实施档案管理，提高档案的利用率和挖掘出潜在的应用价值，利用大数据技术进行档案整理是当前档案管理创新的主要方向。

1.大数据时代下档案管理工作的新需求新变化

（1）档案信息化建设的趋势愈发明显

高速发展的新时代云计算、区块链等信息技术已广泛应用于企业的生产生活实践，在档案管理工作中，档案信息化建设的趋势愈发明显。首先，大数据背景下，以纸质文书档案为主的时代已经过去了，档案管理从“双套制”向“单套制”过渡成为不可逆转的趋势。其次，档案收集整理管理方式的改变，在档案的产生、档案的存储、档案资源的开发利用等方面，计算机技术逐步取代了手工加工。再次，档案资源共享，档案事业的发展提出了档案利用服务便捷化、普惠化，基于用户需求推进档案信息化建设的目标要求。

（2）档案用户服务的需求在发生变化

随着企业知识管理理念的不断提出，利用者对档案资源开发利用的需求呈多元化发展趋势。首先，档案用户主体多元化，在企业中，档案用户不再局限于总部行政人员对文书档案的利用需求，来自所属单位、经营部门、投资部门等各种单位层级对档案的利用需求在不断增加。其次，档案内容需求多元化，利用者显现出对科研、声像等不同类型档案的利用需求。再次，服务利用方式的改变，高速发展的互联网时代，人们在档案查询利用上更希望通过网络即可获得档案信息，此外，在新媒体时代，利用者对于获取信息的方式也在朝着多元化、个性化、便捷化方向转变，例如，利用手机端。

（3）档案管理理念转变

信息化建设的推进使得档案管理向智能自动化模式转变，与传统人工收集整理档案资源不同，档案信息资源在储存和传递上依赖电脑技术从而减少了人工工作，对档案管理工作提出了现代化的要求。此外，随着企业改革不断深化，企业总部工作人员在不断压缩，档案管理人员也同样面临着精简的趋势。档案管理人员需要更多地从传统档案整理工作中解放出来，更多地依靠信息化技术手段，在高效完成收集整理工作之余，更多的从事档案信息资源开发工作，不断满足人们日益增长的个性化服务需求以及对档案资源高质高效利用的需求，完善档案管理工作的服务机制，最终确保档案资源开发利用以人为本并服务企业。

2.大数据技术在档案管理工作中的重要作用

（1）档案管理更高效，管理消耗更少

运用大数据技术，档案管理无需进行大量的人力劳动就可以完成管理工作，人力成本大幅减少。运用专门的档案管理软件可随时对档案信息进行完善、调用、保存、分类、汇总、评价等等，工作可迅速完成，所有的工作交由计算能力更高、计算频率更快的电脑来完成，管理人员只需要动手操作软件即可，大大提升了档案管理的准确度和工作效率。同时，档案数据信息化和数字化以后，可以存储在专门的数据库中，物理空间得到释放，空间成本、时间成本也迅速降低。

（2）档案管理准确性、完整性、可靠性更高

信息化管理档案后，档案丢失、错漏、不完整等风险大大降低，而且对于数据保存、备份更容易，不会因意外而丢失全部的档案数据，大大提高了管理质量。此外，数据化管理档案，不会出现传统纸质管理方式存在的数据老化、纸质氧化等引发的数据不完整问题，档案的质量迅速提高。

（3）档案利用方便省时

大数据背景下的档案管理工作，将档案转化为数字化和信息化数据，能够在专门的数据平台软件中随时调用和完善，灵活的检索方式和检索工具可以迅速找到所需的档案信息，这种快速省时的方法是传统人力寻找所无法比拟的。而且这种方法定位准确，信息导入具有相关性，可以将相关信息进行比对利用，使得档案数据的利用率大幅提高。

3.大数据时代背景下档案管理工作改革措施

大数据时代，信息化的发展，为档案工作带来革命性的进步，档案管理人员都希望能借助信息化手段，充分分析和利用大数据，提高工作效率，深化服务职能，更多地为企业经营和管理提供档案资源支持。然而，用传统管理模式开展档案工作已经无法满足用户对档案资源的需求。档案管理过程中存在数字档案收集渠道较窄、档案数字化规模不大、数据关联度不高、后续开发手段单一等各种问题。在新技术发展过程中遇到的各种新问题，需要我们不断创新思维，革新档案工作方式方法。

（1）革新档案管理思路与工作方式

在大数据背景下，档案创新管理需要走数字化管理道路。要实施数字化管理，首先要从理念上进行更新，从方法上进行创新和改革，即对档案进行汇总分类，区分出可以实施数字化管理的档案部分，积极主动地将其转化为信息数据保存；其次，要积极做好转化准备工作，将连带关系的档案做好记录，为完善电子档案的相关性做好充足的准备；再次，档案数据的信息化转化耗时耗力，录入过程需要严谨细心的工作作风，不可粗枝大叶，避免转化过程发生人为错误导致档案丢失；最后，转化后的电子档案要与原档案进行校对，形成完整可靠的数据，为后续的完善和利用打下坚实的基础。

（2）创建专业智能化档案服务体系

大数据背景下，档案管理需要不断创新管理方法和管理模式，以专业化带动档案利用，挖掘档案价值，从而更好地起到服务作用。因此，数字档案要具有明显的小巧性、功能性、便捷性和高效性特征，实现智能化管理，智能化应用，最终形成使用方便、管理方便、价值转化方便、服务方便的创新管理模式。同时，在新的管理模式下，要不断运用新的信息化技术如云技术、智能技术和人工智能等，打造一流的专业化档案服务体系。这些创新需要在原有信息化管理档案的基础上增加档案数据挖掘与分析工作，以便于形成精确寻找、利用，从而提高档案服务效率、服务质量和服务水平。

（3）健全档案大数据信息管理机制

首先，大数据背景要求档案管理制度要完善和健全，必须形成有力的责任制。责任不履行，责任不落实，责任执行不到位都要受到相应的追责，从而在法律的框架下增强档案管理的质量和效率。为避免阶段性责任造成的档案混乱，需要建立终身责任制来提高管理人员的管理水平；其次，档案监督至关重要，是档案保存和利用质量的有效保障。在进行数字化管理过程中，要加强监督，不定期进行工作自查、检查、抽查等进行监督，并建立问题追究制，利用中发现的问题进行责任追究，从而提高监督力度和广度；最后，引入外部监督机制，运用社会化群体进行外部监督，督促档案管理在环境改善、档案质量和档案便捷性等方面进行改进，避免档案丢失，提高档案价值转化。

（4）深化档案大数据信息管理队伍建设

在大数据背景下，纸质管理人员需要过渡到信息化技术管理档案，这要求管理人员要尽快提升业务能力和使用信息化技术的水平，这是现代化手段管理档案的基本要求，也是档案管理改革创新的重要内容。现代化的档案管理要求人员向懂专业、会技术、能操作、熟利用的多能化方向发展，能够把信息化技术、数字技术、情报学和档案管理结合。所以，从传统过渡到信息化管理，不可能同时更换所有的管理人员，而只能是通过培训、交流、经验分享、以强带弱等方式来快速提升原有人员的业务素质，要设置相应的奖惩机制，对于表现优异的人员给予薪酬、职位及其他福利待遇方面的奖励，对于消极应付的人员给予重新学习或调离岗位等方面的惩戒，督促他们可以尽快利用现代化技术进行档案处理与档案归档，提供高质量的档案服务。

（5）完善档案大数据信息安全保障机制

在大数据背景下，无论是档案归档、档案收集、档案完善，还是档案利用、档案挖掘等都需要利用特定的软件，而且为了便于档案管理和档案调阅使用，档案信息平台在网络中开放是不可避免的。此时，档案数据的安全性至关重要，应建立完善的档案信息安全保障机制。首先，应从接触档案信息的工作人员入手进行安全性管理，提升档案管理工作待遇水平，完善人员培养和晋升机制，减少人员流动，日常培训学习中注重个人道德品质的提升，避免内部产生安全问题；其次，做好档案的备份工作，防止火灾、洪灾、电灾、地震以及黑客攻击等意外损坏导致的档案丢失；再次，加大硬件设施的投入与更新，使用更加高效安全的电子信息设备，确保档案管理工作顺利开展及档案信息服务系统的流程运行；最后，加强系统的安全性，主要表现在防火墙更新、杀毒软件的更新、登录密保的使用等，使系统处于安全可靠的使用环境中。

大数据环境下，企业档案工作不再是企业各项工作的终点，而是与办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作。档案工作的管理范围、管理对象、管理层次都发生了从传统到信息化的跨越式转变。跟随大数据发展趋势，采用信息化手段开展档案管理工作，是新形势下企业档案工作发展的必然方向和目标。作为基层档案管理人员，必须不断探索改革档案管理工作的方式方法，学习并迎合新技术新科技，促进大数据与企业档案管理工作的融合发展。