新冠肺炎疫情防控档案征集：机遇、挑战与对策

孙大东 彭登辉/郑州大学信息管理学院

在新冠肺炎疫情防控工作中形成的疫情防控档案是国家和社会抗击疫情过程中最真实的记录，可为各级部门应对突发性事件提供有益的借鉴与参考。基于疫情防控档案的特殊性、重要性，2020年2月7日，国家档案局发布了《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，指出档案部门要把疫情防控工作作为当前最重要的工作来抓，要积极履职尽责，创新工作方法，为打赢疫情防控阻击战作出档案部门应有的贡献。随后，浙江省档案馆、吉林省档案馆等纷纷开设了新冠疫情防控档案专项征集邮箱，面向全社会开启疫情防控档案的线上征集工作。

1 疫情防控档案征集的意义

1.1 优化馆藏结构。新中国成立以来我国发生过多起重大公共卫生事件，如2003年“非典”疫情暴发，但这些事件普遍具有持续时间不长、传染地域范围不大等特点，加之当时技术手段不够先进、社会档案意识不强，档案部门并未完整征集到反映社会大众抗疫全貌的电子档案、网页资讯、音像记录以及其他实物档案等，没有形成较为全面的、具有较高价值的疫情防控档案全宗。相比较而言，新冠疫情持续时间更长、社会影响更大，国家层面和社会公众对疫情防控工作高度重视，并充分借助新媒体平台，形成了数量巨大、种类丰富、价值较高的疫情防控档案。做好疫情防控档案的征集可为研究疫情传播规律、研发防疫药物、建立防控机制等提供重要的支撑与参考。

1.2 转变征集模式。在以往的档案征集工作中，档案部门未能脱离“等客上门，被动接收”的“窠臼”，也未能适应大数据、全信息时代的趋势加强信息化建设，过分重视对政府材料、防疫一线档案的征集而忽略了网络媒体中广泛分布的资讯信息。然而当前疫情尚未得到完全控制，一方面社会公众积极响应不出门、不集会的号召，档案线下征集工作还存在较大困难；另一方面近年来信息技术飞速发展，云存储、云抓取和远程传输技术等已经较为成熟，疫情期间社会实践活动又很大程度上依赖于网络，社会对于网络云服务、云办公的认知发生了巨大改变，这为开展疫情防控档案线上征集提供了极大便利，即便是征集口述材料，也可通过钉钉、腾讯会议等云会议软件开展。这些促使疫情防控档案征集工作由传统的线下征集向着网络征集模式的转变，在以后的征集工作中是否应该全面持续和展开也成为值得档案部门去深思的一个问题，档案征集模式从传统的上门接收、到馆移交转变为常态化的网络传输成为一种可能，并将很大程度上扩大档案征集范围，提高档案征集工作效率。

1.3 革新征集理念。习近平总书记强调，新冠肺炎疫情是对国家治理体系和治理能力的一次大考，既有经验，也有教训，要加快补齐治理体系的短板和弱项，树立“全周期管理”意识，探索超大城市现代化治理新路子[1]。新冠疫情的暴发打破了社会的常规运行状态，使潜在问题得以集中凸显。如，档案部门未能树立多主体参与的征集理念，仍习惯于单兵作战、各自为政，缺乏与史志部门、卫生部门等加强合作的意识以及强化业务指导的魄力，原有档案征集方法和程序与当前工作也并不能完全相适应，存在线下征集较困难、征集工作缺乏应急预案与经验等问题。这就推动档案部门积极转变征集思路，及时更新征集理念，争取早日实现从被动征集、后端保管、孤军奋战到主动征集、前端干预、合作共享的转变。

2 开展疫情防控档案征集面临的困难

2.1 征集主体多元。疫情防控档案见证了党和国家领导人民抗击疫情的历史、存储了共克时艰的公众记忆、记录了各行各业在特殊时期的社会活动。根据笔者调查，除各级各类档案部门外，陕西省旬邑县党史研究室、浙江省图书馆、中国国家博物馆等史志部门、图书馆、企事业单位也主动参与到疫情防控档案的征集工作中，在一定程度上给档案部门的征集工作带来了“竞争”。其中，较有代表性的为3月18日国家文物局印发《关于新冠肺炎疫情防控代表性见证物征集和保存工作的通知》，要求各级文物主管部门和博物馆做好相关材料的征集和保存工作；中国通信企业协会面向社会各行业征集ICT技术在疫情防控中发挥支撑作用的典型案例等。档案部门如何在众多征集主体中脱颖而出、圆满地完成征集工作，面临挑战。

2.2 征集工作难度大。一是征集手段单一。笔者通过对网站的检索和调查，按照类别和层级共抽取了16家征集疫情防控档案的单位，发现其中采用电子邮箱征集的有12家，占到了样本总数的75%，只有少数通过实物邮寄、征集系统等组合的方式进行征集，征集的手段过于单一，且存在一定的问题，如电子邮箱接收、征集来的档案是否符合归档规范，能否全面、立体、系统地展示档案形成主体抗疫工作的全部过程，这些往往很难保证。二是专业性较强。一方面，新冠疫情防控档案种类繁杂、来源广泛，需要档案征集人员能够根据事项性质、形成主体对档案价值进行专业的判断。另一方面，疫情防控一线卫生部门形成了大量的涉及医学专业知识的档案材料，如救治过程中形成的诊治方案、病毒检测工作中产生的信息、疫情防控科研攻关形成的研发档案等，具有较强的医学专业性且涉及知识产权以及患者隐私，需要征集人员具有一定的医学素养并能够在征集工作中处理好公开与保密的关系。三是缺乏对于征集合法性、约束力的制度保障。疫情防控档案征集工作并不具有强制性，因此难免会出现部分单位以隐私和缺乏上级批示等理由拒绝配合的现象。此外，方舱医院、各级疫情防控工作领导小组等临时性机构中并未设立专职的档案人员，其在疫情防控工作中形成的档案材料如若不及时收录，待疫情结束后很可能随形成人员分散至各工作单位保管，无法保证档案有机整体的完整性和系统性。

2.3 征集理念更新慢。当前，档案部门在接收、征集疫情防控档案中表现出了较强的专业性、责任感和使命感，但部分档案部门仍存在征集理念无法与当前非常态情势完全相适应的问题。如，未能很好地统筹常态征集与非常态征集工作，缺乏重大公共卫生事件档案征集的应急经验，未能为非常态下的力量调配、物资储备、服务资源等留出适度冗余，在如何保障常态征集工作顺利、高效地过渡到非常态状态上还存在较大提高空间。再如，缺乏更高层次的顶层设计，未能形成一套完整的非常态征集制度和健全的法律保障体系，征集流程不清晰、征集对象不明确的现象突出，奖励监督机制有待建立与完善，主动征集意识不强，缺乏前期干预的思想。

3 加强疫情防控档案征集工作的策略

3.1 构建合理完善的征集机制。应当在法律法规中明确国家档案馆在疫情防控档案征集工作中的主导地位，为档案部门征集各单位的疫情防控档案提供相应的法律依据。档案部门自身也应主动出击、变被动为主动，建立一套规范、有序的征集秩序以及相应的工作考核监督机制，明确征集流程、征集范围，细化考核标准，监督、指导各单位的疫情档案征集工作。对此，可充分借鉴苏州市档案馆的征集经验，建立档案价值评估标准以及相应的评估专家库，完善经费审批制度、纪委监督等各项流程。最后，档案部门可以制作吸引人的征集标语、创新方便人的途径，加大对于自愿捐献具有较高价值疫情防控档案的单位或个人的奖励力度，鼓励他们将其所拥有的疫情防控档案向档案部门移交。

疫情防控档案征集是一项艰巨的系统工程，要做好这项工作，社会重视、各方协作是关键。档案部门应及时与行政管理部门、公共卫生机构、史志部门等相关机构和人员建立合作关系，尽快对归档范围及要求达成共识并给予业务上的指导和帮助，建立全方位、开放式的疫情专题数据库，对于需要加密的档案信息控制其使用范围，并鼓励社会各界人士按照标准及时补充，共建共享[2]。此外，我国在抗击疫情的同时也及时分享了疫情相关信息、抗疫经验等，国外的疫情档案具有其相应的特殊性和研究意义，因此国家档案局可以与国外医疗单位、档案局馆加强合作，建立资源合作共享的平台与制度。

3.2 开展多途径征集。第一，利用爬虫技术捕获以网络资讯为主的网页档案，辅以邮箱、微信等方式，甚至是打造专门的APP来征集疫情期间形成的照片、录音、视频等档案材料。对于防控工作中形成的表彰证书、条幅、笔记等实物，暂时可通过拍照扫描的方式予以归档，待疫情结束后再进行征收。第二，档案部门在要求各单位及时报送应归档档案的同时，应主动深入到一线了解工作进度，提前介入、上门征集，确保文件材料的齐全完整。第三，合理寻求社会力量，委托档案外包服务机构负责征集。同时，档案部门应加强对征集人员专业知识、技能以及医学素养的培训，加强职业道德和责任感教育，减少因为人员素质的问题出现应归未归、错归乱归的现象。

3.3 树立全周期管理理念。第一，应统筹常态征集与非常态征集工作，建立征集工作应急机制，使常态环境下的档案征集工作能够及时转为非常态，保障非常时期档案征集工作的高效、有序运转。第二，加强顶层设计。对突发事件中的档案征集工作而言，面临着新的组织体系、新的环境和新的要求，其规划设计、组织领导、制度建设以及征集过程中的整理、鉴定与归档都需从头开始，亟需法律与制度上的规范。档案部门应充分抓住机遇，及时建立相应的法律与制度保障，充分发挥出疫情防控档案辅助决策和科研、宣传教育与舆论引导的作用。第三，更新观念。档案部门应增强主动征集意识，并运用新技术手段实现档案的智能化管理，实现征集工作的动态管理和闭环管理。浙江省档案局在新冠疫情发生后迅速出台了《关于做好全省新冠肺炎疫情防控档案收集和移交接收工作的指导意见》，利用网络主动征收、提前建档、敢于执法监督，实现了日常征集与专题征集、线上线下征集的结合，成为档案征集工作全周期管理的典范。