如何实现档案管理信息化

孔祥静

（承德市平泉市平北镇人民政府，河北 承德 067500）

引言：在时代快速发展的今天，信息化技术显得尤为重要，而档案管理要想满足目前日益发展的社会需求就需要不断进步。因此，需要不断对档案管理理念进行改革，与时代接轨，顺应时代发展轨迹。信息时代的到来让传统的档案管理方式与信息化技术不断融合，逐渐形成了新的管理模式，让档案管理系统与时代之间有了一定的联系。随着我国的科技实力不断提高，信息技术水平也在不断的增高，对于档案管理方面也逐渐有了新的理念。本篇文章对档案创新管理与如何实现档案管理信息化进行讨论分析，以促进档案管理的信息化发展。

一、实现档案管理信息化的重要性

二十一世纪是智能的时代，信息化时代的来临，代表着我国进入了一个数字化时代。对于档案管理来讲，相关的档案信息会越来越多，而且种类也会逐渐增加，传统的档案管理方式在一定程度上不能完全满足创新的档案管理模式。因此，为了可以让档案管理模式能顺应时代的发展，促进档案管理事业的发展，必须要实现以下几点。

（一）信息化的加入促进了档案管理的稳定性

信息化技术在档案管理中大大提高了保存时间，纸质档案的有效期是由纤维素性质决定的，当空气潮湿以及发生不可抗力等特殊情况时，会造成纸张的不稳定。在档案工作的过程中，如果稍不留神，可能会造成无法挽回的损失，而在使用信息化技术之后，这种情况完全可以避免。电子档案最根本的特点就是查找时方便快捷，容易保存与传递，存储时间不受限制，稳定性极强。随着电子技术的不断发展，读取电子文件的设备也逐渐成熟，在工作中可以按照不同的需求来选择不同的电子载体。

（二）信息化的加入让传递的安全性与传递速度不断提高

在进行公文处理的过程中，经常会发生因为办理人员私存文件或是在传递过程中丢失文件的情况，而传统文件的传递主要是依靠邮寄，这种方式会因为时间的原因受到严重限制，甚至还会在邮寄过程中丢失文件，这些都让档案人员在检索以及归档的过程中产生限制。在使用计算机信息技术之后，可以在网络上一键发送，让文件在传递的过程中节省大部分时间，提高了档案管理的及时性以及安全性，节省了大量的人力和财力。

（三）让档案管理信息化成为主流，可以不断提高档案管理的工作效率，信息化管理模式是对计算机技术以及网络技术对档案管理进行高效、安全地使用，使众多的存档及查档环节变得简单方便，大大缩减了档案管理人员的工作量。

（四）信息化的使用可以让档案资源实现共享。让其变为电子形式，增添备份以便于查找和利用，在互联网的基础上，让档案的利用率逐渐提高。

二、档案工作信息化管理的优点

档案管理信息化系统需要一个较为创新的技术来支持，并且对于档案管理人员也有一定的要求，需要档案管理人员在管理意识上不断创新、转变思想、进行提高。因此，才能让档案管理信息化有所发展，不断提高。

（一）信息化的使用提高了办公效率

我国传统的档案管理工作大部分都是人工操作，为了保证资料的完整性需要在档案工作中投入十二分的精力，而在此过程中，也无法保证是否会发生漏写或是漏抄的现象；另外在书写方面也有十分严格的要求，档案人员的劳动量十分大，当信息化加入到其中之后，使用计算机软件对档案进行管理，文件资料存储收集之后，会让整个过程变得十分简单快捷，有效提高办公效率。

（二）信息化的使用让资源实现共享

传统的档案管理模式因为信息资源的原因，受到了严重的限制，资源共享成为奢望，在查找过程中由于是采用人工进行的，这让众多信息逐渐被掩埋，造成资源以及成本上的损失。因此，整个过程十分缓慢、事倍功半，当信息化技术加入之后，这些情况会逐渐得到改善，让资源能进一步整合，逐渐提高档案查找速度以及整理速度。在网络上建立一定的联系，管理起来也简单快捷，让资源达到共享，使档案管理效率大大提高。

三、实施档案信息化的措施

（一）增强管理意识。现如今众多的档案管理人员都不是档案专业毕业，对档案管理的意识还比较淡薄，在管理过程中没有积极的态度，这就需要档案管理人员在工作中严格把关，及时记录档案信息，并做好档案管理工作。

（二）健全管理机制。档案工作需要合理的管理以及有效的利用，而这点也是档案管理工作较为重要的因素。如果管理机制存在漏洞，则可能会对档案管理造成严重影响。因此，需要在进行信息采集时尽量保证信息的完整、清晰以及准确，并且每个环节都要认真对待，保证档案能有效运用，实行科学管理。

（三）建立规范体系。如果想要将档案管理工作做好，其最根本的就是要让档案管理工作朝着规范化、标准化的方向发展，制定一个统一规范的档案管理体系，推动档案管理朝着信息化、规范化、标准化、科学化的方向发展。

（四）提供信息支撑。要让档案管理信息化进一步得到发展，需要有一个先进的技术设备做支撑，让办公自动化系统以及档案信息化建设能逐渐融合，不断增加设备的自动化，做到全方位、多角度的对档案信息进行搜集。在保证档案完整性的同时，提高档案的综合利用功能，逐渐形成一个完善的档案信息管理系统。

档案是一种历史记录，是国家信息资源体系中最重要的组成部分，它对于人们目前或未来的工作起着借鉴和参考的作用，是一笔非常宝贵的财富，是社会文明的成果。我们要重视档案管理信息化的建设，充分利用档案资源的优势，为档案管理事业提供即时信息，从而实现档案管理信息化。