信息时代档案馆学创新的力作——评《数字档案馆学》

■ 曾昊玮

2010年，中国人民大学出版社出版了王芳所著的档案学著作《数字档案馆学》。该书是目前学界所见的首部以“数字档案馆学”作为书名的专著，为人们学习和进一步研究数字档案馆学打开了知识的大门。

一、该书的主要内容

《数字档案馆学》全书共13 章，可以分为五个部分。

一是基础理论模块，梳理了数字档案馆的概念、特点、组成要素和基础理论原理，以及数字档案馆的产生背景和发展历程。二是资源建设模块，分析了档案信息数字化的作用、对象和方式，介绍了电子文件归档与鉴定和档案元数据的发展情况。三是技术支撑模块，对信息系统开发方法、档案信息检索基本原理、档案信息网络化建设模式和数字档案的存储以及安全问题进行了阐述。四是管理与制度建设模块，介绍了数字档案馆建设相关的法律和标准。五是最后一部分为实践发展模块，介绍了国外档案馆的发展进程。为我国数字档案馆的发展提供了经验。

其中，最杰出的研究是电子文件的归档与鉴定，数字档案馆系统安全和外国数字档案的发展。

二、该书对电子文件的归档与鉴定的研究

作者对影响电子文件归档的三个重要理论进行了总结：前段控制思想、全程管理理论和文件连续体理论。前段控制思想旨在电子文件的形成阶段就要鉴定其价值，并加上归档标识。全程管理理论则是将管理分布在文件从产生到永久保存的各个阶段，使文件的形成、收集、归档整理、保存等各环节形成一个有机的整体。文件连续体理论主要强调跨越文件保管机构之间的合作，在文件连续体理论中文件的转化没有固定的顺序，可以发生在任何时间点。

在电子文件的归档方式上，主要有物理归档和逻辑归档（预归档）两种。逻辑归档不可单独使用，在鉴定后也要采用物理归档。为了保证归档电子文件的真实性，除了采取可靠的技术措施、建立完善的管理制度之外，无论是文件形成阶段还是交接过程中，都要将责任确切到每个人。

电子文件的鉴定主要体现在两个方面，也就是我们平时所说的“双重鉴定”。其一是对档案内容的鉴定，也就是档案保管期限的确定；其二是技术鉴定，也就是对是否具备能实现档案的价值并为人们提供利用的技术条件进行鉴定。

本章结束，作者给出胜利油田的案例，以便于理解。作者将胜利油田的信息化建设分为三个阶段：“八五”前的技术单向应用阶段、“八五”期间的建设初创阶段和“九五”以来应用于生产经营管理的阶段。2008年，胜利油田的数字档案馆正式启用，遵循“整体规划、统一管理”的原则，实现馆室之间的无缝衔接。对于油田，通过档案资源的数字化，大大提高了企业科学研究和生产、日常管理等过程的效率，加快了生产进度。

使用者对电子文件归档管理提出了更高的要求。如果档案管理软件不只在档案部门中使用，而是普及到所有相关部门，那么文件的归档和管理只需依赖网络就可以实现。受到快递行业的启发，如果每份文件都能有属于自己的二维码，那么管理人员只需配备扫描枪就可以获取文件的全部内容，这将实现档案管理速度上质的飞跃。

三、该书对数字档案馆系统安全的研究

档案馆向数字化、智能化发展已经成为档案事业发展的重要趋势。随着这种趋势的不断成熟，数字档案馆的系统安全凸显了它的重要性，所有的提供利用服务都是在档案信息安全的前提下进行的。数字档案馆系统包括外网系统、内网系统和涉密网系统三个部分。外网系统主要负责网站提供利用，内网系统的风险主要存在于档案存储方面的各个环节，而涉密网系统主要是为了保护涉密档案文件的安全。由此看来，档案安全问题可以分为两种，一种是档案安全的保护技术，另一种是数据在传输过程中的安全问题。为了降低档案安全风险，有必要对数字档案馆进行全方位的隔离。网络隔离和防病毒技术主要是隔离外部有害攻击，而数据隔离和防火墙技术则将内部与外部网络彻底隔离，从内外两方面提高保障。数字档案馆的保护不只是单纯的防止外部盗取，还要防止系统问题导致的内部泄漏。除此之外，在防止档案文件遭到外部破坏的同时，还应该采取云备份、异地备份等措施防止档案文件因多种因素而导致的内部丢失，最大限度的保障档案文件的信息安全，相比于系统可能出现的风险问题，毁灭性灾害更难预测，如地震、火灾、爆炸等并非不可能出现，这就要求档案馆提高抵御灾害的能力。

在此基础上，作者提出了由技术管理和制度管理两方面组成的数字档案馆安全管理制度，主要包括保密制度、网络安全管理制度、数据安全管理制度、硬件系统安全管理、软件系统安全管理和文档与日志安全管理。作者认为，“三分技术，七分管理”，数字档案馆的有序发展不仅要依靠技术的进步，还有赖于健全的安全管理制度。

除了技术和制度方面的原因，推动档案馆数字化发展的另一大动力就是档案馆工作人员的专业和素质水平。在这个阶段，能很好地运用管理软件的管理者不足，管理者的计算机技术水平不能满足开发数字档案的要求，甚至使数字档案的速度变慢。这也是档案数字化的紧急问题。

四、该书对国外数字档案馆进展的研究

在本书的最后一章，作者介绍了美国、英国、加拿大、澳大利亚、日本数字档案馆的发展进程，相比于发展中国家，发达国家的数字档案馆建设基本处于同一起点，并且经过了试验—立法—普及的发展过程，但根据各国国情的不尽相同又具有各自的特点。

美国作为全球信息力量强国，在理论研究和数字档案实践两方面都处于世界前沿。美国在资源共享和方便用户上的成就最令我印象深刻，美国数字档案馆以开放的web 服务模式向公众开放其所收藏的档案资料。用户可以通过计算机终端提出需求，数字档案可以检索并读取这些需求，因此可以实现超越时间和空间的档案文件的使用。美国数字档案馆资源共享存在于个人用户和各机构之间，多个机构通过遵循共同的协议，就可实现信息的互联互通。

英国在信息资源开发方面不仅出台了新的法律，还提高了对档案工作人员的专业要求。20世纪80年代，英国档案工作者协会每五年对大学课程进行一次认证，这也就是所谓的“资格鉴定”。“资格鉴定”虽然不能直接传授专业技能，却在一定程度上保障了大学课程和现实需要的紧密联系，使学生能在结束学业后最快的适应档案工作实践。数字档案馆的出现打破了用户亲自到馆查找利用的模式，1998年英国提出建立英联合王国网络档案馆的计划，采取联机目录方式实现档案信息一体化，2004年英国国家档案馆与许多机构并肩工作，共同执行项目，在参考协商方面，还提供了电子邮件磋商服务和一个互动式协商平台，以期最大程度地满足用户的需要和资源分享原则。

澳大利亚在电子文件研究上颇有建树，取得了令世界瞩目的成就，它们在一定程度上扮演着数字档案馆的角色，并始终与政府活动紧密联系。在澳大利亚，各界人士都在关注着档案事业的发展，努力进行外向型发展。

日本的档案事业起步较晚，但数字档案馆建设已进入了世界先进水平。日本国立公文书馆的数字档案网站于2005年正式开设，它所拥有的资源主要包括两部分：数字典藏系统和数字体验馆。数字体验馆是日本所独有的特点，在这里，用户能够看到中药材产的资料或在阅览室不方便查看的大型或彩色资料，它为使用者提供了清晰视界。关西档案馆主要是记录关西地方和日本全国发展过程的主题性数字档案，是有形无形文化遗产的记录。

五个发达国家的数字档案馆发展过程，不论从法律法规还是管理制度、各自特色服务等方面，都有值得我国借鉴的意义。

正如作者所说，“一本书就是一个知识空间，编写者就是这个空间的建筑师”，在数字档案馆方面，作者为我们创建了这样一个知识空间，努力为读者构建“数字档案馆学”的知识框架。虽然这部著作发表于2010年，现在读起来也并不显得与时代脱节，作者朴实无华的语言还是那么流畅优美，迅速抓住读者的眼球。这本书的出版对数字档案知识的研究有很大的影响，有效地促进了国内数字档案研究的步伐，也引发了各个行业在大数据技术快速发展的背景下对知识管理和服务的思考。同时,关于档案馆特别是数字档案馆科学基本理论的解释有些薄弱, 有必要加强对数字档案馆的研究对象、内容、方法及学科史的研究。如此，这本书会变得更完整。