医院实习学员档案信息管理在新冠肺炎疫情期间的应用价值

■ 赵云焰 王淑华

医院实习学员管理是以教学效果评价为核心，建立追踪评价学员的知识、技能、能力和态度的一种教学管理模式[1]，而实习学员档案信息管理是关系实习学员人身安全、工作安全、顺利完成实习任务的重要内容。我院作为一所地州级的三甲医院和几所医科院校的附属教学医院，每年不仅承担着临床实习教学带教工作，还承担着县级及以下各卫生单位专项学员的进修培养带教工作。其中高效快捷的进行实习学员的安全管理就显得尤为重要，为此，医院自2006年开始，从建立节假日学员档案，放假前都进行节前安全培训，并逐步完善，到现在实现“一学员一档案”，组织对实习学员进行详细的档案登记和管理。2020年春节放假期间，新型冠状病毒肺炎疫情爆发，“一学员一档案，为协助防止疫情扩散和追踪学员，做好学员安全管理起到重要作用，发挥很好的应用价值，现将实施方法报道如下：

一、对象

医院每年均对来院进修、实习、培训、规培学员进行规范的个人信息资料收集，形成学员档案。2020年春节放假期间，医院教学管理部再次通过网络问卷调查和表格填写等形式，采集核对医院的1083 名实习学员档案信息资料，包含学生姓名、类别、年级/培训时间、所在院校/单位、春节期间应轮转科室、春节期间去向、个人联系电话、紧急情况家庭联系电话、紧急家庭联系人及关系等内容，收集整理，完善实习学员档案。疫情爆发后，事实证明建立实习学员信息档案资料，对疫情期间的防控及教学管理起到了至关重要的作用。

二、方法

（一）建立实习学员档案管理工作簿和工作表

每年对到院实习学员进行信息收集，建立学员档案。对收集到的实习学员档案资料分别按类别和班级由教学管理部和护理部报送各位班主任，各班主任利用Excel 的数据处理功能和自动计算机功能，建立实习学员数据库，并上传教学优知管理平台系统，结合临床教学实际工作，建立实习学员档案，纳入教学管理资料库进行动态管理。

（二）建立实习生实时沟通联系方式

教学管理部根据收集的实习学员档案资料，由各班主任通过微信、QQ 等形式建立实习学员班级群，24 小时关注班级学员动态，节假日期间通过微信、QQ 等多种方式，每天对放假回家的实习学员和少数自愿留在院内值班学员的身体健康情况进行动态监测，关注每一位学员的健康情况。敦促学员利用自己所学专业知识做好疾病的预防和宣传，在疫情期间，建立学员“日报告”制度，监管疫情期间学员健康状况。及时做好每日实习学员情况汇报，沟通、协调、处理班级疫情期间管理工作。

（三）利用“一学员一档案”信息抓好疫情管理工作

自武汉发生新型冠状病毒感染的肺炎以来，疫情防控形势十分严峻。我院实习学员数量达1083 人，其中春节回家1032 名、留院上班51名。为进一步贯彻落实国家、省及学校关于新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作的精神，医院在专题院长办公会上多次对保障实习学员的安全和身心健康进行了专题研究，要求教学管理部要实时关注每位学员的情况，实时联系，对有困难学员，医院将倾力给予帮助，全方位、多举措的保证在院学员的安全。

根据医院及各院校要求和全国疫情形势，教学管理部建立“一学员一档案”，依据实习学员档案信息及时与每位学员联系，做好收假延期信息、各位学员动态的实时沟通，各班主任做到24小时与实习学员保持动态联系，及时发现问题并进行处理。同时，根据市疫情防控工作指挥部摸排统计上报新型冠状病毒感染肺炎疫情工作的要求，严格落实疫情防控“零报告”、“日报告”制度，动态了解学员日常状况，跟踪协调处理学员存在问题。

结合疫情扩散的严峻态势，教学管理部进行了二次网络问卷调查，增加2020年1月23日至今，本人及共同居住人是否离开现居住地外出、外出时间、外出地点和返回时间、外出乘坐交通工具、本人及共同居住人是否与湖北等省外人员接触、2019年12月至今本人及共同居住人是否去过湖北、本人及共同居住人是否密切接触过新冠肺炎确诊病例、本人及共同居住人是否密切接触过新冠肺炎疑似病例、本人目前健康状况、共同居住人目前健康状况、是否明确知晓教学管理部已通知所有学生、学员暂缓返院，按照抗击疫情要求，留在现居住地，不要外出等档案信息的调查，以做到不留死角，全方位排查，做到底数清、情况明[2]。

三、结果

（一）有针对性强化学员管理

我们在实施实习学员档案管理模式后，教学管理部能够根据学员的档案信息情况，“一学员一档案”有针对性地进行实习学员管理和疫情防控工作，各班主任第一时间收集整理并梳理出实习学员档案信息，在疫情防控期间针对性开展工作，依据档案信息梳理，强化学员管理：

①对湖北籍7 名实习学员重点追踪关注，实时跟踪，做好学员健康状况、心理安抚等工作；②对1 名外出旅游并直接返院的湖北籍实习学员积极按规定程序上报、开会讨论，与机场、海关等部门积极联系，妥善安排其进行隔离观察；③对1名留院上班感染普通肺炎的进修学员进行积极的隔离筛查，同时根据学员档案信息与该进修生原居住地、家属联系人进行协调，保证该学员经过规范治疗后按规定妥善安排居家观察；④对1名提前返院回来取复习考试资料的实习学员，及时与昆明医科大学及其家人联系后，按学校意见劝返，并实时跟踪，确保其安全返回家中；⑤对涉及湖北省或其他省外返回的实习学员如实登记造册，注明何时从何地返回，是否接触过确诊病例、疑似病例（要注明接触途径，如：门诊诊疗时、住院治疗中、其他途径），是否有发热、乏力、干咳等症状；⑥实时更新学员档案信息。各班主任通过微信、QQ 等建立的实习学员各种联系方式，每天对放假回家的学员和少数自愿留院值班学员的身体健康情况进行动态监测，对每位学员坚持进行疫情期“日报告”、“零报告”制度。在关注学员身体健康同时，强化注重学员的心理健康关注。在疫情防控期间组织学员进行《肺炎疫情期间心理健康状况调查》，对存在心理健康问题的学员24 小时内进行沟通、心理疏导和反馈，确保实习学员身心健康。

（二）保障春季入学计划安全实施

为切实做好2020年春季学期新冠肺炎疫情防控期间医院实习学员安全管理工作，有效预防各类安全事故发生，根据党中央、国务院关于新冠肺炎疫情防控工作的决策部署和各实习院校的工作要求，医院教学管理部根据学员档案信息，按类别和班级，运用信息数据处理功能，建立离院实习学员数据库，结合临床教学实际工作，进行动态管理。通过平台数据统计及“一学员一档案”信息，分析春季开学情况，制定相应措施，落实好开学前各项工作。

按照“一地一策”、“一院一方案”要求，医院教学管理部根据省疫情防控指挥部办公室3月6日下发的《关于切实做好学校新冠肺炎疫情防控工作的通知》要求，提前沟通、加强协作，制定切实可行的疫情防控工作方案，采取有力措施，消除医院安全隐患，做好开学各项准备工作。教学管理部根据各实习院校要求，结合本院实际，制定了疫情防控应急预案，做好疫情研判，将责任落实到每一个人。

在正式开学前，教学管理部根据学员档案信息，全面梳理掌握医院实习学员假期期间身体健康状况、外出情况，以及是否存在确诊、隔离观察等基本情况，做好实习学员健康风险判定工作，分类造册登记，有针对性地制定分批错峰开学报到方案，确保医院周边治安和学生返院途中的交通安全。严格落实“人盯人”措施，指定专门负责人包干班级，宿舍管理员包干学员，严禁学员未按要求返院。同时与医院后勤物资供应、食堂等部门协商，共同保障好春季开学前疫情防控物资、生活物资的储备，尤其是实习学员到院后医用口罩、帽子等防护物资的准备情况，确保春季开学前疫情防控物资、生活物资储备到位。主动与各级各类学校的实习学员对接，院内方面在分管教学院领导组织下开展了全面的医院安全隐患排查。重点排查实习学员宿舍、厕所、围墙及周边建筑物情况，严防假期闲置的建筑物造成倒塌伤及师生。排查医院消防设施、视频监控、教学器材、宿舍管理、饮食卫生、门卫值班、夜间巡查、人员到位等情况。切实消除治安乱点，做到全方位、全覆盖，不留死角、不留盲区。

开学报到时严格按学员档案显示信息及《医院分批错峰开学报到方案》分批入学，全程按照标准防疫防护要求执行：口罩必戴、体温必测、“健康码”必扫，显示“绿色健康码”方可入学等。开学后立即组织疫情防控知识培训和相关如手卫生消毒培训，确保医院返校学员“零感染”。

经过一系列强有力的保障措施，所有实习院校实习学员安全顺利如期开学。疫情期间，实习学员（含隔离的湖北籍实习研究生、感染肺炎的进修人员）身心健康、工作、学习、生活情况良好，学员“零感染”，无其他意外事件发生。

四、讨论

我院作为一家大型综合三甲医院，每年接收各类实习学员一千多人，管理群体数量庞大，来源纷杂，通过实习学员信息档案的建立，实现了防疫期间“一学员一档案”，有效提高了医院实习学员的院内、院外管理工作，尤其是使新冠肺炎疫情防控期间的管理工作得到非常有效的保证。通过学员档案信息管理，强化了管理部门的责任意识，提高了管理人员的信息沟通速度，增强了管理工作中发现问题的处置力度，形成了全院齐抓共管、各司其职的强大合力。进行实习学员档案管理就是体现以学员为主体的教学管理方法，在严峻的新冠肺炎疫情防控期间，通过追踪评价各实习学员的学习、工作、生活等，运用档案信息达到了有的放矢、高效快捷、安全有效的管理作用，有效应对突发公共卫生事件及其他重大事件，持续提高管理质量，值得推广使用。