数字时代档案管理对企业记忆支撑作用分析

■ 关宏玉

组织记忆，作为组织沿革的承续和组织文化的载体，是任何组织稳定运行的必要条件之一，对于保证组织目标的实现具有极其重要的意义，其所蕴含的显性知识和隐性知识是组织的重要财富，因此任何一个组织自诞生之日起，就会对其组织记忆的形成、保护和开发给予极大的重视。而企业，作为具有特定使命和营利需要的组织类型，对于形成、保护和开发企业记忆的要求就相对更为具体，也更为迫切。企业记忆，作为企业这一实体的有机组成部分，其所承载的不仅仅是对于企业发展历程的回顾，更是企业核心竞争力和使命价值的形象化体现。企业记忆传承的实质，是要传承其中所包含的文化和知识，即维系企业的核心价值观和使命宗旨，并延续企业的核心竞争能力。在这两方面，企业档案一直通过其强大的原始记录作用对企业记忆给予了极大的支撑。在数字时代的深刻影响下，在电子文件成为档案管理核心议题的背景下，随着信息技术的广泛应用、档案载体形式的丰富和传播手段的多元，档案管理对于企业记忆的支撑作用又有了全新的含义，或者说提升到了一个新的高度。

一、数字时代档案管理对企业文化传承的支撑作用

随着市场化进程的加深，企业之间的竞争愈发深入，从传统的产品竞争延伸到经营竞争，如今已经发展到了文化竞争的阶段。优秀的企业文化，能够为企业提供持续的发展动力，并在维系良好组织氛围的基础上保证企业的组织目标得以实现。时至今日，众多企业已经意识到了构建企业文化并将其有效传承的重要性。

所谓企业文化，是指“一个企业将一定数量的劳动者聚集在一定的工作场所中，为企业的经营和发展的目标而工作，企业的经营和发展的目标必须让企业员工所了解；同时为了使企业保持正常的工作秩序，企业内部必然会制定一些员工行为、观念的规范和判断这些行为和观念的标准。由此形成在企业内部由员工共享的符合企业经营和发展需要的价值观念和行为准则。”[1]而这样的价值观念和行为准则的传承，不是一个线性的简单的过程，需要非常具体的各类相关档案材料给予全方位的支撑，在这一过程中，档案的原始凭证价值得以充分体现。

企业档案在企业文化建设过程中的价值，越发得到企业管理者的认可。企业档案涉及企业经营管理活动的方方面面，完整而准确地记录着企业各种活动，其本身就是一种文化现象[2]，是企业文化的固化产物。而企业档案在企业文化建设中发挥价值，需要通过三个具体环节得以实现，即附着、传播和展示。整个过程表现为企业文化首先附着在企业档案上，将抽象的、理论的价值观念和行为准则，内化为具体的、实际的文化成果和先进事迹，而这部分文化成果和先进事迹利用档案的形式进行传播，并最终展示给企业的所有员工，形成一次完整的文化传承过程。这一过程中所对应的附着、传播和展示三个环节，对企业档案本身的三个方面的能力提出了要求，分别是包容范围、传播速度和表现能力，也就是说只有所能包容的范围广、传播速度快、表现能力强的企业档案才能对企业的文化传承发挥较好的作用。传统的纸质档案时期，由于大部分档案都是相对单一的纸张形式，其所能包含的信息形式以文字为主，而传播速度取决于文件的传播渠道速度，表现力也受到纸张文字表现功能的局限，因此在过去的企业文化传承中，文字形式一度成为主流，至多能够利用图片和音频等加以辅助。而在数字时代背景下，电子文件形式上的多样性在企业文化的传承过程中体现得淋漓尽致。企业文化在寻求载体附着的过程中，档案工作者完全可以多角度、多形式地将企业文化加以保存记录，而比特的传输速度和便捷程度远远超过纸张，为高速的即时传播带来了可能。与此同时，多媒体使企业档案中蕴含的企业文化有了更强的表现力，展示的过程不再局限于文字及图片，视频、网页乃至交互式载体在企业档案中的应用，都能使接触到企业档案的个体对其中的企业文化有更为直观更为深刻的认识，更好地完成了企业文化的传承过程。

二、数字时代档案管理对企业知识传承的支撑作用

企业档案的开发利用一直是企业知识管理的重要内容，在数字时代电子文件广泛应用的背景下，企业档案对于企业知识管理表现出了更好的支撑作用，档案数字资源为如何更好地传承企业知识这一命题提供了有效的解答，这种作用主要通过电子文件对隐性知识的固化与传播效果加以体现。在企业的知识管理中，可以基于知识是否易于表达易于显示（或者概括为可表性）区分为隐性知识和显性知识[3]。由于显性知识易于表达易于显示，有较为规范的格式进行约束，并且能够附着在可见的载体上，因此针对显性知识的知识管理更容易开展，利用显性知识的难度也相对较低，也已经相应地开发出了手册、指南等利用显性知识的工具。但在企业的经营管理活动过程中，往往有一系列难以用语言描述、缺乏固定格式、高度个人化的隐性知识附着于某些承担关键岗位的个人身上，这部分知识如果无法固化成为企业知识，将对企业利益造成巨大损失。

学术界早已意识到企业文件档案管理是企业实现隐性知识价值的重要途径[4]，但对于隐性知识的价值实现一直缺乏有效的工具。对于附着于个人身上的隐性知识显性化的问题，英国知识管理学家大卫·J·斯卡姆认为，有两种辅助手段可以帮助企业实现个人的隐性知识向企业的显性知识的转化：一是推动形式显示，使之转变为更显性的形式——文件、工艺流程以及数据库等；二是加强知识流动，借助更好的联络加强隐性知识的流动，从而使之更广泛地在企业内传播，而不是在随着个体的迁移而消失。[5]这两种辅助手段在传统的纸质档案管理领域，都能够找到相应的实现方案（如记录工作日志），基本的模式都是利用档案的记录特性，将隐性知识进行知识附着，并利用这些文件档案在企业内部流转的形式实现知识共享。但显而易见的是，在纸质环境下这样的记录和流转都存在一定的局限性。这种局限主要体现在两个方面：一是由于记录的主要形式是文本格式，纸质档案对于信息的承载能力是相对有限的，一旦某些隐性知识不适宜通过纸质文本的形式显性化，就会造成知识的损失，降低知识的固化率；二是纸质记录的流转损耗高、流转效率低，这是纸质档案存在的普遍不足，如果为提高效率而对其进行信息加工，则无形增加了知识管理的成本，提升了知识传承的难度。而在数字时代背景下，电子文件则克服了以上两个方面的不足，更加丰富的记录形式为固化隐性知识提供了更多的选择，图片、音频、视频大大提升了档案资源的表现能力和信息承载能力，在最大程度上保证了隐性知识在固化过程中的完整度，避免了知识损耗；而电子文件的流转过程则十分便利，基于网络的传输不存在损耗的问题，同时由于其复制传播的成本极低，企业内部各个相应部门和员工甚至可以根据自身的需求对承载了隐性知识的文档进行个性化的开发利用。

三、充分挖掘数字时代档案管理对企业记忆支撑作用的建议

（一）利用信息技术，丰富档案形式

在企业记忆的传承过程中，档案所能发挥作用的大小受到档案形式的影响，这从本质上是因为不同的信息载体对于信息的传递和保存能力不同。在传统的纸质档案时代，档案工作者的选择相对单一，大部分档案都以文字记录的纸质形式出现，这实际上限制了档案对于传承企业记忆作用的发挥。而在数字时代的今天，随着信息技术的发展，档案已经远远不再局限于纸张的形式，多形式的信息传递和存储方式，让档案工作者在记录企业的发展历程时能够更加得心应手。这就意味着企业记忆能够以更加真实、更少损耗的方式得以留存并传承，这是数字时代电子文件管理背景下档案工作者的全新契机。如果能够充分利用先进的信息技术丰富档案形式，将表现力更强、信息承载能力更强的载体形式引入档案管理之中，并将其配置于最能发挥其载体特点的档案载体类型上，必将把企业记忆的传承工作提升到一个全新的高度，使企业记忆能够更为丰富、更为生动、更为详实，而这一过程，也真正体现了档案工作者在构建整个社会记忆中所应起到的“铭记未来”的作用。

（二）融入信息系统，促进档案利用

出于对原件的保护以及文件流转的局限性，纸质档案在利用过程中受到诸多限制，无形中提高了档案资源的利用难度。而在数字时代，电子文件强大的传播能力和传播速度，为实现档案价值利用的最大化创造了前提。无论是传播企业文化还是固化企业知识，电子文件都表现出了强大的应用能力，让企业记忆不仅能够得以保存，更加能够充分地传播，使企业的员工能够更多地接触到企业记忆中那些能够提升企业竞争力的组织精髓。与此同时，最大化档案资源价值的前提条件之一，是档案管理系统与整个企业信息系统的充分融合。融入信息系统的过程，本质上是档案信息资源参与整个企业信息流转的过程。企业档案与企业信息系统的融合必将涉及到企业各个部门，在与其他部门的接触中，提升了档案内容的知晓度，保证了档案的利用率，使企业档案所承载的企业记忆不仅能够“留”下来，更加能够“活”起来。

（三）提升保密意识，保障档案安全

随着电子文件背景下档案数字资源应用范围的愈加广泛，以及信息技术运用的不断深入，档案管理工作正逐渐摆脱曾经的刻板神秘印象，日益成为企业经营发展活动的重要组成部分。但信息技术这把双刃剑，在为档案管理工作带来便利，为档案价值实现带来更多可能的同时，也相应地带来了新的风险。相较于传统的纸质档案，电子文件的复制更为便利，传输更为快速，相应地也为企业档案的安全问题提出了更高的要求。易复制、易传输的特点使得有针对性地对档案进行窃取变得更为容易，而电子文件一旦缺乏完整的元数据描述体系保证其原始性和真实性，对其所进行的篡改也很难被发现。这就要求企业档案工作者，作为企业记忆的守护者，能够拿出切实可行的对策来保证企业档案的安全。一方面，在各类档案数字资源的管理过程中，应当充分提升档案管理的权限意识，严格地按照数字档案管理相应的安全标准开发、使用数字档案管理系统，防止档案的流失与篡改；另一方面，档案数字资源的管理应当加强对电子文件元数据的应用，利用元数据维护档案的原始性和真实性，以保证企业档案在充分流转利用的同时，其所承载的信息不流失、不被篡改，使档案工作者真正成为企业，记忆的守护者。