建立健全机制 进一步做好重大活动和突发事件档案收集管理工作

■ 李 涛

重大活动和突发事件档案，是在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据、实物等不同形式的原始记录，是国家档案资源不可或缺的重要组成部分，对维护历史真实面貌，记载改革开放和现代化建设成就，促进经济社会发展具有重要作用。

但是，受各种因素的影响，重大活动档案和突发事件档案往往存在档案分散保存，收集不全，归档不及时，忽略照片、音视频及实物档案的收集，以及整理不规范等问题。而重大活动和突发事件一般涉及部门多,产生的档案也较多，要抓好档案的收集管理工作，需要我们进一步建立健全机制，通过上级部门统筹协调，各部门积极配合，档案部门主动作为，形成齐抓共管的局面，才能有效解决档案分散，资源不齐等问题。本文结合云南实际情况，拟就建立健全重大活动和突发事件档案的收集管理机制提出初步建议。

一、加强组织领导，建立健全档案部门参与机制

重大活动和突发事件一般涉及部门多，所形成的档案数量较大、类别繁多、载体多样，收集难度较大。要抓好这项工作必须加强组织领导，由多个部门承办并设立筹委会或组委会（指挥部）的重大活动和突发事件，将档案主管部门纳入重大活动和突发事件工作成员单位, 以加强对重大活动和突发事件档案收集管理工作的统筹协调。通过事前事中介入、事后检查的方式,全程参与重大活动和突发事件档案的管理, 从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。

适时成立云南省重大活动和突发事件档案采集中心，配备人员和专业摄像摄影设备，加强与重大活动和突发事件办理或应对部门的联络，及时掌握重大活动的线索和信息，争取重大活动和突发事件省档案馆都能派专人参与拍照、录音、录像，及时为重大活动和突发事件建立声像档案，确保重大活动和突发事件声像档案的齐全完整，弥补以纸质档案为主的收集管理模式造成的声像档案缺失。

二、加强沟通协调，建立重大活动档案管理协作机制

建立云南省重大活动档案管理工作联席会议制度。由省委办公厅、省政府办公厅牵头，省人大办公厅、省政协办公厅、省委宣传部、省委统战部、省委台办、省档案局、省外办、省商务厅、省旅发委、省体育局、省应急管理厅、云南日报社、云南电视台等为成员单位，定期或不定期的召开会议，通报重大活动举办信息，统筹、指导全省重大活动档案收集和管理工作。

加强与新闻媒体合作协作。由“两办”发文，进一步明确新闻媒体录像、录音、拍摄的重大活动和突发事件声像档案，应当在活动结束后及时向省档案馆移交一套原声素材声像档案，防止重大活动声像档案的流失。

建立跨区域重大活动和突发事件档案收集协作制度。一些跨区域的重大活动、突发事件，省档案局（馆）应与相关州市档案局馆相互协调、合理分工，共同做好跨区域重大活动档案收集工作。

三、强化措施,建立健全登记备案和考核机制

建立重大活动档案备案制度。要求重大活动的责任者在活动开始前主动向档案部门提交登记，档案部门依照程序对其进行备案。登记备案制度能够让档案部门及时掌握重大活动举办信息，便于提前介入，从前端控制加强对活动档案收集管理的监督、指导。

将档案工作纳入党政领导班子和领导干部年度工作目标责任制考核范围，把重大活动和突发事件档案的收集管理作为其中的一个考核内容，以提高各单位对档案工作的重视，确保重大活动和突发事件档案的收集齐全和规范管理。

档案局以行政执法检查、“双随机”抽查为手段，坚持每年对重大活动和突发事件档案集中收集管理情况进行一次监督检查,年终通报检查结果, 以保证重大活动和突发事件档案集中保管工作的有效开展。

四、狠抓落实，建立健全责任制

以“依法建档、合力建档、规范建档、及时建档”为原则，各有关部门应依据《云南省重大活动档案管理办法》《云南省档案条例》《云南省国家档案馆管理办法》的规定，确实履行起重大活动和突发事件档案的收集管理责任。档案主管部门负责重大活动和突发事件档案工作统筹协调、监督指导和检查；档案室（或临时成立的档案机构）应根据重大活动和突发事件自身特点制订出符合实际的收集方案、管理制度、整理的标准和要求，做到收集齐全、归档完整、整理规范、移交及时。档案馆应及时接收重大活动和突发事件档案，并积极开展征集工作，充实重大活动和突发事件档案资源。

五、强化宣传培训，建立健全开发利用机制

档案部门要充分利用媒体、“国际档案日”活动及业务培训等多种方式，加大对《云南省重大活动档案管理办法》的宣传，扩大办法的知晓度，提高有关部门对重大活动和突发事件档案管理工作的认识。同时，按照档案行业规范，对举办或承办重大活动、重要会展多的单位开展经常性的业务培训，使工作人员掌握档案收集、整理的技能，特别是照片、音视频、实物等特殊载体档案的收集整理，提高重大活动和突发事件档案管理水平。

档案馆应根据利用者的不同需求，积极开发档案信息，提供形式多样的服务，最大限度发挥重大活动和突发事件档案在资政、育人方面的作用。对不涉密的重大活动和突发事件档案，依法向社会开放档案内容，并多途径开发和挖掘其价值，如编辑信息参阅、举办展览等，加大档案工作的宣传力度，扩大档案部门的影响力。

六、加强信息化建设，建立重大活动和突发事件档案共建共享机制

重大活动和突发事件档案以其无法替代的信息资源，成为信息大家族中的重要成员，现代社会对重大活动和突发事件档案所承载的信息量有着强烈的利用需求，这种需求要求建立重大活动和突发事件档案信息资源共建共享机制。我们要充分利用现代化的技术和手段，结合重大活动和突发事件档案的特点，探索建立重大活动和突发事件档案收集、整理、移交、利用管理系统，加快重大活动和突发事件档案数字化步伐，建立重大活动和突发事件档案数据库，将分散的重大活动和突发事件档案信息资源集中管理，通过积极的共建，提高共享水平。

七、适时修改，建立健全对《云南省重大活动档案管理办法》的完善机制

我省重大活动档案管理办法出台较早，有的条款已与现实不相适应，有的需要进一步完善。如办法虽然界定了重大活动档案的范围，明确了各级人民政府、档案主管部门、主办和承办单位、综合档案馆在重大活动和突发事件档案的收集、归档、移交和利用等工作中的职责和法律责任，但从实际情况来看，在法治实施、法治监督、法治保障的落实方面还缺乏高效、严密、有力的措施，对重大活动报备的程序、时限，归档内容，档案归属与移交方式，涉密档案的收集利用等有待细化或完善。因此，有必要根据新修订的《中华人民共和国档案法》，结合我省实际，及时对《云南省档案条例》《云南省重大活动档案管理办法》等法规中涉及重大活动和突发事件档案管理的内容进行修改完善，或制定配套的规章制度，如制定《云南省重大活动和突发事件档案管理实施细则》，以便更好地开展工作。