从内部控制角度探讨大企业采购部门的设置

王静

摘要：企业的采购部门是高风险部门，除了常规的采购风险外，还有很大的内控风险。因此对大企业来说，既要保证如期完成既定采购目标，又要确保采购全过程没有内控风险，就需要大企业从内部控制角度思考采购部门的设置。本文有针对性地把大企业采购部门的设置问题纳入内部控制框架进行探讨，在此基础上建设性地提出了大企业采购部门设置的有关策略。

关键词：内部控制;采购;机构设置;风险

按照国家统计局2003年5月22日发布的《统计上大中小型企业划分办法（暂行）》，大型工业企业的划分标准为同时满足销售额3亿元及以上，资产总额4亿元及以上，从业人员2000人及以上。国际上常用以下5个指标来衡量：创业的核心技术;规模经济，也就是成本优势;对供应链的管理能力;品牌价值;资源垄断。根据大企业的定义我们可知，由于规模大、资产多、收益高，大企业的采购需求必然是复杂多样的，既有专业性强的专用设备需求，也有通用物资需求，其采购体量必然以千万元甚至亿元计算。众所周知，目前市场经济体制下，大企业的采购业务必然吸引众多供应商全力争取，而其中难免鱼龙混杂。大企业如果不能科学安排采购事宜，则采购效率与效益都有可能不佳，甚至产生严重的廉洁风险。近年来，国家越来越重视对大企业特别是国有企业的审计和巡视工作，根据审计、巡视中提出的采购领域的风险点和问题，我们不难发现，要想解决采购领域的廉洁风险，必须站在完善企业内部治理体系和提升治理能力的高度，做好基于内部控制角度的采购部门设计，将采购部门内部的不相容岗位分离，将不相容职务分别设置在不同的部门，实现采购部门内及采购部门外的相互牵制，这样才能真正满足内部控制制度的要求。然而在实务中，很多企业将采购部门视作业务、生产服务的后勤部门，忽视了对采购部门的内控要求。

一、我国大企业现行采购部门的设置模式

各大企业由于其历史沿革和发展历程不同，基于自身组织架构，对采购部门的设置也不同，目前常见的模式有以下四种。

（一）采购业务分布于各职能部门中，采购职责和管理职责未分离的模式

这种模式下，采购工作被分解于各职能部门中。例如，设备部门负责设备的采购、使用和管理，办公室负责办公用品的采购、分配和管理。各部门依据分工全过程履行采购的比选、合同签订、验收及事后评价过程。这种模式虽然便于根据需求安排采购，但一条龙似的采购流程无法做到对采购全过程的内部控制，从大企业的整体发展来看，存在较大的风险。

（二）采购业务归属于财务部门的模式

这种模式即由财务部门汇集采购需求，签订采购合同，对采购来的物资进行发放，并最终完成付款。这种模式下，财务部门既是“运动员”又是“裁判员”，在财务部门内部能够高效地完成采购全部流程，表面上看采购的效率获得了极大的提高，实则用效率掩盖了内部控制的缺失，财务部门由于权力过于集中，容易造成廉洁风险，同时也容易造成财务部门一枝独大，管理难度增加，各种矛盾频繁产生的情况。

（三）采购、维修、资产管理、后勤服务全部归属于采购部门的模式

这种模式下，采购部门能够主导采购需求、采购验收等，除无法直接付款外，其能够完成采购的全部流程。缺点是把控了大企业的基本建设、设备维修、固定资产管理和后勤物资保障的采购部门，其能主导的资金支出总额体量较大，易出现采购部门凌驾于其他部门之上的情况，从采购需求汇总到采购方案制订再到采购物资验收，这些关键的内部控制点全部在一个部门之内，而内部不相容岗位分离，已经无法确保内部控制制度有效实施。

（四）設立单独的采购部门，与采购需求提出、采购监督及事后评价相分离的模式

这种模式下，采购部门审核大企业内部各部门的年度采购计划、采购项目，审查各部门领用物资数量，并合理控制，减少损耗，全面完成商品订购的业务洽谈并组织进货验收和发放。而大企业内部的审计部门、纪检部门及各使用单位，能够控制并督促采购部门及时采购、科学采购，保障物资供给。这种模式更适合大企业，更能够体现企业内部控制模式。

二、大企业采购组织机构规范设置建议

（一）站在完善大企业内部治理体系和提高治理能力的高度做好顶层设计

采购部门不能脱离于大企业的内部控制环境而设立，因此企业在全面推进内部控制建设、建立健全企业的制约和监督体系时，必须针对采购流程的关键问题和重点风险隐患，采用科学的方法合理配置权责，细化控制节点和重点领域的流程，使顶层设计更具有针对性和效果，达到权力制衡和最优配置。此外，大企业的管理层级较多，可以根据自身业务特点和组织架构，分岗授权、分级授权，通过定期不定期轮岗，实现采购部门的内部控制。

（二）坚持独立和相互制约的部门设置原则

大企业应设置专门的采购部门，且该采购部门要能够独立运营。采购部门是“运动员”，监督部门是“裁判员”，既不能让本应监督采购的部门直接参与采购操作，也不能让内部控制为采购效率让路，必须坚持流程化管理，坚持分工明确、职责清晰。为企业构建从采购组织架构顶层设计到完备采购内部控制管理制度的采购管理体系，使企业采购工作的重点环节规范有效。

三、基于内部控制角度设置采购部门的意义

众所周知，企业建立完善的内部控制，其目的就是要提高企业的经营效率和效果，实现资产保值增值，进而实现经营目标和所有者权益最大化。因此在企业内部控制设计中，统筹考虑采购部门的分工和流程，有利于各部门之间协同配合开展生产经营活动，也有利于通过制订计划、落实审批、事后评价来实现管理目标，从而确保采购流程能形成一个计划周密详细、过程配合与互相制约的内部控制系统，确保企业总体经营目标顺利实现。

此外，基于内部控制的采购部门的设置，能够符合企业整体发展战略，能够在企业统一的内部控制体系下高效运行，通过自动化、流程化的内部控制体系减少人为因素对采购业务的影响，从而使企业的采购部门更好地为企业发展服务。

四、结语

内部控制制度是企业正常运营的基本保障，而采购环节是其中的高风险环节。因此对大企业来说，既要保证如期完成既定采购目标，又要确保采购全过程没有内控风险，就需要大企业从内部控制角度思考采购部门的设置，对内控制度在采购环节的作用予以足够的重视，从而保障企业最终圆满完成采购任务。

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