机构编制档案管理的信息化与利用

邹江伟

摘 要：机构编制部门的档案信息见证了各个时代各地方对社会治理的历史，更是我们解读了解一个地方社会发展历史和预判社会发展趋势的最佳资料。实现机构编制系统档案管理信息化，有助于提高机构编制部门更好利用档案资源的重要的价值，进一步提高机构编制档案利用率，使机构编制档案更好的服务于机构编制工作，推动机构编制系统治理能力现代化。

关键词：实现;档案管理信息化;利用

当前，信息化已成为各个行业发展进步的方向，各行业实行信息化能够为工作的开展带来极大的便利。机构编制部门的档案信息见证了各个时代各地方对社会治理的历史，更是我们解读了解一个地方社会发展历史和预判社会发展趋势的最佳资料。随着《中国共产党机构编制工作条例》的实施，把党管机构编制原则要求具体化，这就给机构编制部门档案的信息化管理与利用提出了更高的要求。本文着重探讨在推进国家治理体系和治理能力现代化要求下，机构编制档案管理部门如何实现机构编制档案的信息化，及时准确为编委及编办领导在研究机构编制工作重要事项时高效准确的提供参考信息，从而进行正确决策。

1.机构编制档案管理信息化中存在的问题

1.1组织领导和重视力度不够。在日常的工作中，机构编制部门的领导由于业务繁重，对机构编制档案工作往往过问重视不够，多数编办机关未单独核定档案管理的科室，通常由负责机关内部事务的科室承担相应档案管理职责，其工作人员通常不具备档案专业素养，往往认为只要最后把形成的档案找专业档案公司整理好存档，然后统一移送档案馆就可以了，从而忽略了档案信息化对于单位长远发展的利用价值。

1.2档案信息化管理制度不完善。在各编办机关档案管理工作中，档案管理制度的完善对其档案工作发挥着非常重要的基础作用，但是在实际工作中，多数编办机关都没有制定完善的档案管理制度，更談不上档案信息化管理制度的制定和完善，这就造成在档案信息化整理过程中的搜集、整理、保密等工作机制不够完善，常常出现信息缺失、资料损坏、查找困难等问题，严重阻碍了档案信息化的工作效率，在一定程度上影响档案资料的完整性。

1.3机构编制系统档案信息化标准未出台。当前，机构编制系统的档案整理标准是按照国家和各地档案行政主管部门制定的标准，全国机构编制系统并未参照国家档案行政主管部门制定本行业的档案管理标准，更没有制定档案信息化档案的标准，致使在各级编办在推动机构编制档案信息化过程中缺乏统一有效的指导标准。

1.4复合型专业人才不足。在档案管理工作中，档案管理人员的专业素质决定着一个单位与最终的档案管理工作效率和质量之间有着非常密切的联系。当前，从事档案管理工作具有档案专业素养的人才普遍缺乏，多数从事此项工作人员甚至是从未接受过档案知识培训的兼职人员，加之档案信息化管理有需要对信息化和档案工作均熟悉的复合型人才才能更好胜任此项工作，这就对机构编制档案信息化管理工作发展形成了一定的阻碍。

2.机构编制档案的信息化

2.1如何推进机构编制系统的信息化建设

1）自上而下的顶层设计。自2011起，全国机构编制部门开始建设实名制数据管理系统，标志着机构编制系统在全系统开展信息化全方位建设，截至现在，各级机构编制系统已建立了完整的实名制数据管理系统，在人员调动、数据管理和动态查询上实现了信息化

2）信息技术的广泛应用。随着信息化的飞速发展，当前很多省、市、县机构编制部门都实现了网络办公，业务办理的信息化程度不断提高，给机构编制档案工作的信息化提供了相应的便利，也提升了机构编制系统治理能力的现代化水平。

2.2机构编制档案归纳后的信息化整理

1）纸质档案归纳后的信息化整理。在纸质档案归纳后要实现信息化是相对比较困难的，传统的机构编制事项的办理大都采用纸质文档，办理后留存的文档就成了原始的机构编制档案，这些档案归档后放在储存室里，它包含着社会管理的各个领域，同时形成了各类附件，这些文档都需要不断去整理挖掘，然后通过筛选、分类最后整理在一起，形成原始的资料数据库。当数据库形成后，筛选工作非常精细，需要经过不断“清洗”，分类整理，避免冗余，最后将按照文字、图片、语音等分类处理，形成有效信息化档案，实现纸质档案的信息化整理，方便日常利用。

2）网络办公档案的信息化整理。网络办公的推广形成了信息化文件，但是原始的信息化文件也需要通过分类整理，才能形成有效的信息化档案。当前，利用最为广泛的就是OA办公系统，机构编制档案管理部门可以依托系统建立文档一体化体系，让电子文件经过起草、审核、审签等过程运转完毕后，自动进入档案管理系统形成信息化档案，这些档案稍加分类整理，即可实现同步归档，实现网络办公档案的信息化整理，方便日常利用。

特别说明的是机构编制工作涉及各个领域，其中不少事项属于涉密事项，涉密机构编制事项档案的信息化整理时，需按照保密规定办理和储存，本文不做探讨。

3.机构编制档案信息化对工作的促进

3.1更容易查询查找。机构编制档案信息化归档后，对档案可以用查询功能进行查找，从而减少在利用档案过程中的工作量，让档案的查询查找更容易，提高档案的利用率。

3.2更容易保存保管。纸质的机构编制档案的保管和保存都要大量的人力和物力，同时需要专门建立档案馆室，如果运用信息化技术管理，只需要将纸质件收集整理后转换为数字档案，运动数据库进行管理，档案管理者只需要在计算机中管理好自己的数据库，就能很好地保存档案资料，能够节约放置纸质档案空间和档案资料维护费用

3.3更容易传播交流。档案实现信息化后，在需要使用档案时直接从计算机存储在硬盘或者云盘中提取出来后，更容易传送，从而市传播交流更容易。

3.4更容易对比分析数据和信息。机构编制档案实现信息化管理后，可以通过分类查询可以将同一内容、同一类别、同一单位的信息进行综合汇总，并进行信息筛选，使数据分析更加容易，更能直观反映对比情况。

4.如何更好实现机构编制档案管理的信息化与利用

4.1健全机构编制档案的管理体制机制。积极争取编委主要领导的支持，根据《档案法》相应条款，在各级机构编制部门设置负责管理机构编制档案的内设机构或下属事业单位，落实专职人员，负责本单位的档案收集及管理，进一步推动机构编制系统档案管理的信息化，甚至实现数字化、智能化。

4.2高度重视信息技术运用对档案管理的影响。当前，信息化技术在档案管理工作中运用的优势已充分地体现出来，并提出了档案管理信息化，机构编制部门在档案管理工作中应顺应时代潮流，充分利用现代信息化技术提高档案管理效率，实现机构编制档案管理信息化。首先，更新档案管理理念。机构编制部门的档案管理从业人员，要进一步了解新技术对档案管理的应用，及时更新管理理念，才能准确把握新形势下档案管理工作的要点，从而积极创新现有管理模式。其次，强化信息化人才培养。档案管理的现代信息化对管理人员提出了更高的要求，这就要求工作人员不断加强学习，对于工作人员要加强培训，吸纳和培养高素质的档案工作人员队伍，除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外，还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作，充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平。

4.3完善机构编制系统档案管理制度建设。要提升机构编制部门档案管理水平，只有进一步增强各级机构编制部门领导班子和档案工作人员的责任感，建立标准化档案管理机制，完善档案管理制度的建设。首先，組织干部职工全员开展档案管理的相关规定及法律法规学习培训，让干部职工树立档案工作意识，并积极推进档案搜集、归档管理、借阅等机制的建立，实现机关文档资料完整及时归档，以及后续的灵活有效运用，为本机关事业单位档案管理机制的建立奠定基础。其次，应积极实行标准化的档案管理机制，对文档归档和档案移交入馆的各个环节进行流程管理，明确档案管理目的，实现档案的有序管理。最后，应注意制定和实施奖惩制度，定期对档案管理工作开展情况进行审核，并根据档案工作人员表现进行适当的奖惩，以此调动人员的积极性，体现档案管理制度建设在档案规范化管理中的重要作用，并突出档案工作的服务性，提高档案管理规范化水平。

5.结束语

实现机构编制系统档案管理信息化，有助于提高机构编制部门更好利用档案资源的重要的价值，面对存在的问题，各级机构编制部门须予以高度重视，积极分析总结经验，采取有效措施提高实现机构编制档案信息化的法定地位，实现机构编制档案工作管理体制和运行机制的改革与创新，从而进一步提高机构编制档案利用率，使机构编制档案工作更好的服务于机构编制工作，充分发挥为编委及编办领导提供决策咨询服务的作用，推动机构编制系统治理能力现代化的提升。

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