浅谈学校电子档案的管理

文/姜 峰

电子档案的管理，已经成为档案管理过程中重要的一部分，作为学校档案管理人员需要在工作中提升自身工作效率，在对档案进行收集、整理、保管的过程中，要秉承认真负责的态度。怎样认识和思考电子档案的规范化管理，使电子档案管理工作更好地为学校服务，已成为学校发展工作的内容之一

一、学校档案管理现状与存在的问题

1.管理现状

1.1 学校档案管理观念比较陈旧

目前，档案管理的方法仍然沿用传统的管理形式，随着学校文书、教学、人事等档案的不断增加，档案的管理工作也就出现了一些新问题和新挑战。管理过程中，出现的漏洞问题一旦没有得到及时地解决和处理，必定会降低管理工作的成效，影响档案管理工作的发展，跟不上时代进步的要求和实际工作的需要。

1.2 学校档案管理工作领导重视不够

学校档案管理比较突出的问题是某些领导口头支持相对多，实际落实抓得少。比如，某些学校学籍档案管理领导重视不够，实际操作中几乎是靠班主任落实，学校没有统一的保管，更谈不上运用规范化学籍档案系统来管理学籍档案。

2.存在的问题

2.1 学校教学档案管理比较分散，没有完全集中统筹管理，不便于查找和利用。

2.2 学校文书档案归档不够及时，部分档案是跨年归档，造成档案不够完整，导致档案容易遗失。

2.3 档案管理工作者多数是兼职，不够专业化，没有经过系统的专业技能培训。

二、学校电子档案管理特点分析

1.电子档案对软、硬件系统的依赖性。电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上，只有通过相应的软硬件技术及解密手段，才可以获取电子档案信息的全貌。技术的更新、软硬件设备的升级，也会导致原有的信息资料无法识别。

2.电子档案信息存储的高密度性。电子档案信息存储的信息密度大，如果不注意正确使用，就会导致大量的信息被破坏。比如，一些重要的档案资料，如果它们的电子储存设备无法正常使用，导致学校档案损坏，造成严重后果。

3.电子档案的安全性。电子档案通过专用计算机进行操作，它具有非人工识别性、系统的依赖性、信息的不稳定性、信息的可共享性等特性。同时，在电子档案的管理和操作过程中会产生误操作、丢失、病毒入侵等问题。

三、学校电子档案管理策略分析

1.加强领导职能，明确责任，加大投入

领导要把档案管理工作纳入学校整体管理系统中，由上至下建立起统一的电子档案管理制度，夯实抓紧出成效。切实把电子档案管理纳入学校办公自动化信息管理系统。同时，还要提高开发利用档案信息资源的水平，加大资金投入采用容量大、档次高、运转功能好的电子档案管理系统，确保档案电子化的科学管理与学校的教育管理系统有效联网。

2.强化管理者对电子档案管理工作的安全意识

学校电子档案管理者要具备一定的安全防范意识。从电子管理档案实践中出现的一些问题来分析，管理者对管理安全的不重视，常常因为各种原因导致电子档案信息泄露或者电脑遭到病毒的侵犯。这就需要学校加强对电子档案工作的管理政策研究，提升管理者的安全防范意识。比如，作为电子档案工作人员，可以根据职权范围、人员类别来强化查阅人员对电子档案的使用权限核准与认定。工作人员在使用过程中，要做好具体使用时间、具体次数以及使用途径的详实记录。

在实际工作中，可以根据使用人员的用途进行登录注册，这样系统通过对使用者的身份进行识别，由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。这种方式可以确保使用者在应用过程中的安全性和保密性，从而给电子档案的管理做好相关方面的管理认证。

3.加强专业素养，提升高效化的管理方法

3.1 提升管理人员业务素质。电子档案管理人员需要经过专业的培训才能够上岗工作，如果学校在管理过程中忽略这些问题，就会造成档案管理工作效率低，错误率高，严重时甚至会影响学校整体工作。在工作过程中，需要一些电子计算机专业的技术人员的配合，由学校档案管理室集中培训，并且让他们能够具备扎实的管理技术。因此，电子档案管理过程中管理者的业务素质和水平的提升最为关键。

3.2 制定档案管理系统化的管理方案。在学校档案管理中最重要的就是有系统化的管理方案来规范管理者，管理员在岗期间需要负起管理者对电子档案的安全、保密等责任，保证档案的安全性和可操作性，只有这样，才能更全面地提升档案管理工作的系统性，保证管理工作的顺利进行。

3.3 加强对软、硬件进行检查、更新、升级、维修。要定期对相关设备检测、维护与清理，定期对重要文件进行备份。

总而言之，电子档案管理者要不断地提升自身专业素养，才能够为日后发展提供规范的档案信息管理体系，进而帮助学校建立专业的档案信息系统。