创建高校示范数字档案馆实践与思考

马雪君/杭州电子科技大学档案馆

为贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，落实省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，根据《数字档案室建设指南》《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》等要求，进一步推进高校档案工作数字化、规范化水平，省档案局、省教育厅决定开展全省高等学校数字档案室（馆）建设测评工作。杭州电子科技大学档案馆围绕档案工作数字化转型要求，在省档案局、省教育厅的指导下，较早地开展了档案工作数字化转型的先行先试。后期通过三个阶段的持续建设，于2019年5月底通过省高校示范数字档案馆现场验收，成为省内首批通过验收的高校。期间，通过数字档案资源建设、数字档案数据安全管理及数字档案开发利用，实现了高校档案工作和档案利用方式的转型升级。在数字档案馆测评验收过程中，学校受到省档案局、省教育厅领导及档案业界同行的高度赞誉，尤其对校档案馆在省内高校中首次引入“档案查档接待系统”“数字档案双活容灾系统”，首家实现财务凭证数字化及基建图纸全部数字化，提供面向校内机构的网络化自助查询“免跑”服务等，给予高度评价。

1 高校创建示范数字档案馆的主要做法：基于杭州电子科技大学的实践

1.1 制订科学的数字档案馆的总体规划

数字档案馆建设是一项长期、复杂的过程，需要学校的各个部门联合推动，因此学校层面需要进行顶层设计，给出科学合理的总体规划。学校数字档案馆建设分为三个阶段。

1.1.1 2011年底，省档案局下发了《浙江省档案局关于第二批省级单位开展档案与电子文件登记备份工作的通知》，将学校纳入第二批档案与电子文件登记备份的省级单位。校档案馆及时制订了《馆藏档案数字化工作计划》，提出每年安排20万元的经费，根据“利用优先，分步实施”的原则，对馆藏的党群、行政、教学、科研、基建、财务、设备、外事、出版、照片类档案进行分批数字化。

1.1.2 2014年，为贯彻落实省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》文件精神，同时结合学校档案信息化建设的实际，校档案馆制订了《杭州电子科技大学档案数字化工作方案》，提出了档案数字化的总体目标：全面推进馆藏档案数字化工作，健全馆藏档案目录数据库、建立馆藏档案全文数据库和多媒体档案数据库，并依托档案管理系统提供安全、高效的档案管理和利用服务，构建档案信息共享平台。至2020年，各种门类载体的馆藏档案全部实现网上全文检索，初步完成数字档案馆的建设。

1.1.3 2017年，学校下发了信息化建设“十三五”发展规划，提出要加大档案信息化建设力度，构建起电子档案接收、管理、存储和利用的数字档案馆体系。经学校统一部署，电子文件管理和档案信息系统建设逐步推进，贯穿各层级、覆盖全校业务的档案大数据体系初步建立。结合学校信息化规划，校档案馆制订了《杭州电子科技大学数字档案馆建设方案》，明确在做好馆藏档案数字化的基础上，对现有档案管理系统进行升级和更新。通过建设档案馆信息化系统，建立对外公开利用平台，实现学校档案利用服务网络化，提升学校信息资源共享交换平台质量，强化各类信息资源的整合共享。

1.2 建立完善的数字档案馆的规章制度

长期以来，学校档案管理规章制度主要是针对传统纸质档案管理的，难以有效解决电子文件在归档、收集、整理及利用中出现的问题。因此在示范数字档案馆建设过程中，学校对相关的规章制度进行了重新修订和完善。根据国家档案局、省档案局颁布的有关数字档案馆建设和档案数字化的法律法规，结合学校档案工作实际，学校制订了《杭州电子科技大学电子文件归档与电子档案管理实施办法》《杭州电子科技大学数据安全与管理实施办法》《杭州电子科技大学电子文件和数字档案安全保管和备份制度》《杭州电子科技大学档案数字化安全管理制度》等规章制度，对电子文件归档、数字档案资源安全和保密、档案数字化外包管理做出详细、明确的规定，为数字档案馆建设提供了制度保障。

1.3 做好传统载体档案的数字化工作

传统载体档案的数字化是数字档案馆建设的主要内容之一，学校档案数字化工作分步骤推进。第一步，健全馆藏档案目录数据库，包括案卷级和文件级目录数据库，确保建校以来的所有馆藏档案都有电子目录，并确保档案实体与电子目录一一对应、数据完整准确。第二步，建立档案全文数据库。学校根据利用为先的原则确定档案数字化顺序，优先对查询量大、利用频繁的党政档案、科研档案、校友档案进行数字化，并对能反映学校发展历史、具有重要保存价值，或因年代久远、利用频率较高且已经出现细微破损的档案进行优先数字化。2013年以来，学校以外包形式完成了学校建校以来（1956年至2017年）保管期限为永久、长期（或30年）馆藏纸质档案全文数字化扫描，并进行了OCR全文识别，共计29656卷、375419件，完成的全文数字化达到85%以上，特别是成为省内首家完成基建图纸和财务凭证档案数字化的省属高校。第三步，建立多媒体数据库。校档案馆完成了历年照片档案数字化工作，并接收了历年数码照片及数码视频进行归档，健全和建立了照片数据库及音视频数据库。第四步，建立实物数据库，对建校以来的实物、旧印模等进行拍照，以图片形式上传至档案管理系统，进行统一管理。第五步，建立专题数据库。校档案馆根据学校工作的需要，建立历年教职工年度考核、教职工职称晋升、科研获奖、科研专利、软著、干部任免等专题数据库，方便日常查阅和使用。

1.4 强化数字档案馆的安全保障体系建设

安全保障体系建设是数字档案馆运行的有力保证。根据国家档案局组织制订的有关数字档案系统法律规章和技术标准要求，学校制订了《杭州电子科技大学档案数据安全保密制度》，在数字档案馆的创建与运行中，严格落实文件的相关规定。为确保数字档案数据安全，学校档案馆的服务器由学校网络信息中心托管，由专业人士负责管理和维护，定期对载体及其软硬件环境进行检测。学校在省内高校中最先引入数字档案双活容灾系统，实时将档案管理系统存量数据和活动数据自动备份到备用数据库，确保数字档案绝对安全。同时按照省档案登记备份工作相关规定，建立了数字档案安全保管和备份制度，归档数字档案一式三套，一套封存保存保管，一套提供利用，一套向省档案登记备份中心进行异地登记备份。

2 高校创建示范数字档案馆的若干思考

2.1 进一步加强数字档案资源建设

虽然校数字档案馆已通过验收，但仍属于数字档案馆初级阶段，离数字档案馆中级、高级阶段还有很大差距，特别是在数字资源建设方面。目前省内高校的数字档案资源仍是馆藏纸质档案、声像档案数字化后的全文数据和图像数据，以及一部分从OA系统采集的电子公文及数码设备拍摄的数码照片、视频为主。在“存量数字化、增量信息化”的原则和要求下，随着双套制逐渐退出历史舞台、单套制渐行渐近，我们首先要做好数字档案资源的实时采集，将学生系统、教务系统、人事系统、科研系统中形成的具有存档价值的电子文件及时收集、整理和归档，通过系统自动对接或者人工干预的方式录入高校档案管理系统，提升高校数字档案馆的信息量。其次要做好网站信息的自动捕获。高校除了建有整个学校的网站，各二级学院、机关职能部门、研究机构也都建有本单位的网站，二级学院网站上的学院概况、学科建设、本科生教育、研究生教育、科学研究、学生天地等栏目内的信息，以及机关职能部门、研究机构的机构设置、工作动态等栏目内的信息，都具有归档价值，应注重这一类信息的收集归档。此外，在学校推进“最多跑一次”改革过程中，校档案馆要根据最新情况，及时灵活地调整归档范围，践行“能归尽归”的原则，丰富数字档案资源。

2.2 进一步构建多元化的数字档案资源服务模式

建立学校数字档案馆，最重要的目标是实现档案利用的便捷化，因此需要开通多种数字档案信息服务渠道。如为方便毕业校友查询高校录取名册、学籍成绩记载卡、学业成绩表、毕业名册、研究生成绩、学位申请材料等，可构建教学类档案远程利用服务平台，支持校友异地注册，通过身份认证等方式检测真实性，为校友提供相关电子档案的阅读、下载甚至档案复印件快递寄送服务，实现档案异地查询；可利用档案管理系统，通过用户授权的方式，为校内职能部门开通网上自动档案信息查询服务，实现查档“零跑腿”；可利用档案信息发布系统，教职员工通过校园身份认证方式自助查询获奖证书、专利、软件著作证书、校报，以及可公开的校内文件、照片、视频、实物等的目录、相关内容。

2.3 进一步强化特色专题数据库建设

建立高校档案数字档案馆，最重要的目标之一就是根据用户需求实现档案利用的便捷化。因此可以通过加大电子档案编研力度，建立多种专题数据库，实现档案数据共享共用。如将高校教学档案中利用频率较高的招生录取名册、学籍卡、成绩单进行二次加工，通过档案管理系统直接挂接到本人信息条目之下，实现单人单条单页模式，极大地方便查找和利用；将党政类档案中校发文件进行编研，形成历年教学类、科研类、人事类等规章制度专题库，满足学校内部职能部门查阅利用档案的需求；将基建档案中高校每幢建筑物的图纸进行编研，形成基建图纸专题库，方便后勤部门在楼宇维护及改造办公场地、实验场所时使用。