重大突发公共事件中档案部门应急服务能力提升研究

邢变变/郑州大学信息管理学院

1 资源建设和线上服务能力

应急档案资源是档案部门在重大突发公共事件中开展应急服务的基础。在此次新冠肺炎疫情中，各级各类档案部门非常重视疫情防控档案的收集。早在2020年2月7日，国家档案局就发布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，明确指出：“各级档案部门要充分利用现代通讯技术，灵活采用电话、办公网、短信、微信、移动客户端等适宜方式，加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极争取将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。”[1]浙江省档案馆、吉林省档案馆等也及时发布了公告，开通专门邮箱征集疫情防控档案。但是归档材料的质量如何保证、新媒体平台的保密性是否有保障等，需要引起档案部门的重视。疫情期间，在实体档案馆闭馆情况下选择线上查档的用户明显增多，截止到2020年2月13日，浙江省档案馆“共受理‘网上办’‘掌上办’查档办件161件，去年同期是72件，查档总数翻了一番多”[2]。

1.1 制定《重大突发公共事件档案管理办法》

一是应重视归档重大突发公共事件资料的社会价值，在其采集环节通过对其完整性、真实性、重要性等问题的考量和解决保障信息质量，其要点在于应设计出科学合理的《重大突发公共事件资料归档类目及保管期限表》《不归档重大突发公共事件资料范围和处置办法》。二是布置大数据环境下重大突发公共事件资料的归档工作。在大数据环境中，只有开发出更加高效的网络信息抓取工具以及大规模的网络信息内容分析系统，才能保证重大突发公共事件资料归档工作有效展开。同时，社交媒体的快速发展使其也成为重大突发公共事件资料的重要来源之一，因此需将社交媒体中的重大突发公共事件资料也纳入归档范围。如浙江省档案馆在2020年2月3日就制定了《浙江省档案馆2020年新冠肺炎疫情防控专题网页档案收集与归档工作方案》，成立了抗“疫”网页专题档案采集工作组，依托网络信息采集系统，结合专业流媒体监测软件对指定网站自2020年1月形成的新冠肺炎疫情防控专题网页档案进行采集[3]。

1.2 强化社会公众共建共享的机制

一是由档案部门主导、联合档案软件设计公司开发专门征集重大突发公共事件资料的过渡性数据库，公众能通过档案网站或手机APP登录使用。为保证社会公众上传重大突发公共事件资料的数量和质量，数据库的设置应秉持开放性和专业性理念，即一方面，社会公众填写身份证号、手机号码、真实姓名、电子邮箱等信息就可注册为会员，开展资料上传、利用资料等活动；另一方面，在设计数据库时即按重大突发公共事件资料归档要求规定上传资料的规格，尤其是图片的格式、像素以及视频的持续时间、位速等。二是在会员管理方面可参照百度文库、人大经济论坛，实行积分制管理方式，即社会公众在成为注册会员之后，通过上传资料、参与网络调查、进行其他互动等活动，依据其上传资料的数量、质量以及活跃程度等获得相应积分，并拥有不同的资料查看、下载等权限。三是档案部门依据《重大突发公共事件资料归档类目及保管期限表》选择数据库中符合归档要求的资料，并将资料及相关信息传输至电子档案数据库归档保存，将归档结果定期在档案部门网站或APP上予以公示，并作为会员获取积分的重要依据。档案部门也可充分利用会员上传的资料制作资料汇编或数字展览等以供会员阅览。

1.3 加快推动全国档案查询服务平台建设进程

2019年3月29日，原国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上表示，当年将启动全国档案查询利用服务平台建设，让利用者足不出户即可实现查档需求，并明确提出了建设目标。全国档案查询服务平台应注重两个功能的建设：一是信息集成功能。在重大突发公共事件中，为应对复杂情况，档案利用需求也显得较为复杂，尤其是对于党政机关、企事业单位等集体用户而言，其需要的往往不是具体的、单个的信息，而是涉及某一方面的所有信息，这时便需要全国档案查询服务平台具备信息集成功能，能把全国范围内相关的档案信息资源进行集成，以有效满足用户需求。二是实时响应功能。在重大突发公共事件中，重要的、急迫的利用需求往往较多，面对此类利用需求档案部门应立即启动检索功能并及时回复查询结果，这就需要全国档案查询服务平台设有“一触即发”响应功能。

2 辅助决策和助力科研能力

此次新冠肺炎疫情在暴发之后即迅速蔓延，破坏力巨大，很多党政机关、企事业单位在抗疫过程中急需借鉴或参考相关档案资料；而在疫情可控、全国各行各业亟待复工复产时，更需要利用档案资源对当下工作进行指导。部分档案部门在资政参考中发挥了积极作用，为战胜疫情贡献了档案力量，如浙江省宁波市、台州市等多地档案馆迅速提供了“非典”专题疫情防控档案，供有关部门参考借鉴。此外，处于此次疫情防控第一线的医疗卫生部门以及相关科研部门，均可从历次公共卫生事件档案资料中获得的有价值信息。

2.1 建设重大突发公共事件专题档案数据库

档案部门应做好重大突发公共事件期间形成的有价值文件资料的收集、整理和归档工作，真实地记录党政机关、企事业单位及个人在应对事件中的各项工作，并建立专题档案数据库，为今后工作查考、历史研究、经验借鉴提供详实资料。其中，应将可以公开的档案资料通过专题性网站向社会开放、提供给社会公众利用，进一步挖掘重大突发公共事件专题档案的价值。

重大突发公共事件专题档案资料网的建设应重点考虑如下问题。第一，开放性。重大突发公共事件专题档案资料网站可由国家档案局主导部署建设，建成后向全社会开放提供利用。第二，动态性。各级档案馆室应及时将其馆藏中经过开放鉴定环节后认定为可以开放的重大突发公共事件档案资料上传网站。第三，便用性。一方面，重大突发公共事件专题档案资料网展应设计功能强大、利用便捷的检索系统；另一方面，网站的所有档案资料应能全文下载。第四，互动性。重大突发公共事件专题档案资料网应设计有互动模块，以供馆室与馆室之间、馆室与用户之间、用户与用户之间进行沟通互动，档案馆室可利用此模块互通有无、解答疑问、提供查找档案的线索，用户亦可借助此模块表达需求、提出建议、提供征集档案的线索等。

2.2 深挖馆藏档案资料为相关工作提供参考

国家档案局发布的《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》强调：“各级档案局、档案馆都要积极发挥档案资政的重要作用，根据疫情防控工作实际需要，组织档案编研人员，深入挖掘馆藏档案资源，将党和政府应对疫病疫情、自然灾害等突发事件档案资料，特别是2003年抗击‘非典’疫情的有关重要工作情况，汇总编辑成档案参考材料，及时报各级领导同志参阅和提供给有关疫情防控职能部门工作参考。”[4]河南省濮阳市档案馆的做法值得称道，其“累计调阅馆藏2003年‘非典’档案110件，涉及各系统工作方案、防治工作措施、各县区防治工作情况报告、存在问题和应对措施等重要档案80件，为疫情防控工作提供了高效的档案服务”[5]。笔者认为，档案部门除了提供相关档案资料供相应单位和个人参考借鉴外，还应有意识地对档案资料进行汇编或编研，尤其是各级党政机关、企事业单位等应对历次突发事件的应急预案、工作方案，工作措施、重要工作情况，以及工作过程中积累的经验和教训等，积极主动地提供专题性汇编或编研材料。

3 宣传教育和舆论引导能力

在此次疫情防控工作中，习近平总书记多次强调了坚定信心在战胜疫情中的重要作用。因此档案部门应充分利用档案这一核心资源，开展宣传教育，提升公众战胜疫情的信心。疫情期间我们也看到了利用自媒体传播不实信息甚至造谣，对疫情防控工作带来的负面影响甚至巨大危害。因此档案部门应做好舆论引导工作，除了要对宣传公布的内容进行精挑细选，还要提高档案编研速度，满足实时响应的要求。为进一步保障信息的公信力，档案部门可考虑建立全国性统一的权威发布平台。

3.1 加快应急档案信息的智能化编研和传播工作

“人机协同”是智媒时代的重要特征之一，档案部门应在应急信息采集环节、内容制作环节、播出分发环节充分利用传感器、物联网、云采编、智能机器等手技术，加快应急档案信息的智能化编研和传播工作，以应对重大突发公共事件中千变万化的舆论态势。一是应重视在应对重大突发公共事件中涌现出的典型人物和事迹的编研和传播，且要保证传播的连续性，达到宣传先进典型、增强公众信心的传播效果；二是将记录不实信息或谣言的档案资料进行编研和传播，且保证资料的真实性和发布的及时性，以正确引导舆论。

3.2 建立全国性统一的权威发布平台

权威平台发布的信息更容易获得社会公众的认可，也更有利于澄清事实、驳斥谣言。因此，档案部门也应建立全国性统一的权威发布平台，在重大突发公共事件中统一发布档案信息，以有效保障信息的传播效力。可以借鉴“学习强国”APP的运行模式进行建设。一是可由国家档案局主导设计开发专门的APP，作为全国性统一的档案信息权威发布平台；二是全国各级档案部门可在此APP上申请开通本部门发布平台，发布信息须经严格审核，信息后面注明单位名称，以强化监管；三是设置用户留言和反馈功能，以加强与公众的互动。