“互联网+档案”管理模式探究

郝 飞

“互联网+档案”管理模式是指利用互联网平台及信息通信技术，使互联网与档案管理进行深度融合，提升档案管理和档案服务的水平，加速档案管理现代化进程的档案管理模式。在万物互联的互联网时代产生了大量的数据信息，倘若仅依靠传统的纸质存储媒介进行信息处理，既不太现实，又降低效率。而在档案信息服务中引入和应用互联网技术，创建“互联网+档案”的新管理模式，既能实现档案资源的共享，又能节约档案管理的支出成本。当前，互联网技术的快速发展，尤其是数据压缩技术的进步，为档案数据的存储、传输和快速获取提供了技术上的支持，同时也使得“互联网+档案”管理模式的实现成为可能。

一、“互联网+档案”管理模式面临的问题

（一）档案管理机制和服务机制不完善

第一，从管理机制因素来看，当前“互联网+档案”公共服务建设缺乏政府主导，各档案管理部门很大程度上处于自发状态，容易造成“互联网+档案”公共服务走向无序化的困境。究其原因，一是顶层设计不足，缺乏权威的国家政策的支持与指导，尤其是标准协调、数据共享等相关制度规范缺失，无统一的模板和标准可借鉴参考;二是档案公共服务效果的评价机制未形成，尚无统一的衡量标准，特别是当今“互联网+档案”模式兴起，但档案公共服务手段的创新、服务能力的提升以及可量化的指标评价体系等各方面都存在不尽如人意之处。第二，从服务机制因素来看，档案管理工作虽然属于公共服务事业的范畴，但受到传统档案管理思维的影响，加之档案管理与经济效益关联较小，致使政府的重视程度远远不够，档案公共化服务远远不能满足当今时代需求。一是服务内容单一，“互联网+”的背景下，公众对信息的需求日趋多元化，但很多档案管理主体单位的“互联网+档案公共服务”平台建设缓慢，档案开放数量、种类严重不足;二是服务方式与途径落后，不能与互联网用户实现精准匹配，目前档案公共服务相关平台的用户体验、资源共享、功能设置等方面针对性不强，缺乏“以人为本”的理念贯彻;三是陈旧化组织架构影响公共服务质量，作为国家机关及事业单位框架内的档案管理各级部门间“信息壁垒”长期存在，很多单位对档案资源共建通常是迫于压力或是在原有管理手段严重阻碍工作时才被动参与，这对“互联网+档案”公共服务的质量与效益都造成了严重影响。

（二）档案管理人才队伍建设有待加强

第一，档案管理人员服务理念缺乏，急需实现角色定位的转换。在传统的档案信息服务体系中，档案工作人员常常以管理者自居，“官本位”思想较为浓厚，这也导致在当今“互联网+档案公共服务”这一模式转变中，档案管理人员角色划分不清，缺乏主动服务意识，当面对普通公众时经常会出现服务态度欠佳等现象，无法满足现代社会对档案信息的需求。这就要求在“互联网+档案”的公共服务建设中，档案管理人员应当转变“官本位”的传统理念，实现由“档案管理者”向“档案服务者”的转换，坚持“以用户为核心”，树立通过自身努力提高用户满意度的观念，有效提升服务效率。第二，档案管理人员业务素质有待提升。工欲善其事，必先利其器。档案管理人员作为档案工作的具体实施者，应当具备档案管理的专业知识。但在实际工作中，档案管理从业人员专业水平参差不齐，很多不具备档案的专业背景和系统的知识结构，在档案管理工作中的逻辑性和规范性不足，导致档案分类和整理混乱等情况出现，这也导致查阅人员无法快速有效的找到真正想要的信息，甚至可能导致档案的遗失以及重要信息的泄露。即便是具有一定专业背景的档案管理人员，对现代化管理体系的运用意识与能力也较为欠缺，在面对“互联网+档案”这一新课题时也不免一头雾水，所谓档案管理信息化多停留于表面上的问题处理，信息化开发程度较低，互联网下的档案管理的作用与价值难以充分有效地发挥。

（三）互联网环境下档案管理存在安全风险

第一，档案信息网络传输与利用中存在一定的安全隐患。比如计算机本身就存在病毒、木马等诸多恶意代码攻击所带来的安全威胁，这就容易造成档案信息发生泄密或是档案数据的丢失与损坏，破坏档案重要的凭证性价值，个别不法分子也有可能通过先进的攻击技术及网络漏洞，窃取核心机密档案或对档案内容进行篡改。如对这一问题不加强管理与控制，将严重影响我国“互联网+档案”建设中的档案信息安全管理水平的提高。第二，档案管理软硬件平台存在安全风险。数字档案的存储设备通常是计算机或者各种网络客户端，但这些软硬件平台都具有易损坏、不稳定的特性，加之管理系统的漏洞，一旦平台发生技术故障，不但会影响档案公共服务的效果，而且会对档案安全构成威胁。另外，随着电子信息技术高速发展，电子产品的淘汰周期短、更新换代快，并且网络管理和安全维护的专业性进一步增强，这些因素都为互联网环境下的档案信息管理及平台维护带来了许多挑战。第三，筛选手段和监管体系缺失导致档案信息安全隐患。档案共享信息投入互联网时受保密要求、法律等因素的制约，通常会进行筛选，但在大数据时代面对庞大的档案信息资源量，还缺少高端的筛选手段，档案信息的筛选通常仍依靠人工，这就极易因管理人员、技术人员的能力与编程水平参差不齐而造成人工信息审核过程中的疏忽与遗漏，再加上缺少合理的网络监管体系，也容易导致滥用档案或泄露重要信息，从而带来档案信息安全的巨大隐患，给社会经济与安全造成负面影响。

此外，“互联网+档案”管理模式还面临着例如很多单位档案工作底子薄、人员少、经费短缺、设备陈旧、基础设施不完善等诸多现实问题，这些因素也制约了“互联网+档案”模式的发展。

二、“互联网+档案”管理模式的实施路径

（一）加强档案资源数字化建设

第一，加强档案资源内容的数字化建设。传统档案管理重在保存收藏，而往往忽视档案的开发利用，许多重要的档案内容与历史信息无法得到全面揭示。而互联网时代强调信息的快速流通及有效利用，这就要求档案内容通过全面数据化实现无缝检索，将档案内容转换为电子数据，实现文字内容全文识别以及照片、音像等多媒体数据无障碍检索。第二，加强档案资源保管的数字化建设。传统的档案保管因人力物力等方面的限制存在诸多弊端，“互联网+档案”管理模式应当积极引进温湿度自动监控系统、视频监控系统以及电子标签系统等人工智能与互联网先进技术，探索更多更好的档案保管模式，实现档案管理的自动化与数据化。这里值得注意的是，数字化档案数据具有易失性和动态性，在对已经特征化、清洗等处理过的基础业务数据进行鉴定归档时，应当采用动态方式，通过聚类、分析和分类形成有价值的档案信息并及时归档，同时也应根据实际情况适时销毁统计类和日志类临时数据，以保证档案信息体系的有序性与完整性。第三，加强档案资源利用的数字化建设。政府机构应当重视并主导档案管理的现代化建设，促成各类专业档案館以及各级档案馆的馆藏数字化，并通过转换程序整合数字化档案资源，建立云存储数据库，这样只需一定的权限即可查阅，大大提高档案资料的利用效率。与此同时，档案部门也可以对人员构成、利用偏好、服务时间等档案利用者的各种利用行为数据进行精准记录，并通过数据研究分析，探索研发更为完善的档案服务模式，由此也可以建立档案资料开发与利用的良性循环。

（二）加快组建专业化的档案管理人才队伍

“互联网+档案”管理模式建设中，互联网固然是其中必不可缺的因素，但互联网仅仅是档案管理的工具，而工具与技术的运用、操作及研发都需要人，管理人员才是开展工作的主体，互联网与档案管理的有机结合、现代信息技术的运用，以及档案管理方式的持续改进都离不开人的参与。故此，应当说高素质的档案管理人才队伍的培养与建设是“互联网+档案”管理模式实现的关键环节。

第一，强化档案管理人员的互联网思维。随着互联网的高速发展，“互联网+档案”模式对档案工作者的知识结构以及信息素养都提出了越来越高的要求，这就需要档案管理部门把精通互联网技术作为重要指标纳入到人才引进、岗位练兵以及日常的工作考核中去，强化档案管理人员的互联网思维，形成运用互联网和信息技术管理档案的新常态。第二，提高档案管理人员的互联网技术素养。档案管理部门应当加强专业知识培训，要求档案管理人员非常熟悉档案管理的基本业务，精通计算机软硬件的操作使用、维护管理以及互联网安全防范等方面相关的专业技术，还应当让工作人员参与到整个“互聯网+档案”的数据库建设过程中去，使其熟悉档案数据库运行过程，掌握互联网档案馆的管理标准，如此方能在遇到技术问题时第一时间解决。第三，培养档案管理人员的责任心和服务意识。档案管理部门在对档案管理人才队伍进行优化时，既要注重其工作技能的培养，又要加强思想政治工作，避免唯技术论，通过开展各种形式的思想教育活动，不断提升工作人员的政治觉悟与职业道德素养，增强其责任感、使命感和服务意识，进一步强化其保密意识。

（三）强化档案网络安全维护和风险防范

“互联网+档案”模式通过网络进行档案信息资源的管理，而互联网是一个具有高度兼容性与开放性的平台，故应切实加强网络安全的维护，创建一套科学合理的档案网络体系。

第一，加强档案网络安全防护技术。“互联网+档案”的信息安全建设，除了配备完善的硬件系统以及建立健全相关法律法规标准外，还应当利用密钥管理、电子签名、数字认证、防火墙以及访问权限等各种科学的技术手段进行自动管控，健全一整套安全防控体系，有效确保档案的安全性。比如设置复杂的安全密码，保证加密级档案的安全性;安装专业的杀毒软件和“防火墙”，并采用入侵检测技术，以保障网站的正常运行，并有效的抵御黑客的攻击。第二，定期对档案数据进行备份。为了避免因数据丢失及恶意篡改等网络安全故障所造成的档案数据丢失或篡改等风险对档案管理工作的负面影响，保证档案信息资源的安全性，应该定期对档案数据进行备份。不过档案信息资源数量通常较为庞大，因此数据备份工作也较为复杂，除了对数据库和日志文件进行定期备份外，还应当引进互联网先进技术与方法对数据进行实时备份，这样当数据库受到攻击或损害时，能够通过备份文件及时进行数据恢复，将档案信息的被破坏程度降到最低。此外，还应注意加强对档案网络软硬件的日常检查，以及定期对网络安全进行测试等。

综上所述，在“互联网+”大时代背景下，“互联网+档案”管理模式势在必行，对档案管理者来说，这不仅仅是工作方式的改变，更是一种生存模式的变革。不过我们也应当认识到，“互联网+档案”管理模式的构建是一个复杂的系统工程，除以上实施路径外，还可采取诸如创新工作理念、提升档案现代化管理意识，加强统一的档案管理标准和规范建设，加快互联网档案服务平台开发建设、推动档案服务方式创新等措施，不断完善和改进“互联网+档案”管理模式，提升新时代档案现代化管理工作的整体水平。

基金项目：本文为2020年度唐山市社会科学发展研究课题的研究成果（课题编号：TSSKL2020-011）

作者单位：唐山市人民医院