信息管理系统对工程档案同步归档支撑的研究与实践

2020-12-03国网福建省电力有限公司翁非

办公室业务 2020年22期

文/国网福建省电力有限公司翁非

国网电网有限公司重视工程档案管理工作，不断探索和强化档案信息管理系统对工程档案同步归档的支撑和促进作用，开发了工程档案外网系统，国网福建省电力有限公司（以下简称福建公司）先行先试，以问题为导向，通过研究与实践优化工程档案外网系统功能，提升了归档协作效率，有力支撑了工程档案同步归档管理，取得良好的效果。

一、影响工程项目同步归档的主要问题

（一）归档不及时。1.管理方面。在工程建设中，归档工作常处于从属地位，难以有效融入项目建设流程中，做到文件形成即同步归档，导致实体档案收集、整理不及时。2.技术方面。现场档案人员一般不具备公司内网（指企业内部广域网或局域网）环境，难以实时整理电子档案，造成归档滞后。

图1 电网工程项目归档工作组织示意图

（二）归档不完整。1.管理方面。项目归档过程包括项目前期、工程前期、工程建设、竣工投产等阶段，涉及多个部门和多个参建单位，组织协调工作量大，导致归档完整性难以保障。2.技术方面。档案人员对每个项目实际情况不够明确，归档文件的范围不够清晰明了，导致档案人员日常跟踪收集归档针对性不强，归档工作处于被动地位。

（三）整理不规范。1.管理方面。由于参建单位多、项目建设周期长、人员变动大，建设单位提出的归档整理要求难以落实到位，造成各参建单位档案的整理质量不一，出现返工重新整理等额外工作量。2.技术方面。档案整理要求多而细，难以通过几次培训完整掌握。同时在归档整理过程中常有一些需要特别指导的情况。

二、同步归档对档案信息管理系统提出的要求

针对以上问题，福建公司在项目管理层面建立同步归档工作机制的同时，在技术层面开展档案信息系统功能优化研究，以实现对工程项目同步归档的有力支撑。

（一）归档及时性要求能实时整理归档。工程项目归档工作涉及多个参建单位多个岗位间的协作，以电网工程为例，包含建设单位档案人员和各参建单位公司级档案人员、质量技术人员、项目部档案人员，电网工程项目归档工作组织详见“图1”。各参建单位除了项目部档案整理人员外，还设置公司级档案人员负责检查和指导，质量技术人员负责审查归档文件的准确性。由于公司工程档案最终存储在信息内网系统，而各参建单位项目部档案人员在施工现场收集整理档案，因此必须具备在互联网环境下实时整理归档功能才能将归档工作作为工程项目的一个工序，融入项目建设流程中，实现同步归档。

（二）归档完整性要求能实时进行档案著录信息的交互。在归档过程中，项目基本情况和应归档内容必须能实时传递给各参建单位项目部档案人员，项目部档案人员根据项目进展情况收集归档，同时参建单位公司级档案人员、质量技术人员等监督指导人员能够实时检查已归档的档案著录信息，才能变被动接收档案为主动跟踪收集，实现完整归档。

（三）归档规范性要求能实时进行档案整理情况的交互。一方面，建设单位档案人员、各参建单位公司级档案人员和质量技术人员可以通过系统随时检查归档整理情况，包括归档及时性、整理的规范性、归档文件准确性等，发现问题及时通知整改，整改情况及时反馈；另一方面，各参建单位项目部档案人员在整理过程中发现的问题能及时提出，并得到有效指导。

三、档案信息管理系统在支撑同步归档方面的不足

（一）在线归档方式，不能满足及时性要求。档案信息系统建设初期，工程档案主要采用在线归档方式，各参建单位档案整理人员通过内网集中整理档案，档案接收者在线核查和接收。在线归档方式规范了著录和编目格式，促进了档案整理的规范性，提升了归档工作效率。不足之处，对于没有信息内网环境的档案人员，收集到的文件材料不能在档案信息系统中实时整理归档，可能导致归档不及时。

（二）离线归档方式，不能满足完整性和规范性要求。为实现工程项目档案及时整理归档，国家电网有限公司开发了离线归档系统，可将内网中的项目信息和档案目录信息导出形成数据包，通过安全U盘人工传递，在单机环境下导入数据包，进行档案著录、整理、挂接电子文件等操作。整理完成后，再导出为数据包，在信息内网系统中导入目录信息和原文信息，档案接收者在信息内网进行核查和接收，离线归档方式详见“图2”。不足之处，一是项目档案信息主要由互联网向信息内网单向传递，难以进行档案著录信息双向交互；二是数据导出导入过程较繁琐，一般在档案归档结束后一次性导入，建设单位档案管理人员难以实时在线检查归档情况、指导归档工作，难以进行档案整理情况的交互。

图2 离线归档方式示意图

图3 外网归档方式示意图

四、外网归档方式的工作原理

在分析以上两种归档方式优缺点的基础上，国家电网有限公司开展了外网归档方式的研究和实践。

（一）物理结构。在信息内网和互联网之间增加信息外网区域，在该区域部署工程档案外网系统。在信息内网外网边界部署安全隔离设备，在互联网边界部署防火墙。为确保档案信息安全，工程档案外网系统不存储任何档案目录数据和原文数据，外网归档方式详见“图3”。

（二）工作流程。依据PDCA（P计划、D设计、C执行、A检查）管理模式开展工程档案同步归档工作。1.项目定义。建设单位的档案人员在信息内网建立项目信息、配置该项目对应的参建单位信息以及相关档案人员信息。2.项目设计。建设单位档案人员可组织各参建单位档案人员依据项目实际情况定制归档范围，根据规范要求明确案卷目录，导入档案信息管理系统中。3.项目执行。各参建单位档案人员可在信息内网开展该项目档案整理，也可通过互联网登录工程档案外网系统著录目录信息及挂接原文信息。在整理过程中遇到问题可实时提出，由监督指导人员进行解答。4.项目检查。建设单位档案人员、参建单位档案人员和质量技术人员可实时查看项目归档情况，对发现的问题及时通过信息交互功能发送给各参建单位项目部档案人员，项目部档案人员整改后通过信息交互功能进行反馈，同时修正项目执行过程中的误差，形成闭环。

五、工程档案外网系统对同步归档的技术支撑

工程档案外网系统实现了内网和互联网之间安全便捷的信息交互，对工程档案同步归档的及时性、完整性和规范性起到了有力的支撑作用。

（一）及时性支撑。在具备互联网环境的情况下，各参建单位档案人员可在项目部及时开展归档文件的收集整理归档工作，实时归档到内网系统，实现每周整理著录本周形成的归档文件，每月集中上传电子文件。将归档落实到周或月的范围内。实时归档功能将归档工作有效融入项目建设流程中，有助于实现及时归档。

（二）完整性支撑。建设单位档案人员在项目建设初期组织各参建单位档案人员明确本项目的归档范围，形成案卷级目录并导入内网系统中，详细的归档范围表包含归档文件名称和归档责任单位，各参建单位项目部档案人员根据归档范围表结合现场施工进度开展收集整理，有利于实现完整收集的目标。归档完整性可以精确到文件级。档案著录信息交互功能将项目归档范围及时传递给项目部档案人员，变被动收集为主动收集，有助于实现完整归档。

（三）规范性支撑。各参建单位的公司级档案人员、质量技术人员可通过内网系统实时发布信息对归档工作提出要求，也可实时检查项目部档案人员整理的档案目录和挂接的电子文件并指出偏差，项目部档案人员可通过工程档案外网系统接收到相关信息，同时也可以回复落实整改情况，或提出问题。通过信息交互，第一时间纠正偏差，在同步归档的同时落实规范整理要求。档案整理情况交互通过即时通信的方式有效弥补了档案整理要求通过统一培训无法传达、执行到位的问题，有助于实现规范归档。