加强基层文书档案的数字化与规范化

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随着时代的发展与进步，档案数字化和管理规范化日益成为档案工作的重点和人民群众的迫切需求。新修订的《档案法》也对档案信息化提出了明确的要求和具体的规定，档案的数字化和规范化已经成为档案工作的重头戏。基层文书档案涉及范围广、利用价值高，理应成为这项工作推进落实的重要领域和改革创新的试验田。做好基层单位文书档案的数字化，既能夯实档案工作的根基，也能切实满足广大公民对档案的利用率和体验度。加强基层单位文书档案的规范化管理，更是确保档案工作服务人民、服务改革发展的应有之义、应负之责。

一、基层文书档案数字化的任务与定位

基层文书档案，是指党政机关、企事业单位、医院学校等的基层单位产生的文书档案，是档案工作的神经末梢，也是最基础、最广泛的档案工作。基层文书档案覆盖范围广、涉及内容多、管理难度大，又与社会发展和公民利益息息相关。因此，做好基层文书档案的数字化，既是适应时代发展需要的必要之举，又是满足公民需求的切实回应，必须要认清其任务与定位，实现三个方面的转变。

一是突破安全保密限制，完成从实体档案向信息资源的转变，满足管理所需。传统档案多半是纸、磁带、光盘等有形载体，而数字化档案将摆脱载体的限制，将档案刊载的信息扩大到网络中，更好地适应时代要求与现代人获取信息的习惯。同时，数字信息的管理也更加便捷透明，便于管理，可以解决纸质档案管理方式存在的许多弊端，如损坏或丢失等。

二是突破时间空间限制，完成从固定向移动转变，满足服务必需。馆藏档案受限于时间和地点，属于“静态”，而数字化档案则打破时间和空间的限制，让档案所承载的信息成为“动态”。应用先进科学的存储数字化技术，构建档案信息数字资源，可以兼顾资料与文件、视频与语音、图像与图形等更多形式，很好地提高基层文书档案信息资源的共享性与可利用性，多渠道满足社会和公民对档案的使用需求。

三是突破书面手续限制，完成有限向无限转变，满足群众急需。基层文书档案内容繁杂、涉及面广，关系到的受众群体广博，传统的档案查阅方式无法突破档案与查阅人“一对一”“面对面”的难题。但将档案数字化后，有限的档案就可以面对无限的需求。同时，日常的统计检索、审批登记、查询打印等档案工作也将大大缩减时间，使基层文书档案管理效率显著提高，尤其对行动不便的特殊人群，以及在受疫情影响的特殊时期，其优势将更加明显。

二、基层文书档案数字化的管理与规范

一是加强制度建设。有别于传统档案的管理制度，数字化档案的管理需要对原有的管理制度做出调整，进一步明确归档制度、加强保管制度、落实借阅制度等。其中安全制度建设和共享制度建设，是基层文书档案数字化后必须重视和亟需解决的两项核心制度。构建数字化安全制度。一方面采取重要信息备份、加密等技术手段，避免信息数据流失与泄漏；另一方面，不断改进档案管理工作方法，对核心重要档案、涉及个人隐私的档案、不适宜公开的档案等，需要进行严密的网上监控，通过设置管控权限分级，做好查阅审批。此外，对于涉密档案资料的发布和查阅，需要严格把关，严守保密制度，不得擅自将涉密内容发布到网上，避免出现网上失泄密等违规行为。

构建数字信息共享制度。要注意建立基层文书档案的纵向管理和横向交流制度。在纵向上，上下级之间要建立彼此兼容、沟通顺畅的文书档案共享制度，以便于上级文电的下达和下级档案的上传，减少不必要的档案管理环节，提升档案管理效率。横向上，探索尝试与相关单位或合作对象间的数字化档案合作交流，便于更加直观便捷的展现单位历史沿革和对外文化宣传。

二是加强队伍建设。基层文书档案的管理使用目前还主要依赖人力，遇有任务往往采取的是人海战术，档案数字化后，将减少对“人数”的依赖，需要建设一支“少而精”的队伍。需要具备业务技能与专业知识。全面掌握档案专业知识，如档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识和基本技能。培养多元化的知识结构。通过多种形式的培训和教育，使其熟悉计算机、互联网、大数据、云计算等各项软硬件设备设施以及技术，提高文书档案管理人员的整体素质和探索性、积极性，确保基层文书档案管理水平的提升。

三、基层文书档案数字化的创新与发展

新修订的《档案法》在许多方面提出了档案工作创新发展的新要求，档案工作信息化水平相对滞后于整个社会的信息化水平的局面将得到有效化解。基层文书档案数字化的创新和发展必将成为下一步贯彻落实新《档案法》的重要任务，必将是回应社会各界呼吁，提升档案信息化水平的重点。

一要提升“大数据”素养。随着信息技术的飞速发展，数字形式的档案资源呈现爆炸式增长的趋势，尤其是大数据的兴起，以“最多跑一次”“一网通办”等为代表的电子政务服务的快速发展，要求档案工作实现全面数字化转型。这就要求基层文书档案工作者要顺应时代需要，提高大数据素养。在学懂弄通的前提下，还要运用大数据思维积极参与到电子政务中去，以基层文书档案的数字化，破解档案信息化建设的难题，满足社会需要，回应民众呼声。

二要树立“大服务”格局。新《档案法》关于鼓励档案馆开展文化教育服务的规定，既反映了推进文化强国建设、增强文化自信的重要性，也体现了公民对精神文化生活的客观需求。档案作为人类一切文化的“母资源”，不能缺席这场文化“盛宴”。基层档案工作者要在数字化的进程中，主动树牢服务意识，由原来的“严阵以待”转变为“主动出击”，以积极主动的服务态度满足群众诉求，成为文化建设活动的重要一份子。

三要坚守“大档案”心态。新《档案法》专门要求建立健全突发事件应对活动的档案收集和利用机制，确立了档案在应对突发事件、进行风险管理中信息支撑的地位。基层文书档案涉及基层单位的方方面面，在疫情防控等特殊状况下，能够为管理决策和民生保障等发挥参谋作用，而档案的数字化无疑会明显提升决策的准确性、时效性。因此，基层文书档案的数字化要有海纳百川、润物无声的“大档案”心态，为基层单位的决策应对、风险管控等提供参考，切实融入到基层事务的方方面面，并发挥出应有的作用。