关于档案信息化推进情况的调研与思考——以中国铁路济南局集团有限公司为例

文·

一直以来，中国铁路济南局集团有限公司党委高度重视档案信息化工作，2008年开始研发档案管理信息系统，2009年推广使用，2016年系统功能拓展升级，实现“存量数字化、增量电子化”，档案收集、整理、保管、利用、编研、指导等业务网上办公，具有传统载体档案数字化、档案资源整合与传输网络化、档案信息服务便捷化等特点。为进一步深入推进档案信息化建设，近期，中国铁路济南局集团有限公司对所属65个单位的档案信息化推进情况进行了全面调研和分析思考。

一、总体情况

中国铁路济南局集团有限公司在具备条件的所属单位全面推广运用档案管理信息系统，并跟进指导，分地区召开推进会，多次进行有针对性地督导。现有45个所属单位应用档案管理信息系统，开展了数字化工作，占69.23%。有的单位办公室主任亲自协调解决相关问题，积极推进工作。特别是专门配备数字化设备，保证工作落实。多数单位能够应用档案管理信息系统对电子档案管理，并按照重要、常用、急用、永久及长期的顺序，对室藏纸质和其他载体各门类档案进行数字化转换及归档，建立室藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库。

目前，已初步建立档案信息共享机制，将档案信息的科学管理及利用整合在统一平台，实现档案信息快速、准确查询。信息化对档案管理规范化、提高工作效率发挥了重要作用。比如，原来查阅人事令一般需40分钟左右，现在基本实现秒查。档案利用的查全率、查准率较以往也有明显提升。档案管理信息系统目录中心拓展了检查指导时空，成为促进档案管理规范化的“助推器”和“第三只眼”。特别是在新冠肺炎疫情期间，档案业务检查指导不但没受影响，反而借助档案管理信息系统提高了督导效率与质量。各考核业务量直接从系统导出，“工作可追溯、考核有依据”，让考核在阳光下进行，增加了考核结果的公平公正。由此带来学习业务氛围趋于浓厚，各单位档案人员积极学习业务，加强沟通，主动向业务主管部门或兄弟单位咨询，帮助新档案人员解决问题。各单位之间互相帮助，热心分享经验。

二、存在问题

（一）档案信息化工作投入精力不足

中国铁路济南局集团有限公司所属65个单位只有两个单位档案人员是专职，其它单位档案人员都是兼职且兼职较多，一般兼职3项工作。档案人员忙于日常工作，对档案管理工作，特别是档案管理信息系统应用投入时间不够，不能做到电子文件按时归档，照片档案等不能及时应用系统管理。同时，档案管理工作一般不是紧急的，在兼职较多、时间精力有限情况下，档案人员先做紧急的其它兼职工作，档案管理工作除查阅档案外，一般每周最多有一天时间专门落实，因此少数单位电子档案只有目录级管理，未进行电子文件归档管理。另外，档案数字化工作因工作量大，占用时间较多，档案人员没时间落实。数字化人员一般是以干代培形式的临时人员，许多单位因无相关人员，数字化工作未开展或停滞。

（二）档案人员专业素质还需提高

档案人员兼职较多，忙于日常工作落实，基本没时间学业务。许多单位档案人员因未认真学习档案管理信息系统应用说明、数字化工作流程等，在工作中遇到问题时无法解决，影响工作质量与效率。如电子公文流转完成后及数字化档案上传系统后未进行系统内归档管理。许多单位对重大活动声像档案（照片、视频等）未利用系统管理。个别单位对电子档案的保管期限、案卷或文件题名等著录不准确、不规范。还有不少档案人员遇到问题因缺少主动沟通，致使问题得不到解决，工作推进受到影响。比如，遇到人员、设备等问题未向单位领导汇报；遇到系统使用等专业问题未及时向业务主管部门咨询或反馈。档案人员畏难、消极等待思想严重。

（三）档案信息化工作推进不平衡

运输业33个单位都在推进，总体质量比较好，管理规范，历年文书、会计、照片档案等基本都应用档案管理信息系统，推进很好的单位占21%。非运输业19个单位（含3个新建单位）中11个单位在推进，系统应用不全面，管理基本规范，主要对近年文书档案应用系统管理，推进比较好的单位占16%。合资公司、指挥部5个单位中只有胶济客专应用系统和开展数字化。其它单位8个因单位撤并、新建等原因未开展此项工作。

三、提升方向

（一）提高重视程度，扎实有效推进

中国铁路济南局集团有限公司要进一步重视档案信息化建设，加强统筹规划，更好地推进档案信息化工作。一是使档案人员合理兼职，保证档案管理工作时间，特别是开展信息化工作的时间，确保各门类各载体电子档案及时规范管理。二是切实把室藏档案数字化工作列入本单位重点工作整体规划，制定完善本单位《室藏档案数字化实施方案》，尽快落实人员设备，确保数字化工作有效推进。三是档案人员要主动汇报沟通，确保及时解决推进中的问题。

（二）健全规范制度，强化培训效果

要坚持问题导向，采取有效措施，制定完善相应管理制度，细化优化培训内容。一是责任心培育是前提，有了责任心才能调动主观能动性。责任心培育需要在常态化“持续抓、抓持续”上下功夫，贯穿于日常工作中。二是规章制度管理是基础，解决“怎么干”的问题，规章制度管理需要在“实用、实效”上下功夫，针对问题完善制度标准等。工作中明确负责人员、分工、标准和考核等，不能流于形式，特别是把物质激励与精神激励有机结合，把培训与收入分配、职称评定、评先树优紧密结合，调动学业务的积极性，形成比学赶帮超的良好氛围。三是培训是关键，解决“会不会干”的问题，这也是改变现状的当务之急。培训需要在“真培、真学、真考”上下功夫。根据存在问题，细化完善培训内容，使之具有针对性和可操作性。可举办档案信息化专题培训班，答疑释惑，进一步明确和规范制度办法、系统操作标准、流程及电子档案管理等，并选择工作开展推进好的单位介绍经验，做好经验分享。

（三）抓好过程管控，提升数据质量

在增强档案保密意识，加强数字化人员和系统管理，确保档案信息安全基础上进一步提高数据质量。根据各单位共性和个别突出问题，进一步完善系统校验功能，把好数据入库关。通过系统程序全检和人工抽检相结合的方法，完善对数据质量的把控。通过校核明确指出对应字段的错误，使整改更有针对性、便捷性，并通过整改进一步巩固对相应标准的理解掌握。同时建立问题库，各单位档案人员分享经验，避免问题发生。在抽验中发现问题，通过系统整改申报等追溯相关单位人员责任，确保质量全过程实时可控。

（四）加强监督指导，抓实问题整改

中国铁路济南局集团有限公司档案馆利用多种形式加强指导，明确了信息化工作联系电话和在线业务指导方式。强调各单位信息化工作推进情况纳入年度档案管理重点考核内容，以扎实推动信息化工作开展。加强指导，可以帮助解决实际问题，推动工作落实。检查考核，是管理手段和保障，解决的是“有没有按要求干”“不按要求干怎么办”的问题，推动专业管理形成闭环、取得实效。抓得紧、考核到位，就能树立导向、形成习惯，这需要在“提素质、盯问题、抓整改”上下功夫。重点做到“三个结合”：一是全面查与重点查相结合。既要全面监督检查，更要突出重点单位，特别是新建单位、撤并单位、指挥部和未开展信息化工作的单位，提高监督检查的针对性和实效性。二是发现问题与解决问题相结合。不检查、不通报、不考核，好的制度在执行过程中变了样。加大监督指导力度，与年度单位经营业绩挂钩，与个人职称关联，以此激发和调动积极性，将抵触心理变为接受和欢迎。定期考核、定期通报，对优秀的单位提出表扬，对落实单位提出整改要求。三是考核后整改闭环。考核不是工作的结束，应对落后单位提出整改要求，指导完成整改。通过考核促进落实后单位的改进，才是考核的目的。