大数据时代档案管理创新路径分析

文·

近年来，大数据在各行各业崭露头脚，并发挥出巨大优势。大数据为我们的工作、生活带来了便利，同时也对每一个行业和业务职能领域带来了剧烈的冲击。随着大数据时代的纵深发展，以大数据理念开展档案数字化管理工作，推动档案工作从传统管理模式走向“互联网+”档案数据管理模式势在必行。大数据时代，档案管理工作如何开展，如何创新，前方的路该怎么走，是我们当前亟待思考的问题。

一、大数据时代需要面对的挑战

（一）对档案社会角色的挑战

2018年10月31日，山东省大数据局挂牌成立，明确了大数据的具体管理者。但“大数据”是个大命题，不是单靠哪一个单位或者部门可以独立承担的，必须各部门通力合作。在大数据时代里，档案部门是继续沿用传统的纸质档案管理方法，延续你来我查的单一被动服务模式，还是更好地契合时代的步伐，让越来越多的传统档案管理走向科技含金量更高的“大数据”数字化管理，尽快实现从“管档案”到“管数据”转变，加快新旧动能转换，降低因因循守旧而被边缘化的危机感，担负起做好大数据档案收、管、用的责任，需要档案管理者正确审视定位。

（二）对档案资源建设的挑战

大数据时代，海量的数据使得档案数据资源建设的难度大大增加。一方面，数据来源渠道途径广泛，机关团体、企事业单位、社会组织和个人都是数据的生产者，每个个体日常工作生活中产生的信息记录都可以组成一个个特殊的小型档案库。同时，每个个体也都有可能通过网络平台将档案信息传递、发布和推广，成为数据的开发者[1]。分散在网络环境中的数据可以自由生产、自由管理、自由流通，就使得数据的收集归档变得极为复杂。另一方面，数据资源价值鉴定难度增大。由于大数据是对活动的“全程记录”而非“有用才被记录”，就使得大数据的价值密度较低，而且网络环境中各种数据泥沙俱下、参差不齐、真伪难辨，如何在沙里淘金，做好数据资源价值鉴定，考验着档案工作者的智慧和技能。我们已身处在信息技术高速发展的大数据智能时代，没有大数据思维，只能被时代淘汰。

（三）对档案管理利用工作的挑战

档案管理方面，主要是档案数据安全面临挑战。由于档案数据信息量大，价值密度高，很容易成为网络黑客攻击的目标。因此，大数据时代让档案的安全可靠性面临重大挑战，同时，由于大数据时代提倡个性化服务，为服务对象提供私人定制，就需要获取个人信息，对个人隐私安全也存在隐患。

档案利用方面，主要是融合、分析、挖掘数据和创新服务方式的挑战。大数据时代因为信息海量，同样一件事的档案信息常分散在不同的数据库，如何将大量分散的信息进行融合、分析，并从中挖掘出利用者需要的价值，这是对档案管理者能力提出的挑战。另外，大数据带来了信息服务的大变革。一些网络平台都已实现了依据个人所好定制的个性化服务，受到广大网民的青睐。相比之下，档案信息的服务方式仍局限于简单的应利用者需求而定的被动查档服务，服务产品也品种单一、内容陈旧，无法适应大数据时代人们个性化服务需求的大趋势，这对档案工作的终极目的利用服务工作提出了挑战。

（四）对档案工作人员的挑战

随着信息技术的不断发展，档案工作人员愈来愈体会到自身在思想观念、知识结构和工作技能等方面面临的挑战。在大数据应用下，“互联、互通、共享、便民、安全”的大数据思维已成为时代名词，长期以来，档案管理上强调严肃保密，服务上处于半封闭状态，这都与数据管理要求的前期控制、全程管理、个性化服务相去甚远。档案管理人员急需更新观念，解放思想，与时俱进，跟上时代发展的步伐。在知识结构和工作技能方面，档案工作人员多以档案学、管理学方面的专业人才为主，熟练于传统纸质档案的管理工作，对于现代信息技术方面的知识较为欠缺，工作技能明显不足，这已成为当前档案工作人员创新发展的瓶颈。如何提高档案工作人员挖掘数据、管理数据、统计数据、分析数据的综合能力，使自己成为档案“软知识”和“硬数据”的综合技能型人才，这对档案工作人员的能力提升提出了挑战。

二、积极迎接挑战，寻求自身发展

（一）快速积累，做大档案大数据

现阶段档案信息资源建设主要分为两部分，存量档案数字化和增量档案电子化。实现存量档案数字化和增量档案电子化是落实国家档案信息化战略安排，是适应大数据时代档案工作发展的需要。存量数字化已经开展了很长一段时间，积累了比较成熟的经验，增量电子化是当前我们需要攻克的重点。在收集范围上，由于大数据时代带来了跨界融合，除了数字化档案和公务活动中的电子文件外，网站数据、社交媒体数据、个人日志等网络数据也逐渐被纳入档案数据的范畴[2]。档案部门应尽快从狭义档案资源观向“大档案观”转变，扩展档案的归档范围，深入分析如何在庞大的网络环境中主动地获取更多更全面的数据。另外，增量电子化的技术要求比存量档案复杂得多，在保证电子档案真实完整、可靠可用上都需要使用更多的技术手段，这需要档案行政管理部门在较高起点上进行顶层设计、统一规划和全面指导。要不断完善增量电子化的标准制定和档案信息管理系统的研发升级；要充分利用现代技术手段实现档案资源建设的智能化，提高工作效率，做大档案大数据。

（二）加快档案信息资源共享的步伐

档案信息资源共享一直进展缓慢。近年来，档案数字化建设为档案信息资源共享奠下基础，下一步如何搭建平台，尽快打通各系统和各部门档案之间的壁垒，实现不同领域不同地域档案资源数据整合，促进数据流转，丰富档案信息；如何有效链接存量数字化档案和增量电子档案的数据信息，都是当前加快档案信息资源共享进程的重要任务。为实现最大限度的资源共享，将来我们还可以建立云档案系统，将所有开放的档案信息资源存储其中[1]，这样既可以缩减档案存储管理的成本，又可以使档案利用打破时空的限制，真正体现在大数据环境中多种多样档案信息资源的社会共享。

（三）突出个性化，全面提高档案服务质量

大数据时代智能化的挖掘技术和检索技术为档案服务提供了前所未有的便利条件。充分利用好档案室藏数据，全面提高档案服务质量是档案工作的目标所在。首先，要从个性化上寻求突破。可以通过收集、分析、挖掘利用者数据，针对每一位利用者的查档习惯、查档内容，为其量身定制档案服务，最大限度地满足每一位利用者的个性化需求。其次，要提升档案服务产品的质量和时效。大数据的实时采集相当于为我们储备了新鲜的食材，智能检索分析相当于为我们提供了高效的加工设备，就看档案工作人员如何去烹饪。我们要做的就是根据利用者的喜好，用最快的速度加工出最鲜美的产品，第一时间提供到利用者手里。这个过程中速度和质量是关键。既快又好才能满足利用者的需求，赢得大众的认同。

（四）提高档案工作者的整体素质

档案工作者不仅要不断更新档案业务知识和专业技能，还要系统地学习信息处理、数据分析等方面的知识，努力掌握现代化的科技手段和管理技术，同时要广泛涉猎网络文化、用户分析等各方面的相关知识。档案行政管理部门要更多地创造机会加强对档案工作者的教育培训，拓宽其眼界格局，优化其知识结构，提高其整体素质。还要不拘一格广揽人才，加快信息技术、数据分析等方面人才的引进，汇聚各界精英，以时不我待的紧迫感在时代的浪潮中抓住机遇迎接挑战，努力开创档案事业发展的新局面。