高校档案信息化管理工作改革与创新要点

刘亦齐

摘 要：在互联网快速发展的背景下，高校档案管理也不断朝着信息化的方向转变。在高校管理工作中，档案管理是重要的工作内容之一，而档案信息化管理要求更高，其涉及体制、人力、资金、安全等多个方面，加之成本较高，一定程度上会增加高校档案管理革新的难度。本文主要探讨当前高校如何科学有效的进行档案信息化管理的改革与创新，希望能为相关人员提供一些参考。

关键词：高校;档案管理;信息化;改革与创新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.083

档案管理是高校管理体系中重要的组成部分，由于高校涉及的单位人员信息、组织活动信息、相关的社会及国家信息较多，且这些信息较繁杂，一定程度上会增加档案管理的难度。如果高校仍然保留传统的档案管理模式，进行人工填写档案记录建档、纸质存档，会带来诸多不便，如手工填写会存在错误、字迹不清等情况;纸质存档不利于长时间保存，且在存量较大时会占用较大的空间，不利于后续的查阅和使用等，并不能够满足当前高校发展的需求。因此，高校急需要转变档案管理模式，借助现代信息技术，进行档案信息化管理的改革与创新，这是高校顺应时代发展的必然要求。

1 档案信息化管理的重要意义

档案信息化管理指的是在国家档案管理部门统一规划和指导下，充分利用現代信息技术开展档案管理活动，换而言之，就是利用信息技术将档案信息进行数字化的转化，并实现网络化的管理和电子化的检索，从而促使档案管理工作朝着标准化、数字化的方向发展。对于高校而言，通过实现档案信息化管理，不仅是档案工作创新的重要体现，也是高校顺应时代发展的必然要求，尤其是高校中所涉及的档案信息较多，通过档案信息化管理，有利于统一进行档案的管控，有利于提高档案管理工作的安全性，也有利于提高档案的利用效率，进而满足高校实际发展的需求。

2 高校档案信息化管理面临难题

1）管理理念较落后。随着互联网的快速发展，大数据、云计算等技术的出现，极大地改变了人们的生活方式，同样也对高校档案管理工作造成了冲击，许多高校借助互联网技术的优势，纷纷进行了档案信息化管理。但是仍然有部分高校对档案信息化管理缺乏正确的认识，仍然保留传统的管理理念，不仅不重视档案管理工作的开展，而且也对档案信息化管理的投入较少，使得档案信息化管理工作难以顺利开展。同时，虽然有的高校实施了档案信息化管理，但是只是流于形式，更多还是将眼光着眼于教学质量提升上，虽然这样无可厚非，但是忽视了档案信息化管理的重要作用，也未将档案管理工作与学校健康长远发展紧密联系，因此导致档案管理工作的成效并不明显。另外，由于互联网是一把双刃剑，网络带来便利性的同时，也出现许多网络诈骗等事件，以至于人们对于互联网保持着质疑和警惕的心理，因此虽然高校信息化档案管理具有较多的好处，但是从思想上还是会有许多人认为纸质档案更加安全可靠，这样的偏见也会阻碍高校档案信息化管理的进一步推进。

2）信息化水平较低。虽然高校档案信息化体系具有诸多好处，且许多高校逐渐实行了档案数字化管理，但是档案管理的信息化水平较低，主要表现在这几个方面：一是档案信息化方式不成熟，存在各类档案收集不完整的情况，加之重视程度较低，往往会将归档工作放在其他工作之后，以至于归档工作较随意，进而出现档案遗漏、信息不完整等情况;二是档案管理人员的档案管理方法较落后，对于档案的管理，仅停留档案的收集和归档保管上，，虽然许多高校普及运用了电子计算机进行了电脑档案的管理，但是档案管理人员并不重视档案的有效利用，难以真正地实现信息化的档案管理模式;三是档案信息化基础较薄弱，虽然目前许多高校实行了归档“双轨制”，即纸质档案和电子档案并行归档，但是信息化档案管理既要有计算机、扫描仪、网络等硬件支撑，也要有平台、安全防护等软件支撑，然而许多高校档案信息化设备建设较落后，资金投入力度较小，并不能配备完善的信息化设备，以至于电子档案信息化管理存在诸多漏洞，也不利于档案管理信息化的推进。

3）专业人才缺失。档案管理人才欠缺也是导致高校档案信息化管理难以有效推进的重要因素之一，虽然目前许多高校开设了档案管理这一专业，重点进行档案管理人才的培养，但实际上从事档案管理工作的人少之又少。一方面是因为档案管理工作的重视程度较低，在用人指标上也就比较少;另一方面是高校在引进档案管理人员时，往往会因为“裙带关系”等因素设置档案管理岗位，也不重视档案管理知识、计算机、网络技术等综合知识的培养，导致档案管理专业性不强，人才队伍建设较落后。

3 高校档案信息化管理改革与创新的策略

1）构建“互联网+档案”的管理模式。新时期高校档案信息化管理的改革与创新，首先需要转变以往落后的管理理念，充分重视档案管理工作的开展，并形成现代化的信息化管理观念，加强档案信息化管理的建设。当然，档案信息化建设并不是一蹴而成的，需要长期维护、更新，所以高校需要加大投入力度，充分利用互联网先进技术，并保持与国家档案管理部门规范相统一的基础上，构建出“互联网+档案”的管理模式，以此实现信息保存向信息发布、信息共享的方向转变。比如，某高校借助互联网技术，搭建了“档案直通车”“学信查询”等数据平台，实现了档案的共享。另外，在构建“互联网+档案”的管理模式时，也要注重档案信息安全措施的落实，尤其是在信息化时代，网络信息真假难辨，所以需要高校加强档案信息化系统的安全防护，应完善信息化基础设施，包括硬件和软件，以此保护档案信息安全，避免出现档案信息泄露的情况。

2）进一步完善档案管理制度。高校在推进档案信息化的进程中，完善的档案管理制度是必要的先决条件，因此高校还需要进一步加强档案管理制度的完善。首先，高校领导层要高度重视档案信息化工作的开展，顺应时代发展的变化，转变管理理念，以此建立起档案信息化管理制度，确保档案信息化工作顺利进行。其次，将管理规格拔高，包括档案收集、整理、归档及利用等多个工作环节，应在档案管理制度中明确规定各个工作环节的流程，并利用信息化手段开展档案工作，以此提高档案工作的效率。最后，加快纸质档案向电子档案的过渡，以数字档案管理与利用为着力点，加强档案的收集与管理，并将约束机制、管理指标含括于管理制度中，以此提升档案信息化管理的规范性和标准性。与此同时，高校也要充分利用大数据、云计算等技术构建档案数据平台，并实现跨系统、跨组织的档案信息协同管理，从而全面提升档案信息资源的建设水平。

3）加强档案管理队伍的建设。档案信息化管理工作对档案管理人员的要求较高，高校要想高效开展档案信息化管理工作，还需要重视档案管理队伍的建设。首先，应适当提高档案管理岗位的门槛，积极引入高端人才，并构建科学的薪酬体系和合理的人才培养机制，以此提高档案管理的重视程度，促使档案信息化工作的顺利开展。其次，高校要重视对现有档案管理人员的培训，定期组织档案管理人员进行知识与技能的培训，既要进行档案管理知识的培训，也要重视网络技术运用、信息系统操作等多方面的能力培训，以此培养出专业的综合型人才，进而提高高校档案信息化管理的水平。

4 结语

高校推进档案信息化管理是顺应时代发展的必然要求，高校及时进行管理观念的转变，借助信息化手段逐步推进档案信息化工作的高效开展，与此同时也要做好档案信息安全管理工作，从而提升档案管理的水平与质量，进而更好地为高校发展提供信息服务。

参考文献

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[2]李雪花.大数据背景下高校档案管理信息化建设思考[J].兰台内外，2019（35）：14-15.