互联网背景下政府档案管理研究

宋生杰

摘 要：本文以互联网背景下政府档案管理为分析对象，首先概述互联网视角下政府档案管理内容，接着分析了互联网视角下政府档案管理存在的问题，接着阐述了互联网视角下政府档案管理存在问题的原因，最后论述了互联网视角下政府档案管理措施，以便提高互联网背景下政府档案管理质量，为民众提供优质的服务。

关键词：互联网;政府;档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.080

1 互联网视域下政府档案管理的概述

政府档案管理主要是指在政府日常管理活动中产生，同时具有保存价值的文字、图片等文件资料信息。一般而言，政府部门档案内容包含有文书档案、技术档案、财务档案、人事档案、电子档案等等多种不同类型。与此同时，政府部门档案具有以下几方面特点。

第一，类型多样。目前，我国正在大力构建服务型政府，服务型政府为民众提供各种各样的服务，产生各种不同类型档案资料，因此政府档案管理类型多种多样。第二，档案管理作用扩大。在政府各项管理活动中，档案真实记录着政府的各项管理行为，也是政府部门处理事务的重要依据，因此档案管理工作在政府管理活动中具有举足轻重的地位，档案管理作用在不断扩大[1]。第三，档案管理注重安全。政府档案包含有国家政治、经济、文化等各方面内容，具有一定机密性，一些档案不得对外公开，因此政府档案管理非常注重安全。

2 互联网视域下政府档案管理存在的问题

第一，档案管理方式落后。目前，我国政府依旧采用纸质档案管理方式。例如，当一个文件需要归档时，档案管理部门通常会按照程序将其存放在文件夹中，缺乏电子档案。由于政府日常工作非常多，产生众多文件档案，这些档案需要人工逐份打印，需要消耗大量打印纸张，存在纸张浪费的现象。与此同时，管理人员习惯于通过个人经验开展档案管理工作，并没有严格按照档案管理流程管理档案，没有做好电子归档，管理具有随意性。长此以往，档案必然存在遗失或者损毁现象，影响到档案管理质量。第二，档案管理安全性较弱。档案是政府部门的重要资产，档案涉及很多政府部门重要信息，其中包含有许多涉密信息，因此保证档案资源安全非常重要。目前，越来越多政府部门将互联网与档案管理相结合，通过互联网开展档案管理工作。虽然互联网为档案管理带来了巨大便利，但是互联网也给政府档案管理里带来安全威胁。例如，互联网上的各种病毒会入侵政府电脑，导致机密档案文件泄露[2]。与此同时，一些网络黑客常常以政府文件作为攻击对象，有组织、有计划的攻击政府网站，窃取政府档案，导致档案文件泄露，影响档案管理安全。除此之外，一些政府工作人员没有树立档案安全意识，在工作中缺乏保密性和安全性意识，工作中常常疏忽大意，导致档案管理缺乏安全性。第三，档案管理缺乏服务性。当前，政府部门档案管理仅仅停留在档案资料保存方面，并没有充分认识到档案管理服务性，没有真正挖掘档案管理利用价值。在现实生活中，档案管理早已突破传统管理界线，档案管理更多是为社会经济发展提供服务，通过互联网数据挖掘技术可以收集档案所包含的各项信息，为社会经济发展作出贡献。为此，政府部门在档案管理时需要突破原有思维局限，需要突出档案服务性，使档案资料服务于社会经济发展。

3 互联网视域下政府档案管理存在问题的原因

第一，缺乏互联网管理思维。互联网给社会经济带来了诸多变化，互联网所衍生出来的数据分析技术更是为社会经济发展作出了杰出贡献。但是，一些政府管理者并没有认识到互联网在档案管理中的重要作用，没有树立互联网发展战略思想，机械认为档案管理工作只是简单收集整理档案，没有认识到互联网数据分析技术可以挖掘档案背后所隐藏的数据价值，导致大量档案丢弃在档案馆中，没有发挥出其应有的作用，最终影响档案管理工作质量。第二，片面认知档案管理安全性。当前，一些政府部门认为纸质档案是最为安全的档案保管方式，没有看到电子档案保管的益处，忽视了纸质档案保管条件非常苛刻，纸质档案可能会出现病虫害或者火灾等因素影响，导致纸质档案永久性毁灭。在一些领导看来，电子档案与互联网连接在一起，为黑客窃取档案提供便利，因此机械地认为互联网必然会导致档案资料丢失。虽然互联网上存在黑客盗取档案案例，但是如果加强安全系数保护完全可以避免此类事件发生。例如，通过提供身份验证、权限管理等现代信息技术可以极大提升档案保管安全性。第三，缺乏健全档案网络管理平台。目前，很多政府部门并没有设置专业档案管理网络平台，没有开发专业档案管理系统软件。由于政府部门对档案管理重视程度不够，因此档案管理经费严重不足，直接影响档案管理平台建设质量。与此同时，由于经费不足，档案管理的各项硬件设施投入也不足，导致档案管理只能停留在传统管理层面，并没有加强档案管理信息化程度。第四，档案管理人才培养滞后。档案管理离不开优质人才支撑，但是政府部门不重视档案管理工作，更不重视档案管理人才培养，政府部门内部沒有开展任何档案管理培训。与此同时，现有档案管理人才并不具备信息化时代档案管理的能力，缺乏专业知识理论储备，并不懂得如何通过计算机技术开展档案管理工作，同时也不知晓如何保护档案数据，最终影响政府部门档案资料管理质量。

4 互联网视域下政府档案管理的措施

第一，创新档案管理理念。为了提升政府部门档案管理质量，政府部门需要树立档案服务意识。为此，政府管理者需要重视档案管理，将档案管理工作作为政府管理工作中的重要一环，完善互联网背景下档案管理制度，细化档案管理流程，提升档案管理人员素质，建立起与档案管理相协调的管理系统，通过信息技术提升档案管理质量[3]。与此同时，档案管理人员还必须树立起服务意识，转变消极服务态度，树立积极服务意识，不断学习新技能和新知识，适应互联网背景下档案管理的新需求。第二，建立健全电子档案规范。为了提高政府部门档案管理的信息化和电子化，政府部门需要建立起完善的档案管理规范。为此，我国政府部门需要加强电子档案立法，结合政府部门工作实际规范各项电子档案管理制度，适应信息化和电子化发展潮流，同时把控好电子档案的风险。与此同时，我国政府还需要出台电子档案规范配套细则，明确规定电子档案管理的各项内容。第三，不断完善档案管理硬件和软件设施。为了提升硬件设施配置，政府部门需要加大资金投入，改善档案管理硬件设施配置落后状况。与此同时，政府部门需要加大软件系统投入，根据自身工作实际研发或者购买软件系统，提升档案管理质量。除此之外，政府部门还需要建立起完善的档案管理安全措施。为此，政府部门需要加强档案信息保护，针对潜在的风险制定应急方案，将风险系数降至最低。第四，培育高素质档案管理人才。为了提升政府部门档案管理质量，政府部门需要加强档案管理人才培养，需要提高档案管理人才职业道德和职业素养，培养档案管理人才的使命感和责任心。与此同时，政府部门还需要加强档案管理人才专业培养，尤其加强档案管理人才信息化素质，使档案管理人员适合信息化档案管理的要求。为此，政府部门需要夯实档案管理人员专业知识，可以通过集中培训或者网上授课等多种不同方式夯实人员专业知识，提高人员服务能力，以便培育出高素质档案管理人才。

5 结语

综上所述，为了提升互联网背景下政府档案管理质量，政府部门需要创新档案管理理念，建立健全电子档案规范，完善档案管理硬件软件设施，培育高素质档案管理人才，以便满足互联网背景下政府档案管理的客观需求，充分挖掘档案背后的价值，为民众提供优质的服务。

参考文献

[1]蒙钰洁.“互联网+”背景下的档案信息资源整合策略[J].兰台内外，2018（08）：7-8.

[2]陈辉.政府信息公开背景下的档案服务探究[J].兰台内外，2018（06）：79-80.

[3]李龙凤.“互联网+档案”新业态的服务方式创新[J].兰台世界，2019（01）：64-67.