机关文书档案电子文件归档管理新模式探讨

李琼

摘 要：在新时代科技在突飞猛进地发展，机关办公也已经实现了电脑自动化、文件电子化。为此，本文立足当今机关办公信息化模式下，综合分析机关文书档案的数据特点和机关文书档案电子文件归档现状及问题;探索提出了机关文书档案中电子文件的归档模式和管理模式，希望可为机关电子文件的归档管理提供一定的参考作用。

关键词：文书档案;电子文件;归档;管理;策略

新时代随着信息技术快速的发展，信息技术也在各个领域都得到了广泛的运用。大数据、云计算以及“互联网+”等技术的发展，对社会各方面都产生了重要的积极的影响。各级各部门机关在实行电子政务办公中自然也会有很多的电子文件，这就让以往的机关文书档案载体形式也产生了变化，大量异构的电子数据也对当今的档案工作带来了很大的挑战。当前要促进机关文书档案电子文件工作发展，就需要创新并采取有效的归档模式以及管理模式，适应新时代档案事业发展需要。

1 目前机关文书档案中电子文件归档现状及问题

1）文件规划管理不足。当前在文书档案电子文件归档管理中，文件规划管理存在不足，系统的开发和运用和实际需求之间具有一定距离。另外，文件格式并未进行清楚的规定，对于文件档案的管理未渗透在电子档案全过程监控中，这就会对电子文件的真实性、完整性、可用性以及可靠性带去消极的影响。

2）电子文件完整性缺乏。这是当前档案电子文件归档管理中的一个重要问题，数字档案的相关副本和内容不完整，这就会对电子文件的归档管理和利用带去消极的影响，无法充分发挥出应有的价值。

3）电子文件管理规范性不足。在电子文件管理中存在规范性不足的问题，对于电子档案资源的命名、整理、存储等环节，并未严格依据标准进行操作，影响了管理等效率和效果。

2 当今机关文书档案中电子文件归档模式探析

1）归档前置。电子文件是基于业务开展中生成的，因此需要对电子文件进行归档。以我所在的县委编办机构编制业务工作开展中产生了各种工作类别的电子文件，我在日常管理中，制定了保管期限处置表以及电子文件分类方案。这就给电子文件档案管理工作提供执行依据，我在平时就可以结合档案管理有关要求，对机构设置、编制核定、登记公式、监督检查、机构改革等方面，需要进行归档的电子文件和中介数据实施收集，并进行相应的整理归档;另外，我还注重全面的记录电子文件从形成到修改的办理过程，利用专用电脑和管理软件提供标准归档接口，一般主要有几种方式：数据管道、中间数据库以及webservice等等。这样的数字档案室系统也被叫作是整合式数字档案室系统，在现阶段相关的电子文件归档模式中，这一模式的效果是相对较为理想的[1]。

2）全面检测电子文件。在電子文件归档之前需要先全面地对电子文件进行检测，包括其完整性、真实性、可靠性以及可用性。电子文件归档前，必须要对电子文件的真实性进行检测、核对，要是纸质文件核对出现信息被改动的情况，就必须比照领导签字件进行合适，直到正确无误方可归档。除此之外，有条件的话，还可以安装目前流行的电子文件归档软件，通过基于元数据的整个过程记录功能，能够对电子文件内容进行检测，看看是不是和元数据记录相同，还能够把归档前业务系统中的电子文件生成MDS码，并将其和档案管理系统接收采集的文件的码实施比较，以此判断电子文件内容是否是真实的。

3）捕获采集。如果没有安装了档案管理系统，那么只有手工采集电子文件档案，存储在专用的档案管理电脑中，一般来讲，按照机关工作惯例，都是档案管理专业人员在年终或次年年初收集过去一年的电子文件，归类整理后，刻制成程光盘进行储存，便于利用观看。如果有条件的机关单位安装有电子文件档案管理系统，就可以实心信息化、自动化接收电子文件和文件的中介数据。档案系统在落实捕获行为的过程中要遵循一个原则，即电子文件全过程管理，完整的获取电子文件整个过程中的文件以及背景信息，除了需要对实体元数据进行捕获，还需要有电子文件的业务行业中介数据，要加强电子文件的前端控制，对文件的各个环节实施有效的管理，提升工作的效率和效果[2]。

3 机关文书档案中电子文件的管理模式创新探索

1）确保电子文件的完整性。在对文书档案电子文件规范管理中，首先就要确保其完整性，这就需要数字档案资源类型、不同类型电子档案或者是数字副本都要是全面、完整的，不缺少东西。另外，相同事由的相关文件和文件组件也要确保齐全，对于档案的核心元数据自然也需要满足这一要求。基于相同事由的电子公文做到完整，才可以保证电子公文相关部分都是完整的，确保所有要素的完整性，为有效的管理奠定基础。

传统档案数字化副本，如，公文处理单、修改稿、附件等，都不能够缺少，在对档案实施数字化时会生成处理环节的背景信息，对此也要确保齐全，并且都保存好，进而确保数字化副本的可靠性，为应用提供保障[3]。要做到这一点，就需要结合相关的要求和标准，全面的捕获相关的信息，比如，存储位置、题名、实体标识符、保管期限、聚合层次、业务状态等等，都要全面保存好，确保完整性。

2）加强管理规范化。对电子档案进行规范管理，通常就是对于电子档案资源实施命名以及整理，就要运用档号或者是有语义信息标识符，这样就可以对相关的电子档案资源进行明确的区分，为其的相关操作提供便利，全面的管理电子档案资源[4]。机关文书电子文件中不像纸质文件那样包含较多内容，比如，修改稿、公文处理单、定稿、附件等，一般只有成品的电子文件，要长时间保存，就需要先对格式进行转换，变成PDF或者是OFD等格式。这样做可以确保档案的真实，防止修改文件和管理过程中产生错误影响到管理的效果。

要确保电子文件资源的规范性，就需要全面的采集元数据，我们都知道数字档案资源是虚拟的，其整个过程都是在计算机中实现的，电子文件包含较多的业务活动，比如，形成、归档、接收等，形成文件的环境并非一成不变，而是不断变化的，在这种情况下，要确保文件的有效性，就需要加强采集元数据，确保电子文件以及档案的证据作用[5]。对于采集工作，需要依据相应的标准规范的进行，注重对档案的相关元数据：特征、内容、背景和形式等继续收集。采集方式一般有自动采集以及手工采集这两种方式。全面规范管理能够更好地确保电子文件的可靠性和规范性。

3）积极改变思想观念，加强电子文件规划管理。针对电子文件缺乏有效的规划管理问题，机关单位就需要结合实际情况对业务、档案管理和办公自动化系统进行开发，有效的设置业务系统归档功能，明确电子文件归档流程以及时间。还需要对文件的归档方面内容进行制定，如，归档的方式、格式、电子文件档案关系系统结构等，提升系统安全性。另外，还需要运用先进的技术手段，加强文件质量控制。要将管理渗透到整个过程的监控中，确保电子文件的可靠性、完整性以及真实性。

4 结束语

综上所述，机关文书档案中电子文件归档、管理，要结合时代发展，采取上述措施可以进一步规范归档以及管理工作，探索有效的归档以及管理方法，确保电子文件的真实性、可靠性、实用性以及完整性，充分发挥出其价值，为提供更优质的档案服务提供保障。

参考文献：

[1]廖志康.机关文书档案电子文件归档管理模式研究[J].城建档案，2019（12）：10-11.

[2]杨祯.电子文件归档和电子档案管理研究[J].城建档案，2019（12）：12-13.

[3]白钰铭.新形势下电子文件档案归档的必要性[J].才智，2016（25）：273-274.

[4]白松艳.办公自动化促进文书档案的收集、归档管理[J].陕西档案，2015（06）：38-39.

[5]洪源清.机关数字档案室建设的实践与思考[J].中国档案，2018（12）：38-39.