新时期高校保密档案管理工作研究

梁菊兰

摘 要：在高校日常运营过程中，档案管理工作是一项非常重要的工作环节，这对于高校的日常管理、工作建设具有基础性价值，档案管理水平的高低直接影响到高校的管理水平高低，而且影响高校未来的发展与建设。因此，我们必须要加强对于高校档案保密工作的重视程度。本文就高校档案管理中保密工作的意义及开展措施进行了探讨和研究，希望能够为相关的技术工作者提供一定的帮助和支持。

关键词：高等院校;档案管理;保密工作;重要意义;开展策略

高校档案管理工作质量对于高校建设和发展而言具有至关重要的意义，因此，相关的档案管理工作者必须要充分认识到自身所肩负的重要责任，严格做好档案保密工作，推进高校档案事业持续健康发展。从我国目前大多数高校的档案工作现状看来，仍然存在着一些问题亟待解决，这在一定程度上影响了档案工作质量和工作效率，我们必须要对其进行优化，并且提出相应的解决策略。

1 高校档案保密工作的重要意义

1.1 高校档案保密是高校科学研究的重要前提

我国高等学校档案管理办法中明确提出，高校档案管理工作是学校的基础性工作，应当纳入学校整体发展规划之中。由此可见，档案管理和档案保密对于科研人员而言具有至关重要的意义，学校必须要在思想上重视起来，将其规划为日常管理工作中的重要组成部分。首先，高校档案保密工作有助于教育体制改革以及相关科研工作的推进，大量的研究和调查表明，很多高校档案涉及众多科研项目，甚至有部分军工方面的内容涉及国家的重要机密，这对于国防建设而言有重要价值，因此，我们要格外重视高校档案保密工作[1]。与此同时，在当前阶段，高等院校是知识传播和知识生产的重要机构，很多教授、研究员等知识分子开展了很多重大项目并把许多重大发现及时记录在档案之中，这为推动学科建设有着非常重要的意义，很多工作内容涉及社会发展的方方面面，包括医学建设、工业建设、公共安全等内容，这些档案资料记录了整个科研的全过程，相关的数据具有非常大的经济价值和学科价值，技术含量是无法估计的。如果不对这些档案加以严格的保密，那么有可能会被别有用心的人所窃取，从而给国家社会带来重大损失，甚至影响到社会稳定与发展，因此，档案管理工作者必须要做好档案的保密工作[2]。

1.2 高校档案保密工作为人才培养提供良好的环境

在高校档案管理工作中，我们不仅仅需要记录相关的科研文献档案，也需要记录学生发展档案。实际上，学生档案是重要的组成部分，档案中的内容记录了学生在学校中的日常表现和学习成绩，里面也包含了教师对学生的生活以及学习状态评价，从这些档案中，我们可以充分了解到学生各个方面的情况，这是人才培养的重要依据。因此，只有加强对这些档案的保密，才能让档案跟随学生的成长而完善，为高校人才的培养打下坚实的基础[3]。

与此同时，高校档案保密是维护档案安全的重要措施。档案安全是高校档案管理工作中的重中之重，相关的档案管理人员必须要不断探索和研究高校档案的保密工作方法，对纸质档案、电子档案等多种类型的档案进行检查和保存，并且及时做好备份工作。如果保密工作出现相关差错，那么后续工作人员在查询相关档案时，将无法找到相关的数据资料，这会在很大程度上影响高校的科研效率和日常管理效率，甚至造成难以估量的损失。

2 加强档案保密工作的措施

2.1 加强库房管理

在高等院校档案管理工作中，必须要通过加强管理来提高档案的保密性，库房管理是各项工作中的基础性工作要素，高校要投入足够的资金和物力，建立高质量档案存储环境，保障库房的配套较为完善，包括监控系统、灭火系统、通风系统等等。档案库房与其他库房不能混用，而是要单独建设，从而用现代化的建设方法构建档案室。即使库房与其他部门的办公室在同一栋大楼之中，学校也要进行适当的隔离安排，将库房妥善安置在最安全最可靠的地方，要加强监控，防止无关人员接近库房。其次，对于档案室的装修，一定要重视选用高质量的材料，做好防潮防火的措施，对于库房的门窗，应当进行加固处理，防止发生盗窃状况。要构建相应的烟雾报警装置，防止失火等问题。最后，要不断健全和完善档案库房管理制度，将具体责任分配到个人，从而增强工作人员的责任感和责任意识，禁止闲杂人等进入[4]。

2.2 构建一支专业化的档案管理人才队伍

21世纪是人才的世界，具体到高校档案管理与保密工作中也是如此，我们必须要积极提高档案管理人员的专业素质，要不断提高档案管理岗位的准入门槛，确保所有工作人员拥有充足的工作经验和专业化的素养。同时，要加强档案管理人员对于自身责任的重要认知，充分了解档案保密工作的重要价值，从而更加积极地投入到其中，以十足工作热情去开展档案管理与保密工作。其次，对于已经入职的工作人员，档案管理部门要加强对他们的培训与提升，培训内容应当是保密工作相关的知识以及日常管理规范。要定期邀请相关的保密专家到学校内部开展讲座，与工作人员开展沟通和交流，通过理论联系實际，加强保密工作的力度。最后，要落实严格的奖励与惩罚机制，对于那些档案保密工作非常良好的人员，应当给予适当的物质与精神奖励;对于那些档案管理工作出现差错的人员，则应当严格追究责任[5]。

2.3 不断健全和完善监督体系

仅仅靠工作人员的自觉性来开展档案保密是远远不够的，为了有效提高高校档案保密工作力度，必须要不断健全和完善监督体系，严格按照规章制度办事，提高工作的有效性，这主要可以从以下几个方面进行考虑：首先，要加强对于档案的调阅管理，任何需要查询和借阅档案的人员，都要事先进行预约并提出申请，只有得到上级的许可，才能够进行档案接触。对于涉密档案，任何普通人员都无权进行查看，必须要经过层层审查和严密的交接，才能够进行查阅。当档案调阅完成之后，要及时归还档案，同时，相关管理人员要及时进行清点和检查，一旦发现档案缺失或者档案泄密状况，要及时向上级报告，并且采取相应的措施进行补救。其次，要构建科学有效的责任制度，对于在工作过程中由于个人主观原因而造成的档案泄密状况，要成立一支专业的调查小组，搞清楚档案泄露的来龙去脉，追究相关人员的责任并且进行严格惩罚。最后，要加大检查力度，组建一支专业的工作小组，定期对档案进行检查与抽查，每隔一段时间都要对档案进行整理，并且对档案管理人员的工作状况进行监督，从而确保档案保密与管理工作的有效性[6]。

总而言之，新时期高校档案保密工作是一项非常重要的内容，这不仅可以维护档案安全，而且也为高校的科学研究与人才培养打下了坚实的基础，相关的档案管理人员仍然需要不断创新工作思路，改善工作方法，加强自身的责任感，从而提高档案保密水平，促进档案管理工作质量的提升。

参考文献

[1]郭志鹏.试论高校档案管理工作中的保密及其利用[J].兰台内外，2019（23）：28-29.

[2]郭志鹏.新时期高校档案管理保密工作研究[J].办公室业务，2019（19）：149+151.

[3]魏卓.高校档案管理中保密工作的特点及建议[J].保密科学技术，2018（06）：58-60.

[4]唐昭春，潘丽娜.浅谈加强高校档案管理中保密工作的重要性[J].办公室业务，2015（01）：51-52.

[5]李高平，丁菲.浅析高校档案管理的保密工作及对策[J].科技经济导刊，2016（03）：166-167.

[6]李莹.高校档案管理工作的保密与安全措施探究[J].现代交际，2020（08）：121+120.