国企档案管理的重要性及有效措施探讨

袁嵘

摘 要 进入21世纪以来，国有企业飞速发展，企业资金投入、人员数量都有了前所未有的提高。这不仅体现了企业壮大后的变革，也给档案管理工作带来了巨大的挑战。与一般的工作不同，国有企业档案管理涉及范围广，数据繁杂多样，伴随现代技术的应用，还需要档案管理人员具备较高的素质水平。但是由于传统管理理念的制约，一些领导对于档案管理缺乏重视，忽视了其积极作用。针对这样的现象，国企档案管理要全面革新，认识到有效管理的重要性，并结合企业实际提出科学的管理方法，推动国企稳定发展。

关键词 国企;档案管理;重要性;有效措施

当前，我国已经进入知识经济新时代，国企面临着更为激烈的竞争。档案作为企业发展建设的依据和信息资料，是企业规划实施的参考，对于国企的发展也起到重要影响。它不仅关系到企业内部人员的信息情况，还包括企业的发展经营数据，是最宝贵的财富之一。据调查显示，现阶段我国一些国企档案管理工作还存在些许不足，管理体系不完善，内容不健全，不利于提高管理的效率。为了凸显档案在国企中的优势，必须做好改革工作，通过科学的方法强化管理，增强管理的精确性，为国企更好发展奠定堅实的基础。

1国企档案管理的重要性

近年来，国企档案管理方式逐步完善，已经走出了文件管理的单一方式，涉及图片、视频、录音等多种样式。科学的管理就是要实现集中管控，减少档案管理的时间，优化检索、搜查等各项功能，加快工作效率。同时，由于国企规模的不断扩张，使得企业逐渐走向多元化道路，集团式的企业开始涌现，这也给档案管理增加了些许困难。基于此，进一步强化管控，健全管理的策略，有助于提升管理能力，让档案管理更加有据可依，缩短工作时间，加快工作效率。另外，国企档案管理还是决策的重要依据，在一定的条件下有利于提供精准数据，建立起“数字化”企业，并凝聚企业人员，提高向心力，保证财务信息的稳定性，促进企业健康发展[1]。

2国企档案管理的有效措施

国有企业是企业中的一种重要形式，在经济建设中具有突出作用，也是国家资金投入的主要行业。现阶段，企业改革重组正在如火如荼地进行，档案工作也遇到了新的挑战，原来的管理方式过于单一，专职管理人员素质能力有限，达不到科学管控的标准。对此，国企档案管理工作要全方位升级，根据实际情况创新工作形式，让档案管理工作日渐完善。

2.1 对文书档案管理方式予以规范

国企档案管理最重要的形式之一就是对文书进行规范化处理，它也是提高工作效率，缩短工作时间的有效方式。因文书数量庞大，内容琐碎，在归档时需耗费大量的人力和物力资源，使其一直以来都是工作的难点。针对这种情况，国企档案管理要全面实施规范化管控，按照统一的格式进行收集、归档、排号，保证一切程序都要按规章办。同时，要制定健全的制度体系和流程，完善规章内容，细化细则，实现部门之间的联动高效管理。通过这种手段强化管控，促进国企快速发展。

2.2 落实好国企档案信息化管理

随着信息技术的推广和普及，运用新兴的信息化管理手段，是国企档案管理的必由之路，也是实现一体化操作的基础。其优势在于可以及时的整理数据，定期归档材料信息，避免出现重复作业的情况，减少查阅时间。例如，某国企档案管理工作实现了无纸化办公，推进数字化归档方式的开展，还加强了软硬件设施的建设，构建系统新平台。有效解决了档案查询检索迟缓的现象，提高了国企档案工作的水平[2]。

2.3 建立纸质档案与数字档案相结合的技术性管理

随着“数字中国”、“智慧企业”等关键词的提出，纸质档案数字化、数字档案馆的建设成为大势所趋。档案数字化通常采用扫描仪实现量化数字化，但在数字化过程中要注意进行OCR 识别。电子文件的归档则最好是在企业 OA 办公系统，生产MIS 系统建立预归档库，实时对企业经营管理、生产管理过程中产生的电子文件及元数据进行预归档，将在归档范围内的电子文件及元数据通过 OA办公系统与档案管理系统的接口设计完成电子文件及元数据的分类、编号，从而完成企业电子档案的归档工作。

2.4 创新档案管理人员的培训模式

从某种意义上而言，档案管理人员的素质水平以及技术能力直接关系到档案管理的效果。为了强化他们的业务，提升管理的技术性，创新开展人员培训方式势在必行。特别是针对一些国有企业对于档案管理工作不重视，人员数量少，专业认识匮乏的情况。更应该坚持不断创新，从招聘环节入手进行严格选拔，制定岗前学习培训计划，开展集中教学，让他们明确档案管理的重要性，并制定完善的工作规范。与此同时，还要夯实档案管理的基本功，激发人们的工作积极性，通过开展一系列“专业技能大赛”来调动相关人员参与的积极性，借助奖励的方式创新工作模式。这样一来，档案管理培训工作不会沦为形式，还能够切实激发管理者的工作热情，逐步提高他们的技术水平，完善档案管理的形式，组建一支高素质的管理队伍[3]。

3结束语

在当前的知识经济时代中，现代所有类型的档案都可以被视为国企的一种财富，那么国企需对其格外重视，转变过去管理形式单一的问题。对此，企业要明确认识到档案管理工作的重要性，通过完善制度、制定计划、规范管理、创新培训等的方式加快推动人员队伍的建立。此外，国企还要从技术手段上予以革新，实施纸质档案与电子档案一体化管理的策略，减少档案查询和检索的时间，进一步提升国企运行效率，降低管理成本，增强国企的竞争力。

参考文献

[1] 聂洁.新时期创新国企档案管理工作的若干思考[C].中国武汉决策信息开发中心、决策与信息杂志社、清华大学经济管理学院.决策论坛——科学制定有效决策理论学术研讨会论文集（上）.中国武汉决策信息开发中心、决策与信息杂志社、清华大学经济管理学院，2015：1.

[2] 陈榕.简论现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用[J].才智，2013（35）：313.

[3] 滕丽.关于我国国有企业档案管理的现实审视与解决路径探究[J].办公室业务，2017（23）：67-68.