浅谈企业质量信息管理

2020-11-29王嘉祥刘云亮于晓蕊

科技与创新 2020年4期

王嘉祥，刘云亮，于晓蕊

（1.中国船舶重工集团公司第七〇三研究所，黑龙江哈尔滨150078；2.黑龙江职业学院，黑龙江哈尔滨150078）

在企业发展过程中，注重质量信息的收集利用，不断强化质量信息管理是提升企业质量管理水平的关键基础环节。本文从质量信息管理中确定各类活动对质量信息的需求，收集、获取所需的数据信息，对收集到的数据进行分析，充分利用所掌握的信息资源，对信息应用的效果进行评估5 个方面，分享一些关于企业质量信息管理工作的经验。

1 确定各类活动对质量信息的需求

组织为持续满足顾客和相关方的需求，需要开展一系列活动，例如目标设定、策划、实施、检查、改进等。这些活动开展得是否正确、有效和充分，很大程度上取决于开展这些活动时所依据的信息资源情况，但是每项活动对信息资源的需求又各不相同。

因此，首先应识别出各个活动所需要的信息资源。例如在制定质量方针和质量目标时，需要有关于顾客和相关方要求、相关法律法规要求、市场和技术的变化、企业现有能力和潜力、当前产品的质量趋势等方面的信息；然而管理评审时则需要输入顾客反馈、审核结果、过程业绩和产品物质量趋势、预防和纠正措施情况等信息。

确定所需的质量信息必须明确职责。识别信息需求应是各级过程责任人（包括最高管理者）的职责，识别出的信息需求应与该活动有关人员沟通并取得共识。另外，识别出的信息需求还要不断更新以适应环境的变化。

2 收集和获取所需的数据信息

质量信息可以来自内部和外部。为收集和获取经识别的所需信息，应有明确的责任人员负责，并规定其收集数据信息的方法和途径。例如相关法律法规的信息，应由指定人员进一步识别哪些法规与企业提供的产品和服务有关，规定获得相关法规的途径和收集的周期以及所收集到数据信息的传递途径。另外，如果是过程控制的数据，应规定所需要控制的过程参数或过程产品检验数据由谁记录、记录的内容、记录的保存和汇总以及记录的传递等方面。

数据信息的收集和获取应确保数据的真实、完整、及时，因为这些数据信息是质量管理的源头，数据信息不正确将使其后的一切管理活动变得毫无意义。由于信息的需求来自企业不同的层次和不同的活动，因此数据信息的收集和管理也应分级进行。

企业应明确规定质量信息的需求，质量信息的收集、贮存、传递和处理以及满足顾客对质量信息需求的方法，适用于企业质量管理体系的运行和产品质量形成过程中各种信息的管理。同时，也需要明确各过程应收集的质量信息的内容，例如质量培训、QC 小组注册及活动情况、重大质量事故情况、外购外包产品统计、产品试验信息、产品整机检验、顾客满意度调查等。

3 对收集到的数据进行分析

收集到的原始数据有可能是杂乱无章的，譬如顾客反馈，可能会有表达不准或不正确的内容。又譬如产品检验数据会有不同的波动，有些信息有时效性，此时正确彼时不一定正确；还有些信息具有沿革性，不积累一段时间是看不出问题的。因此，要把收集到的数据信息转化为能为组织所用的知识，对它们进行整理和分析，找出其中的规律性。在对数据信息进行分析的过程中，统计技术是很重要的手段。

企业应规定监视和测量活动产生的数据以及其他相关来源数据的确定、收集、传递、分析和处理的方法，适用于对企业来自监视和测量活动以及其他相关来源的数据进行分析。统计技术可以采用调查表、排列图、直方图、控制图、散布图、分层法、因果图、系统图、关联图、矩阵图、正交试验设计法、简易图表等方法。

4 充分利用所掌握的信息资源

组织从制订质量方针目标开始，无论是产品实现过程，还是管理过程和支持性过程，都应充分利用经过分析的信息资源。因此，首先应保证各个过程在需要时能够得到相关的信息。这就要求信息的管理应便于各个过程的使用；应使信息的检索和传递方便快捷，便于交流和有效利用。随着计算机和信息技术的广泛应用，其可以大大促进质量信息的利用和共享，同时也可提高组织的反应速度。

为了确保信息的充分利用，还要保证信息适宜的安全性和保密性。此外，还要根据不同的媒体采取不同的保密措施，例如授权获取、网络防火墙等，以便确保组织的权益。

企业应本着“及时、准确、完整、共享、保密、规范”的原则，配备相适应的管理人员和资源，建立质量信息管理系统，设置质量信息管理系统组织机构。企业应以各部门为信息点，各部门设置专职质量员和兼职质量员进行质量信息的收集、汇总、分析、处理、存储、利用和传递，并充分利用计算机网络进行质量信息系统的建立与有效运行。