大数据时代人事档案管理模式研究

张菁

【摘要】随着社会信息化的快速发展，大数据技术在各领域的深入应用，在这样的大背景下人事档案的管理逐渐走向信息化的管理方式，信息化的档案管理对新时代的人事制度有着建设性的重大意义，在实际开展档案管理工作的过程中必须结合多方面技术，充分做好人事档案的开发管理工作，合理配置信息化工作内容。

【关键词】大数据 人事档案 档案管理

1、人事档案管理现状

1.1 宏双峡贝状

在当下人事档案的收集和整理等工作过程中，信息化的程度一直不高，要进行归档收集和分类等工作，往往会耗费大量的人力资源，而与此同时因为人事档案管理的动态性，导致要对这一工作内容进行全面的信息化发展存在了严重的阻力。而现在大数据时代的到来让信息化和大数据化有了新的进展，人事档案的管理工作可以更加真实的反映出工作人员的工作水平，确保工作的有效性，进而能够确保单位和企业的有效发展。人事档案的管理工作和职业发展有着直观的联系，实际进行管理的过程中必须要充分做好人事档案的数字化管理和存储，从而不断提高工作效率，最终从根本上确保人力资源管理工作的有效性。

1.2 大数据技术在档案工作中的作用

用人单位实际运行的过程中，人事档案可以为人力资源管理部门提供重要的工作依据。可以说人事档案就是个人工作过程的具体石录过程，如果能够将档案进行合理的应用，则可以更加直观清晰的了解到个人的职业生涯发展轨迹，进行更加科学合理的工作。现代化企业运行的过程中，市场的竞争也是人才的竞争，在这一过程中企业必须要充分做好相关工作内容，选贤举能，全面的做好档案管理相关工作内容，并有机结合员工的业务水平和历史情况等一系列的原始资料，深入的考核员工资质能力等多方面的实际情况，进而确保人力资源能够得到更加充分有效的应用，提高人力资源的应用效果。人事档案对于人力资源管理工作有着十分重要的作用和意义，从这一点来看，如果可以对其进行信息化电子化管理，从而节省成本和提高的效率，让个人信息个人能力能够得到充分的发挥，确保工作人员学习和工作的有效性，最终确保企业整体效益。

1.3 文档进行大数据管理的过渡过程

档案管理占用空间较大，要进行管理和查阅都较为不方便，而电子化的工作可以提高其应用效率，使用大数据技术来让人事档案管理工作进一步大数据电子化则可以进一步确保人力资源管理工作能够顺利开展，高效率开展。人事档案的文字信息数据库建设过程中，要进行电子化的数据建设，需要完整规范的完成信息采集过程，从数据采集开始，到后期的维护完善，都需要充分确保过程的有效性，其中需要扫描照片，应当尽量使用高清晰度的照片，确保资源的有效性，进行管理的过程中也应当应用尽可能高水平、高标准化的技术来完成。人事档案的信息化建设工作可以让管理工作很大程度上变的更加便捷，进行数字档案的管理存储过程中，电子档案表现为更加新型更加有效的载体，也是数字信息化档案管理过程中十分重要的一个内容，可以将档案内容存储在磁盘或者云空间上，并且可以通过网络进行快捷高效的传递。

2、大数据人事档案管理的特点

2.1 信息量较大。大数据技术相对来说有着十分庞大的数据容量，其可以储存的信息量已经远远的超过了以往的人事档案存储信息量。人事档案实际进行管理过程中，包括了任聘合同、考核报表、考核内容以及专业技术认证等一系列内容，内容十分庞杂且数量很大。大数据时代下档案管理过程可以综合应用信息技术和大数据技术，确保人事档案资料能够随时精准的录入数据库当中，有效的确保档案管理工作的实时性和有戈交险。

2.2 价值较高。大数据技术实际应用在档案管理的工作过程当中，档案资料管理的工作可以表现出更高的效率和更高的准确性，进而能够表现出更高的应用价值。实际进行人力档案的管理过程中，必须要充分做好不同阶段的资源整合工作，其中档案管理部门需要有效的利用人事档案来对员工行为和员工能力进行深入的分析工作。与此同时，还可以有效的应用大数据技术来让人事档案和工作文书之间形成有效的联系，确保人才应用的有效性，确保对员工的多角度考察。

2.3 效率較高。大数据技术实际运行的过程中有着相当高的运行效率，不仅对于人事档案的减速过程有着很高的效率，与此同时要对档案信息进行管理和变动也有着更高的效率。很多大型事业单位运行的过程中，有着十分复杂的人力资源配置，工作人员的类别多种多样，因而也有着十分庞大的人力资源档案记录文件，而应用大数据技术，可以针对性的建立起分门别类的数据库，同时结合物联网技术可以有效的连接起来各种数据库内容，进而确保人事档案能够表现出良好的应用效果。

3、人事档案管理工作现存问题

3.1 管理滞后

很多工作人员在面临全新的大数据技术时比较茫然，不知道从何下手，这也是人事档案管理工作难以与时俱进的一个根本原因，这样的问题最直观的体现就是相关管理工作人员难以主动接纳大数据相关技术工作，与此同时也不会积极的响应相关的技术工作内容。以上是心理方面，与此同时实践操作方面也存在了一定的滞后性管理的问题，很多管理人员对于大数据技术的应用效果和应用方法都不是很了解，这样就需要相关管理工作人员提高自身技术素养，充分了解大数据相关技术的应用以及实际应用效果，进而在后续工作的过程中就能够有效的结合工作实际情况来应用具体的技术，提高工作效率。目前人事档案具体管理的过程中可以分为工人档案和干部档案，两者分别进行归档和管理工作，但是实际管理的过程中工人档案的具体分类和管理没有明确规定，如果将两方面的档案都按照同样的方式进行归档和分类则难以满足需求。针对这一情况，需要档案管理工作人员能够结合实际需求，不区别身份的进行统一化档案归档管理，集中进行管理，在此基础上建立大数据库，对于查询权限进行分级，进而能够让档案工作表现出更高的效率，发挥出档案的作用。

3.2 归档方式落后

目前来看，很多人事档案管理工作实际开展的过程中，都没有充分的法律决见定对其进行学习，要进行标准化管理比较难实现。在新时代发展的过程中，对人事档案的要求逐渐提高，人事档案管理工作必须要做好顶层建设，做好标准化建设的设计准备。需要结合时代发展实际情况，尤其是结合目前可以应用到的技术，及时的更新完善归档方法。实际进行归档工作的过程中需要结合材料导向，认清人事档案的归档目的，对其进行分类处理，除此之外还需要确定归档的材料纸张大小以及一些具体的格式内容。

3.3 信息化进展效率较低

目前人事管理信息相关内容在管理的过程中数据化程度依然不高，要建设大数据采集系统则首先应当进行大量的前期工作，这一工作需要有专业的技术团队才能完成，但是实际执行的过程中工作内容没有相关标准，因而需要自行摸索。但是实际进行摸索和技术应用的过程中，系统应用不够方便，维护工作也会消耗大量的人力物力，这样一来就难以表现出其运行的效率。实际应用的过程中，在社会方面的应用也不足，当前很多人需要出具证明时经常需要在各个部门奔走，这样也反映出目前人事档案的信息化管理做的还远远不足。人事档案事关人们的个人信息安全，如何对其进行管理是一个重点问题，实际工作的过程中可以对档案的具体内容进行等级划分。例如个人能够看到的档案信息应当开放权限，人们需要得到的档案信息内容大部分都是可以进行开放的，这样也有利于消除人事档案的神秘性。

4、提高大数据技术在人事档案管理中应用效果的意义

4.1 改变管理方式

大数据时代下要做好人事档案的管理工作，需要在安全的基础上，进行有针对性、有效性的数据加工和信息开发等一系列具体工作内容，确保能够产生更好的服务效果。在实际工作的过程中，应当改变以往的传统管理方式，在计算机和信息管理的基础上，进一步应用数据管理技术，确保人事档案的管理工作能够进一步深度信息化，进而促进各个地区和各个层级之间的人事档案管理工作，确保如果出现人员流动情况，也可以第一时间找到个人的详细档案。做好这样的工作可以进一步促进各个部门之间的沟通和联系，而要做到这一点，就需要确保各层之间和人事档案管理部门之间能够有着及时有效的沟通渠道，确保档案的流通性。

4.2 深入记录，普遍宣传

大数据技术相对于传统的信息化管理技术来说，可以应对非常庞大的海量数据，在这一基础上，档案管理工作人员可以将人员档案直接录入系统当中以提高档案资料收录的效率。实际进行数据录入时，还需要将个人基本工作情况放人资料当中，例如其他人对于员工的评价，员工工作过程中获取的实际成果等。人员档案在管理的过程中，需要定期的对内容进行更新和维护，确保人员资料能够得到有效的补充，确保资料的实时性。除此之外，很多人事档案相关内容都需要学校和行政单位来进行加工，这些单位在人事档案的加工过程中扮演了重要的角色。我国当前进行人事档案管理工作时，依然还有一部分是使用纸质档案进行记录和保存，事业单位发生人员流动时就会出现调档和档案流动之类的问题。但是具体进行人事档案调动时，需要多个部门进行协调沟通，有着一定的复杂性，经常会有着十分繁杂的手续，很容易导致用人单位的对接出现时间差，甚至引发更加严重的后果。而现在大数据技术的应用让这一问题有了解决的路径，人事档案管理工作需要紧跟技术发展和时代步伐，进一步增加其中科学含量，确保人事档案的信息资源管理有效性，满足社会和人们对]这一技术的客观需求。事业单位实际运行的过程中需要有效的进行人事档案的信息化管理，结合工作实际情况来进行有关规章制度的宣传和普及工作，确保大致工作过程可以为人所知，进而实际开展工作时，受到的阻力就会减刁、，进一步确保人事档案的信息化建设。

4.3 强化标准化建设

人事档案管理工作的顶层建设主要是朝向标准化方向发展，实际进行管理的过程中，标准化理念体现在档案从收集分类、到存储利用和管理等全过程，有着重要的意义。档案管理工作有着充分的重要性和保密性，但是实际进行档案管理机制建设的过程中，则应当秉持开放的态度，进行标准化的建设，做好顶层设计，确保服务的有效性。要做到这一点，首先要培养出一支有着足够专业素质水平的档案管理工作队伍，队伍内的员工应当有着敢于学习的态度，积极学习大数据相关技术内容，确保自身能够充分接收新理念和新技术。实际进行档案管理工作人员培训的过程中，因为档案管理工作人员以文科背景人员为主，而理工科的工作人员相对较少，所以进行大数据技术的应用和普及过程中，经常会难以跟上进度，针对这一情况就需要在日常工作中加以技能培训和知识普及。进一步优化人事档案管理工作人员的人员结构，提高员工的知识结构和自动化技术应用能力，从而让工作人员成为新时代复合型人才，能够熟练应用计算机技术和大数据技术。在此基础上，相关部门也应当进一步增加经费，进行必要的大数据技术培训。

人事档案的标准化建设过程大致可以分为三个步骤，第一步就是对人事档案的各方面需求进行调查和分析，确定哪些内容需要进行归档，各个组织以及工作人员对于档案的需求，进而确保归档的标准;第二步是建立起以档案为核心的标准化体系，提高档案利用的效率;第三步是纵深推进标准化工作，确保标准化可以以多种不同的形式进行体现，支持档案开发利用效率的提升。

5、以高校为例，分析人事档案中大数据的应用

5.1 收集模式的转变

近些年来，档案管理工作发生了天翻地覆的改变，从纸质档案管理发展到了信息化档案管理，到现在的大数据管理方式，这一过程中档案管理的资源和有效性都在快速提升。具体进行管理的过程中，对于檔案资源也进行了进一步深入的划分，以往的管理过程都是面向结构化的资源，而现在的管理工作逐渐包含了半结构化资源，甚至有时会选择非结构化资源。随时时代的发展，档案收集相关工作也在发生剧烈的转变，目前高校的人事档案管理工作当中，大部分依然是使用信息化的档案管理工作，大数据信息化依然是起步阶段。大数据时代下，高校的人事档案管理和开发主要目标是进一步收集非结构化的数据，进一步拓宽信息的采集面和渠道，进而及时更新并有效开发信息资源，促进决策和规划的有效性。人事档案管理和采集的过程中，首先要让档案制定者转变档案观念，及时对档案内容和数据进行收集和录入，确保信息资料的实时性和有效性，同时还需要对档案使用者的浏览记录和检索记录中找出线索，找到新的信息点，进而将有效的信息更方便的推送给查询人员。

5.2 工作人员业务能力的转变

长期以来人们对于人事档案管理相关工作都没有给予足够的重视程度，经常认为人事档案管理工作属于边缘化的工作，这样的情况下就导致了相关管理工作人员没有足够的专业知识，经常存在聘用大量非在编任用等问题。在大数据时代下，要进行有效的档案管理，必须要求有关工作人员能够有着充分的专业素质，能够在面对大数据技术时有着积极主动的接纳心态，因而就需要设立档案部门的人员编制，提高专业人才的占比，在此基础上还需要系统的进行最新知识、知识等知识内容的培训辅导等，确保档案管理工作人员能够表现出足够的专业素养和服务水平。

6、结束语

大数据时代下各种技术的应用对于人事档案管理工作起着关键的作用，可以进一步提升档案管理工作的有效性和管理效率。但是与此同时，档案管理工作实际开展的过程中也出现了一些问题，针对这些问题需要采取有效的措施进行应对，进而提高人事档案的管理工作成果。

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