浅谈电子文件档案管理的现状及对策

【摘要】当前，随着经济社会的发展，计算机技术、网络传媒发展日新月异，电子文件、电子媒介已经成为我们日常工作、生活中息息相关、不可或缺的事物，档案管理工作也越来越多地接触到电子文件。如何更好地加强电子文件的档案管理，提高档案管理工作效率，成为我们档案管理工作中面临的重要课题。本文结合工作实际，阐述了电子文件的档案管理现状以及对策，为不断提升档案管理工作水平提供有益的参考。

【关键词】电子文件 档案管理 现状 对策

新形势下，经济社会不断发展，计算机技术、网络传媒等进入了高速发展期，电子文件、电子媒介成为我们日常工作、生活中息息相关、不可或缺的事物。在档案管理工作中，越来越多地接触到电子文件，那么，新时期如何更好地加强电子文件的档案管理，提高档案工作效率呢？接下来，笔者将结合档案工作实际，对该问题进行分析并提出对策，以供档案管理者们共飨参考。

一、电子文件的定义及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

（一）电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;

（二）电子文件可以直接由计算机等现代力、公设备迅速地处理和传递;

（三）电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响;

（四）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件的档案管理现状

（一）电子文件存贮在计算机磁盘或光盘中，对计算机有很强的依赖性，它可以随时产生，并随时更改。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）电子文件信息与载体具有可分离性，它可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组台分类。

（三）电子文件的保存价值取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件由于制作方便，将产生比以往更多的文件，同时由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充.因此很难划定固定的保管期限。

三、实际工作中应采取的对策

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理占划各。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

（四）不断提升档案人员的知识结构。档案人员要不断适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施及时更新知识，引进、消化、吸收信息技术的成果，使档案工作人員拥有广博的知识，叨适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

综上，档案在社会发展中担任了重要的角色，是人类宝贵的信息资源。而电子文件，作为新形势下的档案管理内容，具有越来越重要的意义。加强电子文件的档案管理，不断创新其管理手段和方式，将对档案工作产生更加积极的影响。

参考文献：

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[2]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛（下半月），2011（09）.

[3]李娟.略论档案管理工作的基本原则以及档案学的结构体系[J].东方企业文化，2015（23）.

作者简介：董凤义（1975.11-），女，汉族，天津人，学历：本科，职称：助理会计师，研究方向：企业创新管理。