电子会计档案管理的难点及对策研究

杜蕾蕾

【摘要】随着我国科学技术的快速发展，产生了会计电算化，会计电算化对电子会计档案管理提出了更加严格的要求。此篇文章先对电力会计档案管理的难点进行了说明，最后对加强电子会计管理提出了一些措施，希望对我国会计档案管理有一定的积极作用。

【关键词】电子会计 档案管理 措施 研究

引言

随着社会不断发展、科学技术的不断进步，财务电子化核算的精细化程度也日益提升，这也对财务电子档案的管理提出了新的要求。 2016年1月1日起执行的新的《会计档案管理办法》就是对如今会计档案工作提出的新标准。会计档案作为反映和记录一个单位经济业务的重要资料，其管理工作也变得尤为重要。

1 电子会计档案管理的难点

1.1 工作人员管理意识薄弱，能力不足。我国目前会计领域人才多数是传统会计，在新的电子会计领域，相关知识技能较为薄弱，经常会导致在使用技术时，出现操作不当之处。比如在进行电子会计管理设备维护处理日寸，由于能力不足，这些难以解决的设备故障与界面问题，就容易导致束手无策或出现操作漏洞、数据丢失、系统崩溃等，致使在电子会计档案管理方面陷入发展瓶颈。

1.2 电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作，但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确胜。

1.3 缺乏相关网络开发、维护人才。一般情况下，许多单位的会计档案在财务部保管一年后便只将纸质档案移交给本单位的档案管理部室，也并未将电子档案进行移交。但其实会计档案的管理工作并非只涉及财务部和档案管理部室，在如今电算化如此普及的情况下，电子档案的管理涉及到软件系统的开发、日常维护、安全检测等一系列专业的问题，一旦遇到系统故障等问题，会计人员往往因缺乏计算机相关知识就会束手无策，造成系统崩溃，严重的数据丢失，形成无法估计的后果。

1.4 电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。

2 提高电子会计档案管理的措施

2.1 对电子会计档案的特征进行明确

如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险;其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变;其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。

2.2 定期对会计档案进行鉴定，完善档案销毁程序

本次新修订的会计档案管理办法重点完善了会计档案的鉴定销毁程序。不再只由单位负责人在会计档案销毁清册签字，而是先由单位档案机构牵头，组织单位会计、审计、纪检、监察等机构或人员对档案共同进行鉴定，经鉴定后对仍具有保存价值的会计档案重新划定保管期限;确定无保存价值的会计档案，可以进行销毁，并由单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人、档案机构经办人和会计机构经办人共同在会计档案销毁清册上签署意见。为了未来可能发生的风险，单位也可以把销毁的纸质档案转换为电子档案保存，做到有备无患。

2.3 优化电子会计档案的管理方式

首先，需要提高电子会计档案管理工作人员的安全防范意识，针对会计管理中信息的存储问题，必须是存储介质满足防火、防磁、防潮、防腐、防虫、防磨损等，确保存储介质的物理性质，使其不会影响电子会计信息的存储。其次，必须保证信息的安全性，增加对监控设备和防盗设备的使用，设置相关安全维护人员，注意先进维护设备的使用。最后，需要对存储较长时间的档案进行备份防止因丢失和损毁，影响信息的的存储效率。

2.4 配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识

电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，可能会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，因此要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。一是对电子会计档案的数据采取一定的保护措施，电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其不会出现任何问题;二是做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任伺异常时能在第一时间发出提示。

结语：总之，使用计算机网络对电子会计档案进行有效管理，必须在原有基础上进行优化，有效的解决存在问题。同时需加大在电子会计档案管理方面，对先进计算机技术的使用，为推进会计管理工作全面进入信息化时代提供基础，进而加强电子会计档案管理工作的效率。

参考文献：

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