电子档案管理的研究

2020-11-28于柏云

科技传播 2020年2期

于柏云

近年来，随着社会的不断发展进步，档案管理中传统的手工检索及人工调卷等为主人工档案管理方式由于其工作效率低下已经无法满足快速发展的社会的使用需求。随着社会信息化及网络化的快速发展，档案管理需要创新发展理念，创新工作管理方式，建立现代化的档案管理系统，从而更好的满足社会的发展需求。要从之前传统的静态管理模式走向动态的档案管理模式，改变以纸质管理为主的模式，多发展电子化的档案管理模式，从而建立起一套适应社会发展需求的新型、现代化的档案管理模式。到目前为止，档案管理工作人员为了顺应时代发展的需求，不断加强自身的学习和内部的创新，在人才梯队方面不断更新和充实，形成了一批复合型人才梯队，坚持创新理念，积极应用和开发新技术、新手段来提高档案管理的现代化水平。档案在各个社会发展中，仍然起到不可或缺的重要作用，不管何种行业和领域，如果缺乏档案的保管、记录和管理，那么一切发展将失去的基础和动力。到目前为止，档案管理工作逐渐形成了一套有着系统性、综合性、全面性的发展流程及发展体系。特别是近年来，随着社会的信息化技术的普及和发展，档案管理越来越电子化、数字化和网络化，逐渐与社会的发展相适应，满足人们多样化的档案利用需求。

1 电子档案管理现状

档案信息，从广义上来说，指能够来源于档案的反映和记录、再现各种事物已经发生过的运动状态、方式及其规律的可以消除人们不确定性的象征或知识。有两层的含义：一是来源于档案的信息，二是关于档案的信息。通常我们所说的档案信息是指第一种含义，也就是狭义的档案信息，是依托于载体但是不包括载体的知识内容。广义的档案信息不仅包括了档案的内容，同时也包括了在档案加工及整理过程所产生的产品，如档案的目录、索引内容信息等。所以档案信息的含义比档案内容，其内容更加广泛。档案信息是人类智慧的集中体现，是档案实体所蕴含的所有知识、内容等的智慧集合体。

电子档案管理与传统的档案管理有着很大的区别，对工作人员的技能要求也不同，尤其是在电子技能方面有着较高的要求，而现有的工作人员在这一方面还较为匮乏，因此，为了更好的满足实际发展的需求，需要加强对这部分工作人员的技能培训和教育工作，促使其快速提高其专业技能，满足工作的需求，促进工作效率及质量的提高。在档案管理工作中，还存在工作内容分散，人员在安排方面不够科学，使得正常的档案管理工作得不到及时的完成，影响工作效率。因此，还需要加强人才方面管理，配备专门的管理人员，提高其专业素养，尤其是提高其技术性，扩充技能人才的数量，从而不断提高档案管理的信息化水平，使得档案管理工作向着现代化、信息化、数字化方向发展，推动档案管理的信息化发展步伐。

电子档案管理一般需要以先进的计算机技术及网络技术为基础，因此在工作效率方面相比传统档案管理，效率要高，方便用户使用和查询等。但是由于是借助网络，因此不可避免带有网络技术特有的缺点，那就是信息数据很容易被网络病毒及黑客等所攻击，使得档案信息资料在传送、保存、查找过程中出现信息丢失、资料泄露等安全问题，这种安全的危险性对于档案管理信息化发展来说有着巨大的影响，对人们的工作和生活带来巨大的影响。所以在电子档案管理工作中，应该使用专门的软件，建立统一的共享平台，促进数据信息的共享，提高安全性能。

2 电子档案的管理原则

2.1 规范性原则

在档案管理信息电子化过程中规范性是其中最为重要的原则之一，只有保障规范性才能确保电子档案信息能够具有统一的可用性及共享性。具体来说，规范性原则，就是要求在开展档案管理中，在开展电子信息化建设过程中，要注意应用和推动统一技术模式、文本格式及工作标准的整理和管理，同时也要满足国际通用标准，从而确保电子化的信息档案可以在统一的平台及标准下实现共同和共享。这一目的主要是为了利用网络实现信息的顺利使用和传递。因此，对入网的档案信息在进行管理中，要确保信息的录入按照统一认可的规范与标准进行。从而减少由于标准多样化造成的信息不可通用性，降低信息资源的浪费，提高信息资源的利用效率，提高信息存储的传输效率。

2.2 效率原则

在推动档案信息电子化发展过程中，需要较大的人力、物理和财力成本，需要大量的人力物力资源，因此要重视工作效率及效益的提高。为此，首先要在充分调研的基础上，选择最优化的电子化方案，细化至工作流程、技术模式、加工系统设施等。只有制定合理而科学有效的技术方案，才能为后期整个档案的电子化工程提供成功的保障，只有具备优秀的电子化加工系统才能使得档案的信息化电子化建设得以顺利、有效开展。随着电子化加工系统的建设配置需要较大的资金投入，但是只有购入高质量、高效率的加工系统才能为后期的电子化建设提供最为基础的前提，保障一次性投入而能够获得长期的效益，为提高档案信息电子化发展进程提供可能，更好的推动档案管理工作的电子化进程。

3 档案管理工作中存在的问题

档案管理不仅在企业经营等经济发展中起到重要的作用，同时在国家政府工作中也有着非常重要的地位，是整个社会发展中有着非常重要的地位。因此需要分析当前档案管理工作中还存在的不足，对其进行加以归纳，从而找到对应的解决对策，更好的推动档案管理工作的开展和未来发展。在目前档案管理中，存在的不足主要如下：首先，档案管理中缺乏系统性的管理措施，同时管理人员的专业知识及专业素质关注程度不够，在工作中呈现出工作松懈、工作效率不高等问题。其次，部分管理人员的素质还需要改善和提升，加强薄弱环节的完善和升级工作。只有如此才能真正解决当前档案管理工作存在的不足及发展的瓶颈问题。在档案管理中，尽管不同的图书馆都制定了不同的管理制度，对管理人员的工作职责进行了详细的划分，不过在具体落实中缺乏有效的监督及保障机制，缺乏对管理制度的检查及考核。最后是档案管理中，缺乏必要的配套设施。为了跟上时代发展的步伐，就需要对档案管理工作所需要的必要的硬件及软件设备、设施进行相应的充足的配备，从而为提高工作效率，更好地保护档案完整性、避免档案受到破坏等提供基础和前提。