大数据时代档案信息化视角下人力资源管理研究

现如今，人才竞争已经成为市场竞争的主要方向，人力资源管理的重要性也日益突出。但是，由于受到诸多因素的影响，现阶段很多企业、单位在开展人力资源管理工作的过程中，还存在着诸多问题，影响人力资源管理的质量与效果。大数据时代下，档案信息化建设给人力资源管理提出了新的要求，也带来了新的机遇。因此，企业、单位发展中，应抓住人事档案信息化带来的机遇与便利条件，对人力资源管理进行优化与改进。

1 人事档案管理对人力资源管理的影响

人事档案是一种常见的档案，主要记载了个人的学习经历、社会关系、工作状态、政治思想、劳动薪酬以及奖惩信息等资料。一方面，人事档案所记载的各种信息，可以为用人单位提供准确、真实的人才信息，为人才的科学选拔、聘用提供有效的支持；另一方面，人事档案记载的各种信息，还可以为在职人员的嘉奖、晋升、降级的判断与决策提供有效依据。

人事档案管理，顾名思义，便是对人事档案所开展的一系列管理活动。人事档案管理对人力资源管理产生着重要的影响，主要体现在以下几个方面：

第一，可以为人力资源的优化配置提供有效依据。在开展人事档案管理工作的过程中，采取科学的管理手段，对职工的信息进行充分开发、全面获取，准确掌握不同职工的学历、年龄、奖惩等基本情况，然后，便可以综合考虑学历层次、年龄层次、专业技能、专业方向等情况，来进行选贤举能。通过对现有人才结构、人才应用情况进行评估，便可以为未来的人才储备、人才使用策略的制定提供有效的支持，为实现人力资源的优化配置奠定良好的基础。

第二，可以为人事考核提供有效依据。人事考核是人力资源管理中的重点内容，其主要目的便是通过全面了解职工的工作业绩、岗位适应性、工作能力等，为人员合理配置、职评、人力资源培训、人力资源开发等提供有效的信息支持。而人事档案中记载了个人的重要信息，可以将个人的专业技术水平、政治思想、生平经历等反映出来。人事档案管理过程中，将职工的专业水平高低、优势与劣势、履历以及组织考评结果等相关信息完整地记录在人事档案之中，便于人事部门对职工的专业技术、职业素养、工作作风等进行全面了解、准确考核。同时，在真实、客观、准确地考核职工的基础上，便可以有效开展评优评先工作，并能够针对职工的优劣势来开展培训工作，扬长避短，从而使职工得到更好的发展。

2 人事档案信息化建设

伴随着信息技术的不断推广与普及应用，各行各业均出现了明显的改变。加快信息化建设，是产业升级、行业转型过程中的一项重要战略。这样的背景下，档案信息化建设也在不断加快，其是档案工作时间与智慧城市对接、与大数据社会连通、参与国民经济发展与社会发展的重要策略。人事档案信息化建设是档案信息化建设中的重要组成部分，也是推动人事档案管理水平提升的有效策略。大数据时代下，应严格遵循“互联网+”战略的要求，有效应用大数据、云计算、计算机、网络等先进的技术手段，来推动人事档案信息化建设。当前，数字信息的产生与不断推广、普及应用，改变了信息资源的保存方式，即可以采取数字化形式来储存信息。因此，人事档案信息化建设中，可以有效应用数字信息，建立数字化人事档案、人事档案资源检索平台，提高人事档案存储、处理、检索的便捷性。同时，人事档案信息化、数字化建设过程中，也要注意保护人事档案的完整性与安全性，对于电子人事档案的收集、整理、入库、归档、查询、转移、销毁等各个环节，均要做好管理与控制，确保人事档案信息安全。

3 大数据时代人事档案信息化对人力资源管理的影响

3.1 推动了信息基础的丰富

人事档案信息化，有利于推动人力资源管理信息基础的丰富。大数据时代下，加快人事档案信息化建设，建立大数据管理系统之后，便可以全面收集职工日常工作、生活中客观形成的全部人事档案数据，保障了人事档案数据的全面性、客观性，而不是像以往一样对固定几种类型的数据进行挑选。大数据管理系统建立之后，将以往纸质人事档案之中的“静态档案”转变为“活跃信息”，并将其纳入到系统中去。系统除了采集纸质人事档案中的信息之外，还会采集职工的爱好、性格、社会关系等个体信息。且能自动收集职工日常工作中的薪酬、绩效、岗位等信息。通过全面收集职工的这些数据，系统获得了庞大的数据量，从而可以为人力资源管理各项具体操作的顺利开展提供全面而又丰富的信息支持，也能为实现大数据对人力资源个体及整体的准确评价、描述、预测提供有效的支撑。

3.2 推动了科学管理的实现

以前，各企业、单位主要是依靠经验来开展人力资源管理工作，或者是进行定性管理，导致人力资源管理并非是客观管理、定量化管理，影响着人力资源管理的效果。大数据时代下，通过有效应用大数据等先进的技术，推动人事档案管理信息化、数字化发展，便能对人事档案信息数据进行定量分析，并能在此基础上将职工的工作结果、工作效率、工作状态等准确地描述出来，将岗位工作要求客观地描述出来，还能对人力资源管理中的相关要素进行数据化，包括人员、岗位、激励等，从而有利于推动人力资源管理朝着以数字化定量分析为基础的科学管理的方向转变。

3.3 推动了管理效果的优化

对于人力资源管理来说，其决策长期以来是以满意决策为主要目标，但满意决策仅仅是代表着基本符合管理目标，并非是实现管理目标的最优路径。虽然满意决策的结果也是可以接受的，但传统模式下的人力资源管理工作，不能满足不受时间约束、完全准确地预测他人行动、信息的完备性这三项条件，所以无法实现管理效果的最优化。而在人力资源管理中有效应用大数据技术，开展人事档案信息化、大数据管理，实现了掌握数据信息量的增加以及数据处理能力、预测未来能力的增强。从另一角度考虑，应用大数据技术，加快人事档案信息化发展，势必会使“无限接近最优”的决策逐渐取代满意决策，从而有利于推动人事档案管理效果的优化。

3.4 准确预测发展趋势

通过对大数据等先进技术进行有效应用，人力资源管理将不再局限于人事档案信息之间所拥有的因果关系，而是从战略高度入手，探索人事档案数据间所拥有的相关关系，对这些人事档案数据进行分类、聚类或者是开展相关性分析，并以此为根据，对人事档案管理的未来发展趋势进行准确预测。基于大数据分析的人力资源管理，可以使人力资源管理决策实现人岗之间的精准匹配，使人力资源管理更加符合经济发展、社会发展的趋势，同时，将重点放在产业结构调整方向、岗位需求等方面，有利于减少离职诱因，保障高层次人才队伍的稳定，从而实现人力资源管理效率与效果的提升。

4 大数据时代档案信息化背景下人力资源管理的优化策略

4.1 人事档案数据的丰富

大数据时代档案信息化背景下，人力资源管理的有效开展，离不开大量人事档案数据的支持。鉴于此，应有效应用大数据、计算机、网络技术，并将其与人事档案管理结合起来，建立信息管理系统，全面地、多渠道地对人事档案数据进行收集，从而使人力资源管理的信息基础变得更加丰富。建立在大数据基础上的信息管理系统，有着十分广泛的数据收集范围，可通过多个途径、多个渠道来收集人事档案数据。

一方面，人事档案信息化建设中，可以全面采集传统纸质人事档案中的相关个体信息，如政治面貌、个人基本信息等。

另一方面，借助信息管理系统、采集终端等数据接口，可以自动收集相关权威信息，包括职工薪酬、绩效等。应用信息管理系统，也可以采集职工自行填报的性格、爱好、社会关系等个人信息。信息管理系统与互联网连通后，借助两者之间的数据接口，还可以采集相关外部环境数据，如个人信用、社交网络信息、社会环境等。通过对上述各种数据进行全面采集，可以将职工的全貌立体、全方位地展现出来，从而为人力资源的科学管理、量化管理提供有效而又全面的信息基础支持。

4.2 人岗精准匹配的实现

大数据时代档案信息化背景下，通过对大数据资源进行合理应用，对大数据技术进行高效应用，有利于推动人岗精准匹配的实现。

一方面，准确分析各岗位职责、具体工作内容的不同，并针对不同岗位，建立相应的“优秀人才模型”，明确岗位要求，然后再挑选在性格特征、工作能力、工作态度等方面与岗位要求相匹配的职工，以实现人与岗的精准匹配，便于个人潜力的深入挖掘、个人能力的充分发挥。

另一方面，全面采集工作绩效比较优秀的在岗职工的个体特征要素、各方面信息，并应用相关算法，建立该岗位的“优秀人才模型”。在招聘的时候，收集应聘者的简历信息，并借助互联网中丰富的数据资源，获取应聘者的兴趣爱好、生活状况等其他信息，形成立体信息。然后评估应聘者的信息与该岗位“优秀人才模型”之间的匹配程度，采取这样的方式，有利于实现人与岗之间的精准匹配。

4.3 绩效考核的全面量化

通过实时、全面地收集人力资源信息，有利于实现绩效考核的全面量化，保障绩效考核地客观性、公正性。

一方面，职工在日常工作中，不可避免地会产生大量数据，包括工作效率、工作质量、考勤数据、工作任务复杂程度、工作完成程度等，通过这些数据，可以将年度工作任务的完成情况、复杂程度等真实地反映出来。应用人事档案信息管理系统，将各种实时数据记录下来，并与内部各管理子系统实现对接，对职工日常工作中产生的相关数据进行自动收集，开展可量化的绩效考核，有利于提高绩效考核的准确性、客观性、公正性。

另一方面，对人事档案进行大数据分析，了解职工的个性化需求，采取多样化的激励手段分门别类地对职工进行激励，有利于促进职工的进一步发展。例如，针对有尊重需求的职工，可以签订聘用合同，使职工产生归属感，并充分尊重职工；针对有实现自我价值需求的职工，可考虑适当晋升其职位，使其获得成就感；针对有物质需求的职工，可考虑适当提升其福利或待遇。

4.4 人才队伍稳定与完善

大数据时代档案信息化背景下，在开展人力资源管理工作的时候，可考虑应用大数据技术，来稳定人才队伍、完善人才队伍。

一方面，针对已离职职工，收集其相关信息之后，开展大数据分析，找出导致其离职的主要因素，并制定有针对性的预防措施，从而确保人才队伍的稳定。

另一方面，从长远角度考虑，为适应产业结构优化调整的要求，应结合环境数据开展大数据分析，前瞻性地预测未来的人才需求发展趋势，并根据现有人才结构实际情况，制定中期、长期人才引进计划，更好地引进人才、管理人才、应用人才、激励人才，保障未来人才队伍的完善，同时也使人力资源管理更加符合未来发展的要求。

5 结语

综上所述，大数据时代档案信息化背景下，应高度重视人事档案管理，加快人事档案的信息化建设，充分发挥人事档案信息化的作用，推动人力资源管理信息基础的丰富、科学管理的实现、管理效果的优化，并准确预测人事档案管理的未来发展趋势，并有效应用大数据技术、信息技术，丰富人事档案数据，促进人岗精准匹配的实现、绩效考核的全面量化、人才队伍稳定与完善，从而实现人力资源管理的优化。