基于“互联网+”的高校财务报销流程再造

孟聪 宋涛

摘要：近年来高校经费的大幅增长导致“报账难”现象日益突出，“互联网+”技术在财务领域的应用为解决这一难题提供了可行性方案。本文通过对传统高校财务报销流程和高校自助报销流程进行对比，揭示了传统财务报销流程存在的问题，从报销人员和财务人员视角分别分析了高校自助报销的优点，以及实现自助报销所需要的技术支撑。

关键词：互联网;高校财务;自助报账

引言

近年来，高校经费的大幅增长，进一步加重了广大教职工“报账难”的现象。每到年末，各高校财务部门排长队报销的情况屡见不鲜。虽然采用了叫号机叫号、延长报账时间、现金预约等方法，依然无法有效解决这一难题。现代信息技术的发展为高校财务报销带来了契机，本文以河北某大学为例，对“互联网+”模式下的高校财务报销进行流程再造，以期从根本上解决高校“报账难”问题。

一、传统高校财务报销流程

传统财务报销流程是基于手工记账基础上发展起来的电算化报销模式的，具体流程如图1所示：

从流程中可以看出，传统的高校财务报销模式主要存在以下几方面的问题：

（一）无法从根本上解决排队报销的问题

传统报销模式下，报销人员必须全程参与图1中的每一步流程，办理一笔正常的业务也需要花费较大的时间成本，这就造成尽管引入了叫号机、增加了微信公众号排队查看等功能，但依旧无法从根本上解决排队报销的问题。

（二）咨询量大，返工量多，财务人员与报销人员间易发生矛盾

大多数报销人员均非财务出身，缺乏基本的财务知识。尽管财务部门制定了详尽的财务管理制度，并对各项费用的报销流程和要求均做了说明，但每天仍有许多报销人员打电话咨询报销事宜，这给本来就业务繁忙的财务人员增加了巨大的工作量。但即便如此，仍存在大量填写不规范，甚至大小写填写错误的情况。这就需要报销人员重新填写报销单，重新履行签批手续，再至财务处报销。这大大增加了报销人员的时间成本，甚至从心理上认为财务人员在故意刁难，极易激起报销人员与财务人员之间的矛盾。

（三）负责人无法及时掌握项目经费执行情况

在传统的高校财务报销模式下，项目负责人仅可通过手工记录的方式掌握项目经费的执行情况。这种原始的方法非常容易发生漏记、错记的情况，或者有的项目负责人根本就没有记录，这就导致其无法及时掌握项目经费执行情况，甚至出现项目余额不足，仍持续签字报销的情况。这无形中既浪费了报销人员的时间，也增加了财务人员的工作量。

（四）易出现年初无人报销、年末排队报销的不均衡现象

广大师生年初教学计划安排紧、财务支出压力小，并不急于报销。而在传统的报销模式下，财务人员只能被动“接待”前来办理业务的报销人员，由于无法获知报销人员来办理业务的时间，所以即便无人报销，财务人员也无法自主安排时间。年末课程即将结束、财务支出压力增大、科研课题结项等诸多因素导致报销人员激增，大量的报销业务集中在这一时段办理，造成财务处报账大厅拥挤、嘈杂，报销人员怨声载道，财务人员苦不堪言。

（五）财务人员无法自主安排业务处理时间

报销人员的业务复杂程度和财务人员业务水平均存在不同程度的差异，但在传统的高校财务报销模式下，财务人员必须按照排队顺序依次办理业务。这就容易出现本来很快就能处理完毕的简单业务由于排在复杂业务后面，需要等待很长的时间，这无疑是一种时间的浪费。而且由于报销人员无法根据业务选择特定的财务人员处理，这就要求所有财务人员全面掌握报销业务，对财务人员素质要求较高。

从以上问题来看，传统的高校财务报销模式最大的症结在于审核制单环节：一面是财务人员繁重的审核与录入工作，一面是报销人员漫长的等待与报账大厅嘈杂的环境，亟待一种新的理念与方式对这一耗时而低效的模式进行改进。

二、基于“互联网+”的高校自助报账流程

为解决传统高校财务报销模式存在的种种问题，特别是从根本上解决广大教职工“报账难”的问题，本文将现代信息化技术与会计业务相融合，对传统的财务报销流程进行再造，创立了基于“互联网+”的财务报销新模式——自助报账。具体流程如图2所示：

自助报账系统是“互联网+”技术与高校财务报销业务的高度融合，实现了“网上预约+物流管理+无现金+不等候+即时查询+短信通知”的全程信息化管理。从根本上解决了报销人员和财务人员共同面临的“报账难”问题，实现了“双赢”。

（一）报销人员视角

1.实现“7×24小时”无障碍报销，从根本上解决“排队难”问题

报销人员可以随时通过任意一台连接互联网的计算机，登录自助报账系统，填写报销单，不受时间和空间的限制，真正实现“7×24小时”无障碍报销。报销单经负责人审批签字后交财务部门收单窗口即可离开，无须等候业务处理完毕。这既节省了报销人员在业务处理前的排队时间，又节省了业务处理过程的等候时间，从根本上解决了“排队难”的问题。

2.各项业务更加明晰，极大地降低了返工率

自助报账系统根据业务类型对报销业务进行了模块划分。以河北某高校为例，分为日常报销、差旅费、借款业务、人员劳酬四个模块，每个模块前均有模块说明，对该模块业务进行总体说明。每个模块下又区分具體业务小项，对该项业务需注意的内容、需提供的附件用红字标注。报销人员只要根据业务提示内容填写信息、准备资料，一般都会符合财务规定，无须返工。值得一提的是，自助报账系统还对项目余额进行了控制，余额不足无法进行自助报销单的提交，这从源头上避免了所有手续全部办理完毕，到财务处报销时才得知余额不足无法报销的情况。

3.报销人员可以实时查询业务处理进程和经费执行情况

在自助报账模式下，报销人员无须全程现场监控业务处理进程。交单离开后，随时可通过系统中的物流功能查看业务处理进程和自助单据流转状态。系统还会在收单、凭证处理完毕等节点发送短信至报销人手机，方便报销人随时了解业务处理进程。有权限的报销人员还可实时查看每笔报销经费明细，实时了解项目最新余额。大大方便了报销人员合理安排各项开支，自主监督管理经费。

（二）财务人员视角

1.降低了沟通成本，减少了沟通矛盾

由于自助报账系统中已对各项业务的注意事项及所需材料做了详尽说明，报销人员与财务人员的信息不对称程度已经很低，自然降低了沟通成本。而且在填报过程中，系统已经对项目余额，子项余额等信息进行了多重校验，消灭了传统报销模式下容易出现的低级错误，降低了报销人员的返工率，从而在很大程度上减少了矛盾。

2.财务人员工作环境得到改善，工作量也更加均衡

自助报账模式下，报销人员交单后无须等待即可离开，不会再出现排长队等待的情况，报账大厅自然不再嘈杂无序，怨声载道。财务人员的工作环境和心理压力均得到改善，工作效率必然提高。同时，由于自助报账系统全天候随时可以填报，不受时间和空间限制，报销人员也将逐渐不再集中到期末、年末等时点进行报销，财务人员全年工作量也会逐渐趋于均衡，不再出现年初无人报销、年末集中报销的情况。

3.有利于财务人员自主安排工作

实行自助报账后，报销人员将签批完备的自助单交至财务处收单窗口即可离开，接下来的分单、审核等业务处理过程均可在后臺进行处理。这样，就无须每个财务人员被动等待“上门”办理业务的报销人员，也无须接单后即刻办理，可合理安排单据处理顺序及工作时间。随着技术的不断进步，自助投递机投入使用后，无须再至收单窗口交单，真正实现了“全天候、无等待”报销。

4.自动生成“智能凭证”，提高了工作效率

新的报销流程改变了原有的分工方式，报销工作更多地向有报账需求的处室、学院等部门转移。报销人员原来需要在手工报销单上填写的信息，实行自助报账后都可在财务信息服务平台中录入。凭证处理系统可通过财务信息服务平台提取报销部门、人员、事由等关键信息，自动生成摘要，根据所选业务类型自动匹配会计科目，生成“智能凭证”。财务人员在制单过程中只需认真核对所生成的“智能凭证”，提高了制单的准确性，也提高了工作效率。

三、基于“互联网+”的高校自助报账体系构建

建立高校自助报账体系，真正实现“网上填报+物流管理+无现金+不等候+即时查询+短信通知”的全程信息化管理，需要构建财务信息管理与服务、物流、账务处理、信息发布与交流、财政自助柜面支付五大平台。

（一）财务信息管理与服务平台

通过大量翻阅以前年度会计凭证，归纳总结报账过程中涉及的主要业务类型和业务条目，并结合财务制度和相关文件，分别设置注意事项和自查内容，建成适合学校实际的财务信息管理与服务平台。报销人员通过学校统一认证的身份信息登录该平台，系统自动提取报销部门、报销人员等信息，并对填报的经费项目进行预算控制，预算超支的项目，不予确认提交。这就从源头上避免了传统报销流程中存在的已签批完备，但到财务报销时预算超支无法办理的情况。提交成功的报销单，会生成唯一的单据号码和条形码，报销人员可据此查询自助单状态，财务人员可扫描条形码收单、分单、记账等。

（二）物流平台

物流管理平台使自助单流转过程中的每个环节都能得到记录。每个提交成功的自助单都对应唯一的单据号码和条形码，用以记录凭证提交时间、收单时间、处理状态等信息。处理完毕生成凭证后，在记账凭证上同样会生成一个条形码，记录凭证现存用户。所有信息均会通过财务信息管理与服务平台进行发布，广大师生可登录个人门户实时了解凭证处理进度、经费支出情况及项目余额等信息。通过购买批量短信服务，在报账过程中的每个节点向报销人员发送提醒短信，方便广大师生及时了解报销进程。

（三）账务处理平台

在原有凭证处理系统基础上升级改造，形成账务处理平台，根据财务信息管理与服务平台提取报销人员信息、摘要、支付方式等，整合生成记账凭证摘要，对业务类型设置对应科目，使财务人员在接收自助单后，直接扫描自助单条形码即可自动生成“智能凭证”，无须再手工录入。主要包括自助单接收、凭证制单和复核、账表查询与打印、项目管理等功能。

（四）信息发布与交流平台

借助新媒体技术，通过微信公众号、财务QQ群等方式，及时发布各种财务规定、通知公告、办事指南和报销要求等。并提供微信在线人工客服，安排专人实时解答报账咨询，第一时间解决师生提出的财务问题。

（五）财政自助柜面支付平台

借助财政柜面支付平台，实施“以财政自助柜面结算为主，以支票结算为辅”的资金支付方式，拟实现报销程序完成后，资金随即支付到位。

结语

综上所述，基于“互联网+”模式下的高校财务报销流程再造给现有的财务报销体系带来了重大改革，给报销的教职工及财务人员都带来了巨大的便利。同时，随着“互联网+”、人工智能、大数据等技术的进一步发展，电子发票、网上签批，电子档案等在财务领域的广泛应用，高校财务的服务水平和管理能力都将实现更大的发展，为广大教职工带来更多的便利。

参考文献

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