物资采购审计的实践与创新

魏爱霞

（河南省中原大化集团有限责任公司，河南 濮阳 457300）

一、物资采购审计实践的环节

审计部门对采购供应中心采购的设备、材料、化工及原辅材料、安全消防材料、劳动保护用品、办公用品等实施事前、事中、事后全过程审计监督。

（一）采购计划的审计

制定科学合理的采购计划能最大化企业的资金使用效率。因此，为保证采购计划的合理性和科学性，对其进行审计显得尤为重要。对物资采购计划的审计重点从以下几个方面入手：审查采购供应中心是否根据物资实际库存和储备需要填报物资储备定额补库计划表；采购计划是否真实、合理、有效；采购计划是否经主管领导审批；生产急需、突发物资是否在规定时间补齐手续等。

（二）供应商相关要素的选择性审计

供应商是物资采购的来源，选择供应商就像在选择人生伴侣一样，好的供应商对企业的可持续发展起着不可替代的作用。在这一方面所开展的审计主要包含有以下几方面的内容：一是评价供应商资质的规范性。供应商的规范性是指产品质量、生产经营现状、财务状况、信用状况以及与其有关联关系企业的相关情况信息等，符合相关部门以及法律法规的要求。对供应商资质的规范性进行评价能评判其是否符合本企业产品生产的要求或采购要求。二是评价供货商申报材料的真实性和完整性。三是针对供应商资料的筛选和审批是否流于形式进行审查。为保证与供应商的合作能够持续、顺利地进行，对供应商在供货质量、供货时间、合同履行程度、合同履行的合法性、信用状况、合作态度、产品价格以及售后服务等方面进行评审。在评审频率方面，对于长期合作的供应商的评审应至少每年一次，以确保企业的核心利益不受到损害。

（三）采购方式的选择审计

针对采购方式的审查主要包含有以下几方面内容：一是信息的可靠性，即查找的采购信息是否全面、准确。二是采购方式的选择，即采购方式是否与采购项目规定的方式一致，考察是否有为故意逃避招标而变换采购方式进行直接采购，或以各种理由对采购项目化整为零进行分包采购以逃避招标监督。三是采购部门的规范性。采购部门是否按规定对已获得招标资料的投标人名称、数量及投标信息进行保密；对投标人的投标资料是否按规定由专人负责保管，收件人和保管人是否分离；有无胁迫或串通供应商提前透露投标信息以操控招标价格。

（四）采购合同审计

采购合同审计的对象是采购合同，审计的主要内容有合同的完整性、合法性以及执行情况等。第一，合法性审查方面。审查内容主要有：供货商签约资格的合法性审查；合同签订程序的合规性审查；分批授权审批手续的履行情况审查；合同文件内容的规范性审查；合同变更、解除或终止的理由的充分性审查；书面变更协议以及审批手续、流程的合规性审查。此外，还应注意草签合同是否有专门的财务部门进行评审。第二，完备性审查方面。完备性审查不仅包括合同标的、价格和结算方式、运输方式、数量和质量、履约时间、履约地点和方式等标的物相关层面，还包括合同层面的要素，如双方权责是否明确，权利和义务是否有明确、具体的规定。三是执行情况的审查。对合同当中提到的重要条款及条件经过具体的商议和审核之后，企业是否按合同约定的比例及条件支付货款，供货单位、合同单位、发票出具单位、收款单位名称是否实现了“四统一”。

（五）采购价格审计

采购价格的审计是采购审计过程中不可忽视的一环，其主要审查内容包括：第一，审查预算价格来源渠道的合规性，预算价格与当前市场状况是否一致，是否实时更改价格信息，建立容量丰富的价格信息资料库，价格的核定是否全面、准确。其中，对于限额以下的物资来说，采购价格审计主要确定采购部门的价格制定是否对比了市场上三家以上供应商的不同价格，只有货比三家，才能确保价格制定与市场当前最新的价格信息一致，所制定的价格才是全面、准确和合理的。第二，招标标底价格是否合理。标底价格的复验和核算是审计工作中不可缺少的一环，其主要内容是对编制标底的工作底稿中的内容包括物资价格、数量、人工耗费、各项其他费用以及税金进行验算和复查，考察其最高限价是否具有公允性和合理性。第三，合同价格审计。合同审计的主要审计内容是申报价格，即申报价格与市场公允价格是否一致，只有确保其无高估虚报等问题，才能保证其具有有效性和合理性。

（六）物资验收审计

物资到厂验收主要由采购部门组织、相关部门及使用部门参加，验收的主要内容是所购物资的数量和质量。物资资验收入库的审计主要包括以下环节：一是对物资进货、入库、发放过程是否有严格的验收控制；是否签署验收报告。对于验收不合格的物资，应按相关要求对其进行调节，并对执行过程和状况进行审计，主要审查相关部门是否对不合格产品进行了及时的记录并将有关情况反馈给了供应商，此外，还应审计供应商的处理方式。二是审查入库物资的各种票据载明的采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否与合同一致，数量、单价、金额等计算是否正确。三是供货商供货是否按照合同要求的技术指标，主要包括采购标的物的参数、性能以及质量特性等。此外，还应审计标的物的合格证、发票以及运单号等的真实性和完整性。

（七）采购的结算审计

物资采购的结算审计采用复核审计法重点对报账环节进行审计，报账环节的审计是物资采购审计过程审计的重中之重。一是审查物资采购票据是否齐全。付款凭证、物资入库单、物资采购检验单（特别是大型设备、大宗物资收货验收的原始记录）、采购合同，“四票齐全”缺一不可。二是审查物资入库单、物资采购检验单上相关人员签字手续是否完备；三是审核销货清单、物资入库单和物资检验单上物资数量是否一致；四是审核付款凭证、销货清单和合同采购价格及金额是否一致。真正做到结算真实、审核无误。

二、物资采购审计的创新

（一）完善对内部控制制度的审计

内部控制制度是单位开展有效管理的有力措施。一个完善的内部控制制度能有效防止腐败和浪费。物资采购的内部控制制度审计重点包括以下两个方面：一是审查采购管理体系是否健全、有效。一个完整的采购管理系统应包括：采购决策系统，招投标系统，采购系统，审批系统，支付系统，监督系统。二是审查建立的内部控制制度最终是否能得到有效的执行：是否可以定期自我评价、自我完善和相关人员的培训。

（二）加强对物资采购计划的执行情况审计

物资采购审计不但强化对物资采购计划的源头控制，对采购计划、库存计划的编制审批进行监督，而且进一步加强对物资采购计划执行情况审计。第一，审查对按照每月下达的生产经营计划，严格执行没有计划不能采购的规定。第二，对签订的框架协议合同报账时，必须附有框架合同物资采购明细表，采购计划来源必须清晰明了，必须有经办人、审核人、审批人签字后方可有效。第三，核对采购计划来源是否与每月下达的生产经营预算各项是否相符，情况核实准确无误后方可进行报账。

（三）报账手续更加完备，验收单据内容的审核更加严谨

第一，采购员报账时，从过去单纯的只检查物资采购验收单据是手续是否齐全，到现在检查验收单据是否内容完整（包括合同编号的注明），同时每月定期对验收单据分类、整理、装订，报账手续更加完备。第二，审查物资采购验收单据上计划员、保管员、检验员及使用人员签字是否完备，重要的是对采购员、检验员及使用单位人员签名字迹模板核对，审核是否有代签现象。

（四）实行对采购部门的资金预算及支付情况进行审计

对物资采购的资金预算及结算付款审计也是相当重要的。审查是否严格执行合同规定，付款资金的预算及支付是否经过了申请以及审批相关的一系列程序。付款的时候是否发生了提前或者是滞后、付款不实以及违规结算现象的存在；针对那些逾期未交货者进行审查，有无按合同规定给予罚款或没收违约金。结合上述，对采购部门的资金预算及支付情况进行审计也是物资采购审计的不可缺少的一部分。

总之，本文主要对物资采购审计实践的各个环节和管理创新方面进行了论述，在以后的工作中，物资采购审计将不断完善，同时也将多角度地保证企业物资采购活动的健康稳定开展。