采购与付款业务的内部控制——基于ZQ公司的案例分析

胡秀凤

（丹阳市天怡房屋建设开发有限责任公司，江苏 镇江 212300）

一、采购与付款业务的内部控制概述

（一）基本概念

内部控制对制造业企业来说一般是指为了实现经营目标，全员参与、全过程控制的一系列方法与措施的总称。用以合理保证企业资产安全、会计信息正确、经营活动经济而高效。

采购与付款是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。采购与付款工作在制造业企业经营活动中具有举足轻重的作用，会受到企业内外部因素的影响，给企业带来一定的风险。因此，企业需要一套完善的采购与付款内部控制制度来避免企业采购与付款业务的风险。

（二）采购与付款内部控制的目标与方式

企业采购与付款内部控制指向的具体目标，首先要保证资金的安全，避免资金管理漏洞；其次要提高运营效率，创造经济效益，避免采购影响生产流程；最后要充分发挥资金效用，有效管理企业资金，提升资金周转率。

采购与付款内部控制可以优化采购与付款工作流程、降低采购与付款环节风险。其优势在于对采购与付款工作流程梳理，以控制表单、授权签字、不相容岗位相分离等管理方式来规避风险，将采购与付款环节中的风险降至可控范围内。

（三）内部控制应遵循的原则

1.适应性原则

内部控制的建立应当与企业经营规模、业务范围、竞争状态和风险水平等相适应。内部控制与企业的管理模式紧密联系。企业按照管理模式设立工作岗位，并赋予其责任，权利，规定相应的操作过程和处理流程。

2.成本效益原则

根据企业自身经营的实际情况以及效益情况，权衡实施成本与预期收益，以适当的成本实现有效控制。企业应该追求用最合适的成本达到最经济的效益，也不是一味地追求减少成本、增加效益。

3.相互制衡性原则

在设置岗位时必面考虑到授权岗位和执行岗位的分离，执行岗位和审核岗位的分离，保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职务分离，起到制衡作用，各部门之间相互审查核对，避免一个人管理采购业务的各个环节。

二、ZQ公司采购与付款业务内部控制案例分析

ZQ公司重要的生产业务是汽车零配件制造。客户基本都是大型汽车主机厂，对原材料及产成品的品质要求很高。其采购与付款业务内部控制基本情况：

（一）风险评估方面

1.原材料采购的质量与数量可控

公司的供应商都是由客户从其供应商名录中筛选提供的，70%以上的原材料都是由指定供应商供应，能按时保质提供原材料。

2.付款业务按合同规定正常操作

供应商都是大型企业，信誉可靠，公司一直按照合同采购指定供应商的原材料，采购与付款业务一直安全可靠，风险可控。

（二）信息沟通方面

公司管理人员相对集中，内部控制相关的信息能面对面及时收集与口头传递，具有一定的灵活性。

（三）内部环境方面

公司处于成长期，组织机构根据发展需要不断扩充，不相容的职务基本相分离，权职分配开始逐步形成相制衡的模式。随着公司不断地发展，内部控制的不完善给公司的发展带来了挑战。公司就曾经发生过一起由熟人推荐供应商，在没签合同、没实地考察也没有任何管控措施情况下就预付了货款，结果遭遇诈骗的案例。可见，一个企业如果没有相适应的内部控制，就会给企业发展带来风险。

三、ZQ公司采购与付款业务内部控制存在的问题

（一）采购计划安排不合理

公司上新项目，采购部未及时至研发部了解所需的新物料，也没有寻找相应的供应商，同时更谈不上对新物料供应商进行先期调查。采购部没有做好批量生产的充分准备，车间生产需要物料时，才临时寻找供应商。

企业没有建立完善的采购申请制度，采购制度的落实也缺乏相应的执行监督制度，没能将职责切实落实到部门或人员。采购员执行采购制度责任心不强，平时采购没有计划，造成临时抱佛脚，出现问题。本例中物料的采购沿用原有采购流程一般不会出现问题，但随着企业制造力的不断增强，新物料与新供应商的出现必然导致采购名录的变化，因而企业应当建立采购名录及时更新的制度。

（二）供应商选择不当

公司原本供应商均为固定的且信誉度颇高的大公司，运行惯性导致采购部没有执行对供应商进行甄别真伪、实地考察供应商的规模与资质、评价供应商产品质量与供货能力等的业务流程。

企业没有建立科学的供应商评估和准入制度，采购部没有严格按照供应商管理制度对供应商进行一系列的管控。本例中采购人员没有对供应商进行价格、品质、交期交量和配合度（服务）等方面来正常考核供应商并进行等级划分，以及进行合理跟踪与更新评价，导致供应商选择不当。

（三）支付方式不合理

选择新供应商时，在对其信用、供货能力、产品质量等方面是否达标一无所知的情况下，却采取了预付款的方式。按照惯例，一般新增供应商的采购往往是采用现付或延付两种交易，而不应该采取预付方式。

没有严格执行付款制度。采用预付方式进行支付对买方公司而言，一方面买方要负担商业风险，另一方面也会产生资金周转风险，更不用说是打款到个人账户这种高风险行为。本例中采购部理由一是老客户的销售经理推荐的应该可靠。二是公司要货急，打款给个人利于提前安排。但如果当时财务提出异议，采购员再给客户的销售经理电话确认，也能规避风险。

（四）付款审核不严

付款审核人员相信“熟人”，同意支付到个人账号。打款人员发现账号为个人账号，轻信采购部的解释。各环节负责人面对新问题时的风险意识薄弱，防范意识欠缺，面对形式上签字手续完善的流程未能尽到真正相互制约，使得不严格执行打款条例而导致被欺诈案例发生。

企业没有完善的预付款管理制度，遇到新问题时也没有执行集体决策制度。现代企业规章制度的执行力度、各部门协调和谐度会影响着企业抗风险能力的大小。本例中财务人员如果严格按照预付款制度坚持把资金汇入公司账号、如果坚持执行集体决策而不是仅凭领导一句话就将预付账款打入私人账号，那么是应该可以避免问题的。

四、ZQ公司采购与付款业务内部控制的完善措施

（一）建立采购申请制度

健全完善的采购制度，可以保障企业生产的正常运行，保证生产效率和生产任务的完成，也能控制企业成本，增加企业生产利润。建立采购申请制度并建立不相容职务分离的内部控制制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和批程序。规定申请与审批、询价与确价、合同的订立与审核、付款申请与审批等权力相分离，明确各自责任，提高员工的责任心，降低人为造成相关问题的风险。同时，采购制度需要针对新物料及新供应商进行完善，且对采购人员市场考查等制度也必须予以补充。

（二）建立供应商评估和准入制度

良好的供应商可以缩短供应周期，提高供应灵活性、降低企业的原材料的库存量，加速资金流转、提高原材料的质量、缩短产品开发周期，推动企业整体管理水平的提高。企业对于新的供应商，首先要在工商网的企业信用信息公示系统中查验企业是否正常经营，企业注册资本以及经营规模是否符合企业要求；其次要实地考察供应商的规模、实力、信誉、资质等，建立供应商管理信息系统，确认其产品质量是否符合本公司需求，生产能力是否达到本公司需要；最后定期对供应商进行实时管理和综合评价，建立合理有效的日常考核管理流程，对不良供应商实行淘汰制，对优秀供应商实行奖励制，以便对供应商进行合理选择和调整。

（三）加强预付账款的管理

加强预付账款管理可以适度控制企业风险，使其达到企业可以承受范围。涉及大额或长期的预付款项，首先要订立有效合同，保障付款安全；其次要严格执行预付款的审批程序，确定各授权人及审批金额，由经营负责人与财务负责人联合签署；然后应当定期进行追踪核查，发现有疑问的预付款项，应当及时采取相应措施；同时财务人员应确认合同或协议中的账号与申请书一致，然后选择合适的付款方式通过银行转账予以支付，在预付款业务中，禁止把资金汇入外单位个人账号，包括外单位准许以个人名义开立的账号。

（四）制订付款审核审批制度

付款审核审批活动有利于保障资金安全，减少企业资金营运风险。付款时应严格按照企业付款制度进行操作，首先应严格审核款项用途，付款合同、发票、入库单以及其他资料。其次实行按金额大小分级审批制度，依据企业内部控制机制，按岗位的分工及职责的不同安排审批人员的相应职能。在一定资金范围内的经营活动支出主要是由负责财务审批的人员行使审批权；比较重大的经济活动，必须由企业总负责人进行审批；特别重大的经济活动，应该由集体共同决策。同时应加强危险性因素的管理，特别是诈骗（员工诈骗、供应商或客户诈骗）的防范。事前要严格按照公司的付款审核审批制度进行内部控制，防止诈骗的发生。发生风险后，及时采取报警、追缴等措施降低损失；事后，企业要总结经验，进一步完善内部控制制度以及强化制度执行，防止类似事件发生。最后，按照经过审核审批流程的无误的付款申请单进行付款。

总之，建立并完善采购付款内部控制制度，一方面可以通过制度进行管理，避免以人进行管理的弊端；另一方面可以通过目标进行控制，使每个采购业务流程的关键点都有相应控制人和控制目标，从而尽可能规避或减少风险。不断根据实际形成标准化的采购与付款流程，避免擅自调整给采购与付款环节带来的风险。