事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

孙伟

靖宇县景山镇综合服务中心 吉林白山 135200

目前社会经济发展速度较快，加上大数据时代，信息技术和网络技术不断发展，这能够为事业单位发展提供良好的环境。目前档案管理工作中所应用的传统方法会受到各方面的限制，将阻碍事业单位发展，为了事业单位长久发展，需要进行合理、科学的档案管理工作，掌握当前档案管理工作中依旧存在的问题，并制定有效解决这些问题的策略，有效加强信息化管理，保证顺利落实档案管理工作。

1 事业单位档案管理现存问题

1.1 管理人员能力尚需提升

事业单位的档案管理工作对于管理人员的耐心有一定要求，由于该工作过程较多，并且内容繁琐，很容易在管理过程中出错，因此应保证细化管理。然而实际上档案管理工作没有较高专业性要求，并且工作不具备较高技术含量，使得该工作在事业单位中经常被忽视。在安排管理人员时，通常是基层员工负责，使得管理人员不具备良好的管理知识储备，整体素质偏低，阻碍着档案管理效率和质量的提升。除此之外，由于事业单位对于档案管理人员没有良好待遇，工作人员没有足够积极性，并且人员流动性较大，从而难以提升管理工作效率。

1.2 档案管理制度不够完善

事业单位应该基于完善管理制度开展档案管理工作，以此保障工作的规范性和有序性，进而提升档案管理效率与质量。目前大部分事业单位中因为在档案管理工作方面没有建立完善的制度，只是在口头上强调管理的标准性和有序性，难以体现在工作实践中，导致档案管理人员收集、整理和保管档案时不具规范性，并且可能在未来开展工作时出现隐患，对事业单位收益产生严重影响[1]。

1.3 管理硬件设备不齐全

随着事业单位的不断发展，传统的档案管理模式不符合发展要求，从而应实现管理工作的信息化转型，运用信息技术完善建立信息化的档案管理模式。然而很多事业单位没有认识到档案管理信息化建设的重要性，在档案管理方面没有投入足够的经费及硬件设备，阻碍档案管理设备更换更新。除此之外，开展管理工作时，由于设备不齐全，很多工作需要进行人工操作，如果在这一过程中出现档案丢失、错误和损坏等问题，则会加大工作人员任务量。

2 加强事业单位档案管理的对策

2.1 提升管理人员综合素质

人员是开展档案管理的重要因素，为提升档案管理的质量，首先要保证管理人员的综合素质良好。为提升管理人员素质，应从以下几方面入手：①提升管理人员工作待遇，通过优厚工作条件激发人员工作积极性，并增强其责任心[2]。②事业单位需大量引进专业性强、素质高、能力强的管理人才，应严格对待评定人员的工作，在基础上提升档案管理人员专业素质。③对管理人员进行专业培训，定期开展高密度专业训练，通过工作实践来加强管理人员的素质与能力。③制定合理的人员考核机制，对档案管理人员的工作进行监督于审查，确定其岗位工作规范，完善奖惩制度，由此提升管理人员工作自觉性。

2.2 完善档案管理制度

完善的档案管理规章制度能够保障管理工作高效率开展。对事业单位而言，为了使档案管理工作高效、规范开展，与建设自身良好制度不可分离，在构建制度时应注重以下几项内容。①遵循国家相关法律法规，在单位内部构建控制以及责任追究制度，提升管理人员责任意识与法律意识。②确保人为操作程序更加规范，并具有简单性和保密性，尽可能采取责任分层制度，将多层防护做好。完善建立档案管理制度可提升员工岗位责任意识，才能保证事业单位有效提升档案管理效率。

2.3 合理配备档案管理的硬件设施

单位开展档案管理需要以硬件设施为基础，传统档案管理方式会受到保存档案仓库的限制，主要是防止纸质档案丢失和损坏，而实现信息化档案管理能够实现档案数据化，则不需要宽敞的档案仓库，而是对电子扫描设备以及数据存储设备有更高的要求，同时也应配备计算机和打印机等辅助设备。为确保档案管理方式的有效落实，事业单位需要完善建设和配备相应的硬件设施，加快档案管理信息化建设速度，由此提升管理工作效率以及质量[3]。

2.4 加强单位档案管理信息化建设

目前科学技术发展速度较快，社会上很多领域开始广泛应用计算机，对于档案管理来说，信息化管理模式是目前档案管理基本要求。基于该形势，事业单位应该加强建设信息化档案管理，以达到档案管理在现阶段的要求。档案管理人员需要掌握计算机以及扫描仪等设备的操作方法，准确、快速录入纸质档案，实现档案数据化，并快速存储归档。另外，事业单位需通过互联网在单位内部实现高效传递档案信息，将管理时效性提高。事业单位应该运用网络技术创新档案管理，完善构建档案数据库，提升档案管理质量和企业效益。

2.5 保证档案管理安全性

事业单位档案具有法律效率，从而应注重档案管理安全性。针对这一情况，事业单位要加强档案保密性，统一管理档案过程中，保证各环节的规范性，并制定相关规章制度，提升管理人员安全意识，并掌握基本的防水、防火、防虫、防霉变以及防盗等意识和技能。对于信息化管理来说采用先进信息化手段，避免网络中出现不法分子以及黑客入侵的情况，保管好档案原始资料。

3 结语

目前事业单位在档案管理工作方面还有一些问题存在着，为促进企业进一步发展，应改革和创新档案管理方式。事业单位应该重视档案管理工作，提升管理人员综合素质，完善构建档案管理制度，配备齐全的档案管理设备，并保证管理档案的安全性，采用科学有效的对策完善档案管理，提升事业单位的管理效率，以此获得良好的经济效益，最终促进其健康稳定发展。