行政事业单位固定资产内部控制研究

龙国胜

（东莞市天瑞会计师事务所（普通合伙），广东 东莞 523710）

一、固定资产内部控制的主要内容与目标

（一）固定资产内部控制的主要内容

行政事业单位的固定资产内部控制主要内容包括固定资产配置、固定资产验收入库、固定资产使用、固定资产清查以及固定资产处置。

固定资产配置主要包括资产调配以及购置资产等，行政事业单位在履行公共职能有时需要调配或购置某些资产作为辅助。由单位负责人审批资产配置申请，然后递交至财政单位进行审批，待财政部门审批通过后将资产配置项目列入单位的年度部门预算。

固定资产验收是对购置资产以及达到使用状态的固定资产进行验收，然后将资产相关信息录入信息系统登记入账。资产验收通常是资产管理的第一道防线，在固定资产入账后通过建立固定资产台账，然后制作固定资产卡片并粘贴在固定资产上做好标记。此过程内部控制作用是对验收整个过程实行监督，保障固定资产及时、完整入库。

固定资产使用主要是指固定资产日常管理，包括资产出借、维修保养、正常使用等。内部控制通过对设定固定资产使用权限，只有得到授权的人员才能够使用，未得到授权不能私自使用固定资产，从而保障固定资产使用过程合法、合规，保障固定资产的使用寿命。

固定资产清查通过对固定资产进行盘点，检查单位固定资产的数量、价值是否与登记账簿一致。内部控制通过对固定资产清查过程进行监督，提高单位账务的准确性，同时对固定资产出现账实不符现象进行调查。

固定资产处置包括处置、转让以及报废等。固定资产处置内部控制是指单位固定资产处置过程进行控制与监督，检查资产处置方法的合法合规性，并且督促资产处置金额及时上缴单位指定账户。

（二）固定资产内部控制的基本原则

固定资产内部控制是行政事业单位固定资产管理的重要依据，以内部控制制度为准则，有效将固定资产管理目标与单位运营目标有效结合，不仅能够保障固定资产有效发挥出公共职能作用，而且能够保障国有资产保值、增值。行政事业单位固定资产内部控制原则包括：风险导向原则、职务分离原则、合法合规原则、成本效益原则以及责任制原则。风险导向原则主要指行政事业单位固定资产管理应当综合风险分析结果，将资产管理风险作为重要工作，通过风险识别、风险分析与风险评估，对固定资产管理工作进行全方位、全流程管理，从而优化固定资产内部控制体系，提高固定资产内部控制效果。职务分离原则是将固定资产管理工作中不形容职务进行分离，从而避免内部传统舞弊行为。例如，资金保管与出纳、资产采购与验收等工作。从而行政管理工作中相互制衡，杜绝领导人员凌驾于内部控制之上。合法合规原则是保障行政事业单位固定资产管理工作的合法、合规性，依据法律法规要求开展内部控制管理。成本效益原则是固定资产管理工作应当秉承合理管控成本的原则，确保控制成本低于控制收益，从而实现固定资产增效目标。责任制原则是固定资产内部控制管理的重要规范，通过建立责任人制度，将固定资产管理与岗位职责相联系，从而有效落实固定资产管理责任，提高固定资产管理效率与效益。

二、C行政事业单位固定资产内部控制存在的问题

C行政事业单位属于七大地区空管局之一。C单位下属14个机关部门，11个空管站以及17个直属单位。C单位将固定资产主要分为房屋、土地、通用设备、专用设备以及日常工作使用类资产。截止到2017年底，C单位固定资产规模达到67.45亿元，包括已入账资产53.55亿元，未办理竣工结算按照暂估入账5.94亿元以及财务未入账的7.96亿元资产。因而能够看出C单位在2017年有接近12%比例的资产为做正确的账务处理。

（一）缺乏固定资产风险防范机制

固定资产管理面临的主要风险有投入风险、控制风险以及处置风险。投资风险主要包括资产盲目投资、资产投资预算分配不科学以及投入缺乏有效监管。控制风险包括固定资产内部控制环境薄弱、缺乏风险识别机制以及缺乏有效的控制活动。处置风险包括资产处置程序不规范等。固定资产整个生命周期都存在各种风险，特别是还在投入与控制环节存在风险较多。C行政事业单位通常由外部审计单位进行监督检查，内部未设置专门的审计监督部门，内部监管工作主要由纪检执行，难以发挥有效的监管作用。由于C单位性质较为特殊，对固定资产风险管理重视度不高，采用事后监管的方式，对事前风险识别与事中风险控制执行力不足。

（二）固定资产库存管理缺乏科学性

C行政单位属于空管单位，在日常维护过程中需要使用大量的空管备件，并且单位通常采购一大批空管备件进行库存供日常维护使用。截止到2017年底，C单位库存空管备件6000项，价值大约1.5亿元，备件设备占用大量资金，导致单位固定资产的运行成本高居不下，并且占用资金成本较高。而且，在单位年底资产清查环节发现，库存备件为进行分类管理，许多备件与低值易耗品以及废品置放在一起。另外，空管备件中不同种类备件的属性不同，作用大有不同，许多重要的备件随意放置可能会导致固定资产流失，从而给单位造成直接经济损失。也有许多备件一直在仓库储存未进行领用，大量的备件库存会增加资金占用成本，造成资产库存成本增加。

（三）基建项目决算验收工作不到位

按照固定资产内部控制规定，应当及时将已交付的固定资产项目办理竣工结算手续，然后将固定资产录入单位固定资产管理系统。对尚未办理竣工结算的基建项目需要建立对应的资产台账。而对达到报废条件的固定资产需要取得阶段材料或者调拨单后才能办理报废手续。C单位2017年存在7.96亿未入账的固定资产，该笔资产有实无账，主要是因为资产未办理竣工结算、验收等工作，财务部门并未入账，从而导致单位的财务报告不能真实反映单位的财务状况以及资产状况，不利于资产管理工作有效开展。另外，针对部分达到报废状态的资产未按固定资产内部控制规定办理资产核销与账务处理，可能导致资产存在价值损失现象或者账实不符等风险。

（四）固定资产处置流程缺乏科学性

C单位固定资产处置环节缺乏完善的处置流程，具体表现在固定资产出售与报废处理两个方面。固定资产出售环节缺乏收入上缴机制，国有固定资产处置收入并不直属于该单位，应当按照内部控制制度要求将扣除相应费用后的处置净收益缴存在指定账户，对固定资产处置实施两条线管理，有效避免内部舞弊行为。而且，C单位缺乏资产出售价格的备案管理，财务部门并未按照处置流程对资产评估价格与实际交易价格进行备案归档，导致单位缺乏有效印证，确保单位资产处置工作的合理性与合规性。另外，C单位在固定资产报废处理工作中忽视了固定资产残值评估，领导人员对报废资产申请进行审批后直接进行资产处理，忽视了潜在残余价值收益，给单位带来经济损失。

三、行政事业单位固定资产内部控制改进策略

（一）建立固定资产风险管控机制

C单位属于政府垄断性质的事业单位，下属部门机构众多，单位管理的固定资产规模较大，并且分布较广，固定资产管理难度较大，存在较大风险。由于C单位未设置内部审计部门，政府单位提供的外部审计监督服务难以有效防范固定资产面临的风险。对此，C单位可以通过设置独立的风险管理部门肩负起单位的资产审计与管理工作，对固定资产风险进行分类评估，从而制定风险应对措施。另外，单位应当执行全面的风险管理措施，从预算风险、采购风险、验收风险以及日常管理风险等方面建立全面的风险管控体系以及风险管控方案，从而实现全方面风险管理，保障国有资产不流失。

（二）完善库存固定资产管理体系

C单位库存固定资产多为空管专用备件，资产种类较多，价值较高，对维持通用设备以及专用设备正常运行的必要备件。根据专门备件的特点，单位应当将其作为存货进行核算与管理，通过建立数字化系统，对专用备件的信息进行记录。将种类复杂的专用备件进行分类然后置放到专门仓库进行统一管理，定期进行资产盘点，与账务进行核对。针对盘点差异及时寻找原因加以改善，从而提高账务的真实性与完整性。另外，建立规范的管理制度规范库存资产领用，由专人等级备件的出入库情况，然后将领用、入库情况录入信息系统及时更新数据。对于报废的备件或者拆卸下来的二手备件，有技术部门出具鉴定书后进行申请处置，对具有参与价值的资产进行单独存放，对不具有使用价值的资产进行及时报废处理。

（三）完善基建项目验收机制

首先应当明确项目验收风险与责任，单位在制定内部管理方案时应当通过前瞻性分析项目潜在的风险，以及风险易发关键点，根据风险等级以及影响制定应对措施。其次对项目的岗位职责进行明确，将具体风险管理落实到责任人，尽可能将风险降至可控范围。例如，项目资产交付环节可能存在隐匿资产、牟取个人私利等行为，财务负责人作为责任人应当将固定资产管理工作延伸至交付阶段，从而加强资产交付工作。竣工验收环节可能存在验收人员舞弊风险，对超标准、超预算的项目给予验收通过，对此财务负责人需要加强纪委对项目的监管，同时鼓励风险管理部门加强固定资产验收风险管控。

（四）完善固定资产处置流程

C单位应对完善固定资产内部控制处置流程，可以通过增加处置资产评估、价格备案以及处置收益上缴等控制节点，强化固定资产内部控制。具体来说，资产出售过程应当聘请专业评估人士或者评估团队对出售资产价值进行评估，将具体评估材料提交至财务部门进行备案，避免处置人员随便上报处置价格，缺乏处置价格客观公允，同时也能够保障资产价值，避免资产价值流失。另外，针对资产处置收益，严格按照内部控制条例将处置后净收益缴存在制定账户，防止内部舞弊行为。另外，针对资产报废处理，应当聘请专业团队对资产残余价值进行评估，评估资产的可使用性，从而保障资产处置合理性。