探讨新时期高校教学秘书的协调工作

2020-11-26周丽园

商品与质量 2020年49期

周丽园

武汉大学湖北武汉 430074

各大高校的主要作用就是教书与育人，一切活动都是围绕教育教学开展的，因此，高校的教学管理工作做得好坏直接影响教学进程的快慢、教学质量的高低以及整个学校的综合质量水平。当代大学的管理模式都是较为开放的，根据学校的实际情况，灵活地进行调整，不是固有古板的管理模式。教学秘书是整个高校管理结构之内的核心部分，发挥着极其重要的作用。作为连接教师与学生之间的桥梁，认真尽责的履行其自身的责任[1]。

1 教学秘书的设立在高校教学管理工作的意义

1.1 协助教学工作顺利进行

教学秘书在高校教学管理之中发挥着极其重要的作用。在一般管理系统之内，教学管理都是由校长等人负责，当然教学管理方案也是由校长等人一同制定。但学校都设有教学秘书这个职位，应该让其发挥一定的作用才对。因此，在制定教学管理方案时，校长可以与教学秘书一同制定，因为教学秘书与其他教师或者管理阶层的人联系较多，可以为校长等人提供学校的真实情况作为方案制定的依据。另外，方案制定之后是需要实行的，这项工作就更能发挥教学秘书的作用。在方案实施中，教学秘书可以与教师等人了解情况，发现方案的不足，将其反馈给校长等人，这样更好地解决问题，制定新的教学管理方案。

1.2 更好地管理学生以及教学资料

教学秘书的工作是教学管理，因此，学生与教师的档案资料整理也是其工作的一部分。近些年，高校逐渐扩招，教师也逐渐增多，档案资料更需要像教学秘书这样的管理型人才进行处理。高校内学生与教师的数量较大，为了教学管理方案的制定顺利进行，应将这些档案录入电脑进行备份，方便日后查阅。这项工作需要细心的教学秘书这类人才来完成，档案资料的准确整理也是对教师与学生利益的尊重，彰显了一个学校的服务全面性[2]。

2 高校教学秘书在教学管理中的协调策略

2.1 增强教学秘书的思想素质

教学秘书不但需要完成整个院系的教学管理组织工作与活动，工作量大，同时工作的范围也比较大。由于教学秘书是受教务处与院系领导方面的双重领导，因此日常工作中会受到一定的限制，其中最重要的就是无法实现精准的定位，外界对于教学秘书与相关工作没有正确的认识，因此会受到一定的误解与歧视等，职位具备一定的特殊性。所以，在教学秘书的日常工作当中应当具备较高的思想素质，不但需要排除外界对于职业的误解与非议，还应当任劳任怨、耐心细致地完成相关工作，义务感和责任感属于教务秘书必备的素养。有时候由于一个微小的失误，便会对高校以及学生等的切身利益造成损害，这样的高压工作需要教学秘书具备较强的心理素质，能够沉着应对各种工作以及突发状况。

2.2 关注教学秘书的需求

“有效沟通是管理中的艺术方法” 指出新时代的管理者更应该认识到管理的艺术性，要善于倾听、有效沟通。这不仅有助于营造和谐的工作气氛，而且可以提高员工的信任感和满意度，更能有效地开展工作。其实，当前高校教学秘书很多都是非专业人员。对于初涉秘书行业的他们而言，工作量大、不受重视、存在感低，可是却无处表达。他们也希望在工作中能够得到认可，也希望能把工作做得更好。然而，往往由于没有专业的秘书技巧，他们在工作中很辛苦。因此，学校相关人员可从倾听中了解其需求，为他们提供进一步参观学习、业务进修、经验交流的机会，让其深入了解秘书工作的特点，接触新思想、新观念，不断完善知识结构，提高文化素养与管理水平。

2.3 提高教学秘书在教学管理工作中的能力

只有提高学秘书在高校教学管理工作中的能力，高校内的教学管理工作才能顺利进行。教学秘书应端正自身的工作态度，积极努力的 “体察民情”，为学校教学管理方案的制定提供实际依据。教学秘书应该具备掌控全局并做好计划的能力，要对学校内的各个活动全面了解，并且要对这些活动提前做好备用方案，以防意外发生；活动结束后应做好善后工作，并且记得每次做总结，方便积累经验，为了下一次的活动做准备。另外，教学秘书还应具备良好的沟通能力，因为教学秘书连接教师、学生与校长等人的至关重要的纽带。教学秘书经常与各个部门进行沟通，这就要求其做事情要从多方面考虑，只有处理好了各部门之间的关系，学校内的整个管理机制才能正常运行。

2.4 构建教学管理信息化系统

新时期，伴随着高校规模的逐步扩大，设置的专业也不断增多，师资人数也逐步增多，使得教学管理系统越来越完善。为顺应时代的发展趋势，充分利用好信息化技术，应构建科学的教学管理信息化系统，使得性教学管理工作逐步走向无纸化。同时，为了方便教师间的有效沟通，打造完善的教学质量评价系统，要构建相应的教学交流平台与资源共享平台，以便教师使用，以形成安全而可靠的交流平台。