浅谈水利工程建设中档案的管理及整编

马晓菲

山东省调水工程运行维护中心潍坊分中心 山东潍坊 261061

水利工程档案是建设管理的重要组成部分，是工程建设全过程的真实记录。工程档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成使用全过程中形成的，包括从项目提出、可行性研究、评估、立项、决策、计划、勘测、设计、招（投）标、施工、监理、质量检测与监督、建设管理到竣工验收、运行（试）、维护等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各参建单位分别均需生成档案归档。

水利工程档案工作与工程建设实行“四同步，一超前”管理。即从工程建设项目论证同步进行文件材料的收集、整理工作；建管单位组织招投标，签订勘测、设计、施工、监理等合同（协议）时，设置专门条款，对档案的载体形式、质量、份数、移交工作提出明确要求；支付工程预付款及结算、检查工程进度与质量时，要同时检查档案的收集、整理情况；成果评审、鉴定和工程质量评定时，要同时审查档案的完整、准确、系统及档案质量是否符合验收要求；单位工程完竣工验收前，首先对档案进行验收,并形成对应的验收意见。组卷及整编过程繁琐而细致，要遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用[1]。做到组卷整编规范、合理，符合国家或行业标准要求。整编方法具体可分为以下几个方面：

一是根据山东省引黄济青改扩建工程文件材料归档范围，划分文件材料的类别，按文件种类组卷。同一类型的文件材料以分部或单位工程组卷，如工程质量评定资料以分部工程组卷，竣工图以单位工程或不同专业组卷；管理性文件材料以标段或项目组卷。产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。

二是归档内容及分卷划分整理好后进行档案整编工作。以山东调水改扩建件档案整编要求为例分为以下几个部分：

（1）档案盒。由山东省档案局监制，右侧粘贴式黄色整体配红色边缘或者绿色边缘纸质档案盒。档案盒厚度要求为3、4、5厘米，不建议过厚。照片档案盒及光盘档案盒为国家标准GB/T11821-2002，为2 厘米。

（2）封面、脊背条。档号由省中心统一编制。保管期限根据档案管理办法分为永久、长期、短期。封面及脊背条由与档案盒外观无差异的黄色牛皮纸打印后裁剪相同大小贴上，编制单位盖章。

（3）目录及装订。卷内目录为本卷内容的总体呈现，不装订，不编写页码，为独立单页。装订时去掉金属物，先修复破损的文件材料。不易修复的应复制，与原件一并立卷，将空白纸和重份材料剔除。大胶装，由一本或者多本胶装后的资料组成，则卷内目录则就为几条，计几件，目录序号相对应。大胶装内附卷内目录，该页目录编入页码，页数栏改为页号。若本卷没有胶装，装订方式为三孔一线线装，则形成几件资料，目录为几条。卷内目录的页数项即为本件的页数，每件独立编写页码，备注填写PDF 页码及最后一条要写该件案卷的起止页。日期填写该件资料中的最晚日期。立卷单位填写负责文件材料组卷的部门。

（4）页码。案卷内文件材料每件的页码独立编写，有内容即为一页，不论内容多少，验收时要求页码逐页用打码机打码，注意不要遗漏或重复。单面书写的材料在右下角编写页号；双面书写的材料，正面在其右下角，反面在其左下角编写。已经印刷成册的材料，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录[2]。

（5）施工图纸。竣工图纸需要加盖竣工图章，并且填写完整，图样幅面按照统一国际标准A4 型以手风琴式折叠，标题栏露在右下角，图纸均需盖档号章，逐渐编号，填写卷内目录。如果有设计变更，则需要在图纸上标注，在说明栏内标注变更依据。监理加盖竣工图确认章。

（6）备考表：注明案卷内形成文件材料的件数、页数及在整编过程中需要说明的问题，立卷人和审核人签字为手签，填写完成立卷和审核的日期。互见号填写反应同一内容不同载体档案的档号。即照片档案的档号。

（7）档号章及正副本章：在确定案卷内容无误后，在案卷的每件右上角空白处加盖正本章、档号章，上面为红色正本章，下面为蓝色档号章，并且用黑色中性笔认真填写档号和序号，与目录对应。副本则在复印件上加盖副本章及档号章。

（8）照片档案：依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）照片总说明包括照片内容，工程概况，参建单位等。分说明一般应以照片的自然张为单元编写说明。包括事由、时间、地点、人物（姓名、身份、职务职称、位置）、背景、摄影者等六要素，时间用阿拉拍数字表示。根据分类情况组卷，将照片与说明一起固定在A4 芯页正面，案卷芯页以十五页左右适宜。并附卷内目录与卷内备考表。以照片的自然张内容编写目录，照片号即案卷内照片的顺序号；照片题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下填写照片名称，一般不应超过50 字。参见号即与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。照片档案的总说明、目录及备考表应重新打印在照片专用纸上放入照片档案盒，不可打印在A4 纸上粘贴[3]。

（9）光盘档案：水利工程改扩建档案要求一套光盘档案内容包括合同、照片（PPT、JPG）、PDF、影像资料（50 万以上），共四类光盘且一正两副，共计12 张。

（10）所有的电子版材料存入优盘，包括光盘刻录的内容及自检报告、案卷目录、卷内目录等。

水利工程档案的整编质量是衡量工程勘测、设计、咨询、招投标、施工、监理等各项工作质量的重要依据。必须将其纳入工程管理内容。档案验收达不到规定要求的，工程不得进行鉴定或通过验收。未按规定在期限内完成归档任务的，不得评为优质工程。相关单位对最终档案资料验收不合格的单位，不返还质量保证金。因此，为更好的为工程建设和管理服务，必须加强档案信息资源的有效利用和保护，切实做好水利工程的档案管理及整编工作。