档案工作在医院人事管理工作中的地位与作用

文/王清梅，南安市柳城街道社区卫生服务中心

1 前言

医院人员主要包括医生、专业技术人员、后勤服务人员等，人事工作为医院提供招聘、后勤保障、福利发放、选拔人才等服务，对个人的工作和生活有重要的作用。医院人事档案工作要全面、准确、客观，并能真实的反应医院的情况，为外界了解医院形成有效的参考，以此提高医院的整体水平。

2 档案工作在医院人事管理工作中的地位

档案工作在医院人事管理工作中有至关重要的作用，能够帮助医院全面了解人员变动情况以便及时的更新招聘信息，对内部岗位做出调整，同时还能有效的避免劳动纠纷等情况。医院的人事档案主要涉及的是人员变动的情况，包括对人员的分类与管理，建立员工资料等，医院内部人员的离职、退休、调岗等，都需要在人事部门进行备案，以便后期招聘、调岗等的正常进行，防止出现部分岗位人员缺失严重，不能满足实际需要的结果。这些材料涉及的内容较为广泛，管理起来有一定的难度，必须通过专业化的管理手段和责任意识较强的管理人员，才能更好的开展档案管理工作，为医院人事变动提供良好的保障工作。医院人事档案的管理还包括劳动关系的签订和解除，避免出现劳务纠纷。比如某医院医生申请离职后，会通过医院人事部门解除劳动管理，及时更新档案信息，既能够让该医院的岗位及时得到补充，又能够为离职的医生提供离职手续证明。一些企业由于对人事档案的管理不到位，或者不重视人事档案的管理，员工入职之后一段时间仍然没有签订劳工合同，离职之后的工资结算成为重要的矛盾点，不利于员工和企业规范解决劳务问题，还有可能引发一系列的劳务纠纷等问题。因此，档案管理具有有效性和完整性的特点，在医院人事管理中有重要的作用。档案管理过程中需要注意的是，人事部门加以审核，主管人员签字盖章，确保这一过程真实有效才能办理接下来的手续。从这也可以看出，人事档案是个人经历和取得成果的显示，是在第一时间获取个人信息的有效途径，人事档案一定要保证准确、无误，且能够凸显应聘人员的个人专长和特点。

3 档案工作在医院人事管理工作中的作用

3.1 提供有效的人事档案信息

档案工作在医院人事管理工作中能够提供真实有效的人事档案信息，招聘结束之后，人事会将新入职人员的个人信息输入到医院既有的数据库，对人员的个人信息有全面的了解，当人员个人信息有变动，及时在人事处进行备份，为以后的培训进修以及职称评定等都有重要的帮助，同时也为医院的人事管理提供便利。这需要人事部分提前在医院进行公示，提醒所有人员，符合申请条件的可以按照相应程序进行申请，保持这一过程的公平性和透明化。比如医院在进行职称评选时，人事部门先对评职称的情况进行公示，及时提供全面的三方证明，帮助医生按照规定程序参评职称，保证医生的进步能够及时得到认可，这对医生而言也起到了鼓励的作用。档案工作在医院人事管理中的应用，还可以方便医院的管理人员及时了解医院内部员工的真实、全面的信息，如所学专业、工作过的医院、专业特长、取得的成绩等，有利于挖掘医院内部的人力资源，整合人才资源，科学进行岗位调整等，防止出现医院内部科室人员分布不均衡等问题。医院的科室比较多，设计的岗位也比较复杂，通过人事管理，能够清晰、全面的掌握不同科室人员的分布，如果出现人员分配不合理、不均衡等漏洞，可以根据员工的个人信息，及时调整岗位，采取有效措施补救问题，按需分配，保证每个科室都能有足够的人员开展工作，发挥医院医生的价值。医院内部后勤管理人员是医院重要的组成部分，在分配人员时，也要兼顾后勤人员的分布和管理，给予充分的重视，确保医院后勤保障工作正常开展，提高管理效率和管理水平。

3.2 保障医院人事制度改革

档案工作在医院人事管理中的作用还体现在能够保障医院人事制度及时进行调整和更新，更好的为医院工作人员提供有效的服务。人事收集的个人信息包括学历、工作经历、职称等方面的信息，随着医改的深入发展，医院人事变动成为重要的内容，同时薪酬改革也让医生的薪酬出现大幅度的变化，人事部门根据人员的实际信息，可以及时的出具人员信息，方便对人员的状况进行核实，并做出最终调整岗位或调薪等方面的变动。档案工作的应用可以提高人事信息的准确性和完整性，从而更好的完整人事制度改革的事项。比如，医院内部员工因为工龄到达需要调薪的时候，医院可以根据档案信息判定薪资调整情况，制定新的薪酬信息，并及时修改薪资。这种方式能够提高薪酬管理的质量，同时也有利于及时的更新个人信息，方便进一步进行管理。医院人事制度改革也需要经过全面的考虑，人事部门的人员需要及时向分管领导请示，及时改正不合理的内容，出台新的人事管理制度。人事部门的人要要及时与其他员工沟通交流，对于出现的不合理的个人信息，要及时调整。档案资料的完善还有利于医院的福利发放，让医院能够根据人事信息发放各种类型的福利，提高医院员工的工作积极性和主动性。

3.3 引进先进的人才管理经验

专业性的人才是医院不可缺少的资源，我国医疗卫生事业水平的提升，专业性医疗人才发挥了重要的作用。当前，医院的发展离不开人才的引进工作，这就需要医院做好定位，对引进人才的类型、引进人才的方式等作出系统完善的规划，人事部门人员做好对人才引进的跟进工作。今年属于特殊时期，新冠肺炎的发生使得越来越多的医院和单位认识到培养专业性医护人员的重要性，这是在这个特殊的时期，医学院的学生对社会做出的价值非常高，也是疫情得以控制的关键环节。疫情开始爆发时，对医护人员的需求量相对较大，致使很多医学生还未毕业都开始奔赴到医疗救治工作中，还有的医学生在将要毕业的时间，还没有参加实习，对接下来的医院工作也处于懵懂的状态。这时候医院在引进人才时，要结合今年的实际，确定招聘人数和岗位要求，在疫情结束之后的安全环境中再进行招聘。对专业化方向进行筛选，可以先为相关医学专业的医学生安排实习，让应届医学生能够对本职工作进行了解，待疫情完全结束时，人事部门及时更新医院的信息和最新情况，让专业性人才能够通过档案管理对医院有一定的认识。比如医院在招聘专业性人才时，要根据档案管理，查看本医院目前所需要的岗位，制定招聘要求，再通过查看应聘人员的简历，掌握应聘人员的信息，判断应聘人员是否能够满足岗位要求，这一过程中，人事档案管理工作就显得尤为重要。医院要重视档案管理工作，建立完善医院数据信息库，展开有效、便捷、高校的人事管理工作，为医院的人事管理和领导决策等方面打下坚实的基础。

4 结语

综上所述，医院的长久发展离不开档案管理工作的有效开展，医院人事部门是档案收集和管理的重要部门，关系着医院人员的个人档案、职称晋升、薪资福利等方面的问题，只有做好医院内部人员的基础保障性工作，才能更好的进行管理，发挥医院人员的作用，促进医院的发展。因此，医院要重视人事档案的管理工作，安排专业化管理人员，采取科学化的手段，实现系统化的管理，规范人事部门的工作程序，提高人事部门的工作效率，推动我国医疗卫生与医院档案管理逐步发展。