多系统信息化集成支持员工差旅费报销的构想——以跨国集团为例

钱 莉

跨国集团的业务具有全球性的特征，且大多组织结构复杂、业务规模较大、业务范围较广，各子公司间业务关联性较大。由于子公司地域分散，员工因公差旅的情况较为频繁，而各公司差旅政策不一致，批准权限设置不一致，信息化建设程度也各有不同，在差旅费报销中存在不能实现集团统一管理、控制成本较难的问题。随着经济全球化和电子信息化的推进，企业财务管理和信息化管理能力越来越重要。集团统一的员工差旅费用报销信息化管理也是其中一环。

一、跨国集团员工差旅费报销信息化的重要性

（一）提升集团信息化建设水平

21世纪是网络与信息的时代，信息化管理水平的高低是衡量一个行业或一个集团管理水平的重要标志。现代企业管理的实质就是对信息处理和使用的过程，利用信息化手段使管理工作进一步规范化、标准化、细致化。通过多系统信息化集成支持员工差旅费报销，可以提高企业信息化管理水平，更好地为生产、经营、管理、决策提供优质服务，提高企业工作效率和管理效益。

（二）实现企业资源效益最大化

通过整合、集成企业资源，将应用于不同模块的多系统串联起来，实现资源效益最大化，更好地服务集团战略目标，对集团共享财务中心建设和业务流程优化具有重要意义，可以避免多个系统形成孤岛、信息不能共享的情况。

（三）提升企业财务管理水平

多系统信息化集成支持员工差旅费报销的构想，是通过梳理各子公司的差旅政策和差旅费报销系统，实现集团业务一致性的管理，解决集团各子公司各自为政的弊病，解决财务处理效率低和信息质量偏低的问题，把企业财务与业务有机连接在一起且具备高信息集成性的特点，对提高企业财务管理水平有重要作用。

（四）提高集团内部控制管理水平

多系统信息化集成支持员工差旅费报销在统一系统应用的同时，对报销系统设置统一的审核标准、统一的费用类型等，实现内部控制自动化，利用信息化手段整合和优化各个运行模块，是企业内部控制体系建设的保证和基础。

（五）提高工作效率

多系统信息化集成支持员工差旅费报销，能够帮助企业实现差旅费用管理流程自动化，消除人为错误以及其他烦琐环节，从而节省员工的时间和资源，并加强对合规性和成本的控制。员工可以快速拍摄收据照片，并通过任何移动设备随时随地提交费用报告，确保工作效率。

二、集团多系统信息化集成下员工差旅费报销的串联要素

员工差旅费报销覆盖了差旅申请、差旅批准、票务预订、费用发生、费用申请、费用审批、付款、账务处理等管理流程，是既琐碎又经历较长链条的流程，应运用统一的覆盖全流程的多系统串联设计对整个过程进行控制。

（一）人力资源管理系统与员工差旅费报销系统的串联

从员工差旅费报销申请需要的要素来看，员工姓名、工号等个人信息是必不可少的，差旅及差旅费审批的过程中就需要组织架构的支持，而人力资源管理系统是员工主数据信息的采集地，如员工的姓名、工号，职位、部门和所属组织架构，都是人力资源管理系统的基础信息。这些信息的实时变化会被人力资源部门及时更新进人力资源管理系统，系统的交互可以使员工差旅费报销系统及时地获取员工相关信息，避免重复建立和维护数据库，避免出现错误信息。

1.申请环节。在开展差旅之前，员工需要提交差旅申请，此外在差旅之后员工需要提交费用报销申请，在这两个申请环节，员工不需要自行输入个人信息，系统自行从人力资源管理系统抓取相关主数据信息进入员工差旅费报销系统的数据库。

2.审批环节。在员工提交了差旅申请后，会需要一个审批流程来批准员工可以开展差旅；在员工提交了费用报销申请之后，还会需要一个审批流程来批准员工发生的费用由公司承担。这两个审批环节，都需要一个组织架构为基础的审批流程设计，同样的，系统已自行从人力资源管理系统获取信息进入员工差旅费报销系统的数据库，并按照规定的审批流程完成设计。

3.考勤环节。员工差旅与员工考勤密切相关，员工考勤一直是人力资源管理的重要控制点，员工在差旅期间是不会有打卡记录的，而此期间应作为员工出勤，不应因为未打卡而记录为缺勤，通过两个系统的交互，可以在人力资源系统中接收到员工差旅的相关信息，自动为员工记录出勤。

（二）订票代理系统与员工差旅费报销系统的串联

跨国集团在全球各公司均有订票代理供应商，订票代理供应商的系统可以与员工差旅费报销系统实现互联，一旦员工的差旅被批准，差旅申请的号码及相关信息会被自动交到订票代理供应商的系统，以便订票代理在确认此项是经过批准的有效申请的情况下，根据公司政策提供最优行程方案及最优成本方案的票务选择，员工可通过登录预先在订票代理系统登记的账号，与订票代理进行沟通和确定票务方案。订票代理系统确定的方案会被交互到员工差旅费报销系统，以供员工在申请费用报销时勾选订票信息而不用自己输入，在提升企业管理自动化水平的同时，避免员工在报销时在不同系统中翻找原始凭据，节省时间，提高效率。

（三）公司信用卡与员工差旅费报销系统的串联

一般来说，员工在差旅过程中的花费通常由员工自行支出，差旅结束之后向公司申请报销费用，或者员工采用借款的方式向公司预支出差的花费，差旅结束之后进行多退少补的结算。公司信用卡是在公司和银行签订的公司信用卡协议框架下，由银行向员工发行公司担保下的以员工名义开立的信用卡。这样做是基于员工差旅是因公司业务而发生，公司应承担费用。以员工名义开立的公司信用卡下挂在员工差旅费报销系统的信用卡模块，信用卡一旦发生费用，就会交互到员工差旅费报销系统，供员工填制报销单时勾选。如果信用卡同时发生了个人事项和公司事项，员工只允许勾选为公司事项发生的费用进行报销。员工还需按照信用卡账期还款，同时承担个人消费部分。公司信用卡在保障员工在差旅过程中有足够支出额度的同时，可以避免预计有大额差旅支出的情况下，员工采用借款的方式向公司预支大额的差旅费用，提高公司和个人的资金使用效率，同时员工在填制报销时勾选的方式可以帮助员工快速回忆费用发生的事项，避免遗忘，提高效率。另外，这种以员工名义开立的公司信用卡是在银企信用卡协议框架下，公司和员工都有明晰的权利和义务，提升信息透明度便于公司管理。

（四）电子影像扫描与员工差旅费报销系统的串联

电子影像扫描是发票处理和存储电子化、实现无纸化管理的一种手段，依托OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）技术对原始凭证进行批量扫描、自动分组，高效完成报销单据和影像的匹配，实现对原始单据的影像采集、上传和管理，并实时跟踪影像文件、纸质票据的状态和位置，支持财务平台实时调阅影像。通过电子影像系统与员工差旅费报销系统的集成，实现基于影像的业务审批和财务审核乃至财务凭证制作，使具有审批权限的人能够在进行电子审批的同时见到影像，提高流程时效。

（五）ERP会计信息处理系统与员工差旅费报销系统的串联

ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）会计信息处理系统与员工差旅费报销系统的关联是实现财务记账的最后一环，也是关键一环，使经过最终批准的员工差旅报销单自动生成应付员工的会计凭证，以便在ERP系统进行付款操作。

员工差旅费报销系统在从人力资源系统匹配员工工号等人力资源主数据的同时，也从ERP会计信息处理系统匹配员工应付代码等财务主数据。员工在填制差旅费报销申请时，一旦选择好其人力资源主数据，系统就自行与员工在ERP中的员工应付代码主数据进行匹配，自动摘取员工的财务主数据在差旅费申请的相应栏位，也就告诉了ERP会计信息处理系统此笔报销是应付相应员工的差旅费。员工差旅费报销系统还需自ERP会计信息处理系统摘取费用科目、税率等信息建立数据库，以便员工在填制报销时按照发生的费用类型选择相应的费用科目、税率、总金额等，经过财务审批确认无误。经过员工差旅费报销系统设定的审批流程后，得到最终批准的员工差旅报销单中的员工的财务主数据、事由描述、费用科目、税率、总金额等信息被自动摘取到ERP形成应付员工的会计凭证，再按照公司付款流程进行付款。同时完成税务信息采集和比对，以确保账务和票务的一致性。此过程中ERP会计信息处理系统与员工差旅费报销系统进行交互，实现财务记账自动化，节省财务人员的时间，提高财务工作的效率，避免手工记账差错的产生。

三、结语

跨国公司大都倾向于使用信息化手段提高集团管理水平，不同职能部门会根据各自的管理要求制定相应的信息化系统。本文基于跨国集团使用不同系统控制不同模块的情况，通过阐述不同信息化模块之间的多系统串联，打通各系统之间的使用界限，解决了系统间各自为政的障碍，对构建跨国集团多系统信息化集成应用于员工差旅费报销提供了初步的构想。