事业单位档案规范化管理措施探析

2020-11-26葛鑫山东省菏泽市单县财政局

新商务周刊 2020年1期

文/葛鑫，山东省菏泽市单县财政局

事业单位的档案资料中包含了很多的信息，能够很好的展示事业单位的历程，给单位领导者的决策、会议、活动等提供参考。事业单位的档案管理工作中，应该适时的增加人力以及资金的投入，运用科学的管理模式，确保事业单位档案信息的安全性以及规范性。与此同时，事业单位档案管理应该完善信息技术的建设工作，让档案资料有效的进行管理，方便查找以及存放，把档案资料有效的运用起来。

1 事业单位档案管理的现状

加强档案工作对事业单位发展而言意义重大，但是这项工作不仅任务繁重，涉及事项也很众多，如何提升档案管理规范化问题，需要引起每个档案管理人员的关注。第一，事业单位对档案工作缺乏足够的重视，也未做好档案管理的宣传工作，没有相关的规章制度，档案资料在管理的过程中就很容易损坏或者是遗失。第二，事业单位的管理相对较松，在制度上面没有完善章程，就会导致工作人员在整理档案资料的时候容易出错，不利于档案资料的管理工作。比如，对于需要管理的档案资料而言，在没有相关的手续之下就不能进行销毁，会影响到档案管理的规范性。第三，事业单位对于档案管理缺少重视程度，资金的投入力度不大，档案的配套设施相对不足，工作环境也简陋，这样无法充分调动档案管理人员的积极性。对此应该结合事业单位档案管理的现状，需要事业单位及时的采取相对应的整改措施，才能保证事业单位档案管理工作的顺利进行。

2 事业单位档案规范化管理措施

2.1 增强思想认识

事业单位在档案工作过程中，必须采取规范化方法，才能保证档案的完整性。事业单位应该提高对档案工作的重视程度，在单位内部加大宣传的力度，制定相关的章程，重视档案管理的规范性，让档案管理工作者积极的投入到工作中，然后，档案管理工作者对于日常的管理工作应该充满热情，在对档案资料进行管理的过程中及时、有效、认真、负责，档案资料积极的进行处理工作，保证档案管理的精准性、规范性以及安全性。

2.2 增加投入，完善设施

以往事业单位在档案管理过程中以纸质文件为主，采取人工操作方式整理和归纳档案，这样的方式非常复杂，也面临着沉重的任务。对此事业单位应该增加对于档案管理的资金投入，配备完整的档案设备，增加档案管理的高效性，不断的完善档案管理的信息化建设以及基础的配套设施建设，顺应时代的变化，提升档案管理的保密性以及规范性，减少档案管理工作中存在的风险。此外，事业单位还应该积极的建设相关的档案管理多媒体平台，通过多媒体网络平台，把档案资料和数据信息有效的进行结合管理，档案工作者能够随时对档案资料进行管理工作，使用者也能够随时对档案资料进行查找，增加档案管理的实用性以及方便性。

2.3 引入现代化管理方法

我国信息化技术不断的进步和发展过程中，信息化技术被广泛的运作在各行各业中，在事业单位传统档案管理模式下，主要通过人工方式进行，这样不仅效率低下，也容易出现档案丢失与破损等问题。基于此事业单位需要采取信息化管理方法，以此来提升事业单位档案管理的效果。现代化管理有自身的优势所在，数据化、快速化、档案信息全面化、方便储存以及随时查阅等优点，这些方法有利于事业单位档案管理质量的提高。事业单位应该主动将现代化管理方法引入档案管理中，将信息技术的优势充分体现出来，保证档案在收集、整理、存储和利用等环节都更加规范，也让档案的价值真正得到体现。

2.4 培养高素质档案管理人才

首先，事业单位要结合档案规范化管理要求，尽快引进优秀档案管理人才，组建优秀的档案管理人才队伍。其次，需要合理明确档案管理人员职责，督促他们规范开展档案管理工作，并主动加强学习，熟悉档案管理工作流程，妥善解决档案管理中遇到的各种问题。再次，让档案管理人员有创新的思维能力，档案管理人员在日常的管理工作中，不断的进行创新改革，这样档案管理质量才能得到提升。最后，事业单位要关注对档案管理人员的培训工作，从整体上提升他们的综合素质，了解现代化的信息技术。在培训学习之后，对档案管理工作者进行考评，结合他们的工作经历，保证考核结果的公正性，达到激发档案管理人员工作积极性的目的。

2.5 完善档案管理制度

事业单位要想进一步提升档案管理规范化水平，需要制定相关的规章制度，让事业单位档案管理人员根据制度进行工作。根据事业单位自身的情况而言，再根据法律来进行章程的制定，在现有的体系上面进行完善，提高制度的使用程度。事业单位需要把每个部门之间的责任区分开来，把责任明确到具体的个人以及部门，才能保证档案管理的过程中避免出现问题，让档案管理根据制度进行。比如在进行档案管理的时候，在查找档案资料的时候需要规范性，有相关的制度，在档案信息管理的过程中区分责任，如档案的收集、归档、整理与审核等，尤其是在移交档案的过程中需要认真的检查移交的清单。完善档案管理制度，才能确保档案信息的规范性，避免发生后续的风险。