事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

2020-11-26秦丽

商品与质量 2020年49期

秦丽

青州市妇幼保健院山东青州 262500

事业单位在开展档案管理工作的时候应该一改传统管理手段，强调新型管理模式的应用。而新型管理模式必须强调信息技术的应用，先进的信息手段以及技术实现无纸化信息资源朝着信息化的方向转变，数据库一旦建立肯定涉及全体层面的，同时目录数据库也是为了相关工作高效展开而设置的。事业单位的档案管理工作应该结合实际情况选择工作模式，不能过分依赖于信息化技术手段。应该与传统管理手段有机结合起来，保障整体的管理效率才是根本目的[1]。

1 档案信息化建设过程中存在的问题

1.1 配套设备不完善

配套设备是信息化建设的主要硬件支持，其完善程度直接影响着档案管理信息化建设的落实效果。但现阶段，政府部门对信息化建设的投入有限，导致各项硬件设施尚未配置到位，阻碍了档案管理信息技术的正常应用。同时，在设备使用过程中，管理部门往往会忽略设备的检修工作，造成设备长期处于不良的工作状态，而且会缩短设备的使用寿命，使一部分硬件设备出现了闲置、损坏等问题，无法正常使用，这些问题如果不能得到及时的解决，就会产生应用设备配置不完善的问题，为事业单位的档案管理信息化建设增添难度。此外，配套设备的不完善还会直接影响信息化系统软件的稳定性，降低工作者的信息技术使用效果，制约了档案管理的发展。

1.2 对档案信息化建设重视程度不足

当前，虽然事业单位专项信息系统数量、功能日益丰富，如OA 办公系统、ERP 系统等，但由于事业单位对档案管理工作重要性认识不足，档案管理信息化建设滞后，虽然部分事业单位部署了档案管理系统，但从整体而言，档案信息系统与事业单位业务流程脱节，仅实现了档案信息系统的部分功能，未能从档案管理信息化建设整体层面进行规划设计，导致事业单位档案管理信息化建设处于初级阶段，影响了事业单位管理经验的总结、积累与传递。究其原因，是由于事业单位对档案信息化建设重视程度不足，仅将其作为辅助性部门、岗位，未能充分认识到档案价值的整理与挖掘，对档案信息化建设财力、人力投入不足，进而造成档案信息化建设滞后的局面[2]。

1.3 信息建设工作没有及时有效地更新

档案管理信息化建设平台的更新速度必须跟上发展的需要。当前来看，很多事业单位在建设自身的档案管理系统时虽然表面上看着积极，但是实际工作重视程度不足，很多设置更新不到位，部分职员的资料没有得到及时的更新，导致与其相关的很多工作受到不同程度的干扰。

2 事业单位档案管理信息化建设存在问题的解决措施

2.1 优化设备配置

为了缓解设备配置问题，奠定扎实的事业单位档案信息化建设基础，政府部门需要加大在硬件上的投入，并完善配套的检修维护措施，确保各项先进信息技技能够顺利应用到档案管理中。在设备配置上，政府部门要规划好信息技术引进计划，并根据信息技术的作用规律，来为各个事业单位合理配置硬件设备，同时，在安排采购工作时，选择口碑好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头保障设备的质量。此外，领导者还要结合硬件设备的运行规律以及档案管理工作安排，科学规划检修维护方案，而且要针对设备运行中容易发生的故障，提前做出应对策略，缩短故障维修的时间，保障信息化管理系统的稳定性，提升事业单位档案管理信息化水平。对于老旧设备，事业单位要及时进行淘汰和更新，并及时提取老旧设备的剩余价值，避免出现浪费，进而深入优化信息化建设工作的效果。

2.2 提高事业单位对档案信息化建设重视程度

新时期背景下，积极推动事业单位档案管理信息化建设，是提高档案管理工作效率的重要途径。事业单位信息化建设需要多部门协调合作，需要事业单位加大财力、人力投入，只有加强档案信息化建设重要性宣传，提高事业单位对档案信息化建设的重视程度，才能营造良好的内部环境。因此，应在事业单位内部加大宣传力度，增强档案信息化建设的紧迫感、责任感。同时，应加强与业务部门之间的联系，重点讲解信息化建设在档案资源利用、档案收集与归档等方面的重要作用，强化各部门对档案管理工作的支持力度，形成齐抓共管的事业单位档案管理局面[3]。

2.3 强化软硬件的建设力度

首先做好软硬件的建设力度。这样事业单位档案管理信息化建设才能够有条不紊地推进，硬件要求逐步提升，与之对应的配套设施也应该愈发完善。基础设施完善，档案系统的维护等等都离不开资金支持，所以资金投入也应该到位，广大事业单位将档案信息化建设纳入自身的发展计划中，完善对应的管理对策，此外其他部门也应该对应档案信息化建设充分关注和支持，这样档案管理信息化建设工作才得以高效展开[4-5]。