新经济时代下电子档案管理存在的问题及对策

纪齐鲁

（长白山保护开发区医疗保险经办中心，安图 133613）

引 言

互联网时代来临，经济迅速发展，信息保密显得愈发关键，群众对档案管理工作质量提出更高的要求。科学技术是社会发展的主要生产力，因此，在进行社会管理、建设和发展时，必须始终将它们与科学技术紧密结合。信息技术是一种先进的应用技术，面对信息时代的大量档案，这种存储及使用趋势正在变得电子化。电子信息技术在档案管理中的应用已成为必然的发展趋势。众所周知，传统档案以纸质版为主，在档案管理过程中难免遭遇自然灾害的侵蚀，进而耗费大量资源加以维护。而依托于互联网技术的电子档案横空出世，显著减轻档案管理难度，并提升管理效率，但同时也产生了传统档案管理以外的新漏洞，因而了解现阶段电子档案管理难点并找寻解决方案具有重要意义。

一、电子档案简述

电子档案与传统档案的呈现形式不同，依托于互联网技术，消除传统纸质版档案存放难度大的问题，并通过网络实时传输及调用，大幅提升管理效率，且电子版档案量级小，少量设备可容纳千万人信息，无需实际空间存放，减轻资源负担。社会快速发展，电子档案存储模式多样化，目前已彻底脱离传统纸质版档案特征，且功能愈发强大，既能满足数据信息资源集成目标，同时有效解决群众问题。

二、电子档案管理的重要性

电子档案是一个以数字化技术为基础，通过使用信息技术与网络技术，从而构建起来的信息管理平台，它对档案管理工作有着重要意义。使用电子档案，可以使档案管理工作的效率及质量得到提升，还能促使档案管理工作的综合管理能力的提高。现在电子档案虽然已经得到了普及应用，但是电子档案的保密性不强，这就使档案安全面临一定的风险。

三、现阶段电子档案管理存在的缺陷

（一）真实性

与传统纸质版档案相比，电子档案依托于“增删改查”四大功能，操作简单，不留痕迹。而档案内容并非一成不变，期间各类更新过程不会记录在案，导致内容审核难度增大，甚至于少数心怀不轨的管理人员擅自变更档案信息，从而严重损害群众利益，更抹黑公共机构形象。

（二）保密性

由于电子档案存储于计算机，势必存在保密性缺陷。随着计算机技术愈发达，病毒、系统问题均可能导致档案信息泄露，一旦落于不法分子手中，则极大可能损害群众利益。并且档案管理人员可能存在操作失误问题，则进一步增加信息被盗窃的概率，因非实际盗窃手段，网络追查需要耗费更多时间。

四、提高电子档案管理水平的具体手段

（一）增强档案管理人员综合素养

档案管理工作不能过于依赖互联网技术，人为操作同样重要，管理部门必须纠正对档案管理工作的错误理解，了解管理人员选拔、晋升制度对档案管理工作的重要意义，根据现有财政状况，适当增大相关经济投入。同时，管理部门应及时对过往管理问题进行复盘，并逐步优化档案管理规章制度，定期邀请同行专家对员工进行培训，培训内容不局限于工作模块，还需针对职业精神进行深刻讲解。拓宽档案管理人员学习掌握更多科学先进的档案管理理念和技巧，确保档案管理工作人员综合能力维持在高水平，并能够针对已发生或者可预见的问题提供切实的解决方案，熟悉功能愈发多样化的档案管理系统，从而为客户提供更好的服务质量。此外，人才选拔应提高门槛，通过综合性考量实现高水平人才利用，以期为档案管理团队注入新鲜血液。

（二）优化档案管理制度

根据调查可知，因档案管理人为因素导致的信息丢失问题频繁发生，虽然通过强化工作能力能够在一定程度上减免发生概率，但是却难以从源头解决问题。为此，管理部门应针对档案信息资源真实性及源数据储存提供解决方式。例如，优化管理系统，每一步操作均可实现还原，且源数据自动备份至其他设备。此外，通过构建档案监督制度，派遣高水平的监督人员进行定期巡视，竭尽全力降低违法乱纪的概率，以提高电子档案管理工作的合法化与规范化。

（三）完善电子档案管理的安全防护措施

互联网技术是电子档案管理工作的核心，日常工作对技术的依赖性逐渐增强，因而反向激励互联网技术快速发展，从而为电子档案管理提供更高效、便捷的操作平台，但随之而来的是更高概率的风险。为此，档案管理人员应根据业务差异科学划分档案文件，并备份至不同载体，避免因突发事故而导致信息丢失。同时，加强对工作硬件设备的安全检查，定期检查计算机健康，避免不法分子抓住漏洞偷取信息。管理部门应正视现阶段计算机系统的弊端，正确认识到区分信息的优缺点，提升安全性，增加劳动量，科学整合传统档案管理模式，以及电子档案管理模式的优点。此外，研发部门应更重视安全技术开发，及时更新办公管理系统及技术，实现档案信息数据库存储量的扩大，并预先制定完整且可行的信息安全拯救方案，甚至可针对重要程度较高的文件进行特殊加密处理。

（四）现代化的管理能力

信息时代的到来是当今科技进步和社会发展的必然趋势，如今互联网已经走进各行各业并被广泛使用。对于档案管理者而言，要学会使用计算机对信息技术进行操作，掌握信息处理能力，做好信息的接受、存储、加工、备份、输出；掌握现代通讯能力，远距离的获取和传递信息资源；本地资源编辑能力，将档案的信息根据其要求和使用情况进行分类。只有掌握这些现代化技能，才能为使用者提供更快、更好的档案信息资源。信息时代的核心就是计算机技术的普遍运用，要想在信息时代中提升管理者的工作能力，熟练操作计算机是一项必备技能。信息时代的档案收集、加工、存储和传递都可以经由计算机进行协调管理，不懂计算机的人会成为信息时代的功能性文盲。只有掌握好计算机操作，才可以增加自身工作效率，为使用者提高服务质量。

（五）借鉴国内外成功经验

任何领域的进步都不能局限于某一地域，而且不同地域的互联网技术差异化较大，因而国内人士应针对自身领域存在的问题向其他地域获取经验。电子档案管理部门可联系其他地区负责人，定期派遣人员进行交流，例如，互联网技术问题可询问国外地区同事，高密度、大量级档案处理问题可咨询北上广深地区同事，通过学习以及借鉴他人的工作模式，并结合自身以及当地实际情况，探索出更加恰当的档案管理工作模式。

（六）开阔的视野和创新精神

信息时代下对于档案工作者提出了更高要求，需要工作人员具有良好的视野和开拓进取的精神。开阔的视野是当今文化工作必不可少的要素，拥有这种能力更有利于完成日常工作。只有拥有了开阔的视野和全面的开放思想，才能创造性地工作，并改善自身的宏观管理和总体规划能力。对于档案管理，还需要全新的愿景和想法。档案管理人员应及时了解国内档案管理领域的动态，并能够根据单位档案管理的实际情况，不断创新。

结 语

综上所述，传统档案管理模式已难以满足现阶段档案管理需求，而电子档案横空出世，解决传统档案管理模式的部分弊端，但同时衍生出新的难题，本文提议管理部门应优化电子档案管理制度，加强管理团队综合能力，充分发挥电子档案的优势，维持档案管理事业持续发展。面对如今社会的高速发展和科学技术的日益更新，作为档案管理工作人员，需要跟上社会变化，转变自己的思维方式，改观自身对于档案管理操作上的价值观和行为方式，锻炼应变能力以面对瞬息万变的信息时代。提高自己的应变能力、坚持不断地学习、丰富自己的专业知识技能，让自己充满现代思想并掌握现代技术，具备良好的政治素养和科学态度，将以上内容完美融合，做信息时代中有素质、有能力的专项人才。