高校政府采购工作风险探析及内部控制建设

刘 莎

（四川外国语大学 计划财务处，重庆 400031）

1 研究背景

高校日常经济活动中的一项重要业务就是政府采购，高校里的教学、资产、科研以及基建管理等事务中都有涉及，具体是指高校通过使用财政性资金采购工程、货物、服务等的行为。在《行政事业单位内部控制规范（试行）》的引导下，如何提高高校采购工作的效率，进一步完善高校政府采购制度，是高校政府采购中要解决的重要问题。高校政府采购区别于一般性政府事业单位的采购，其具有较多的特殊性，比如项目采购类别较多、资金来源渠道多、专业性要求高、需求量较大、验收较为复杂等。因此，国内很多高校在真正实施高校政府采购的过程中，出现诸多问题，特别是近几年社会舆论对高校采购方面的关注度增加，出现了一些高校采购的负面案例。

2 高校政府采购工作风险探析

2.1 高校政府采购主体较为多样，存在采购行为不规范的风险

目前，大部分高校根据政府采购有关规定以及自身的实际情况制定了采购的规章制度，对采购的主体进行了进一步的明确，但是，大部分高校都处在规模发展的阶段，二级学院的数量日益增加，虽然制定了相应的采购管理办法，但是由于学院内部设置的差别，每个学院甚至科室都会存在数额不同的采购行为。在实际的采购过程中，有些高校部分采购是由后勤部门负责，还有一部分由资产管理部门负责，没有针对采购这一事项设置专门的机构负责，导致采购主体出现多样性的特点，没有宏观调控以确保采购不会出现重复的情况，统一采购事项改为各个学院分开采购，其价格必然会远高于统一采购价格，出现资源浪费的现象。除此之外，高校政府采购的岗位设置没有对不相容的职责进行岗位分离，不同金额对应的审批权限不甚清晰，这必然会造成采购过程中出现不合规的现象。在高校政府采购过程中，执行者与使用者和监督者应当是完全分离的，但是有些采购部门的人员缺乏，同一采购人员既执行采购行为，又监督采购过程，这必然造成采购欠缺公正性，采购的方式不恰当等问题。有些高校授权审批制度没有完全在采购过程中执行，出现采购人员同时负责签订采购合同以及采购之后的验收工作等问题，使得采购工作的独立性受到影响。

2.2 高校政府采购管理制度不健全导致风险产生

目前，高校在积极推行政府采购制度的过程中，较为大胆地引入了竞争机制，希望可以通过招标的方式对高校政府采购行为进行规范，但在实际工作中，监督机制和操作流程不能完全满足竞争机制的要求，加之，较多的高校政府采购仍然受到外界一些因素的影响，导致采购标的的价格、质量以及售后服务等无法完全得到保障，也会使高校政府采购制度的执行受到不利影响，极易使得一些分散的腐败现象转变为集中腐败现象。高校政府采购的内部控制体系从预算申报到验收等所有的流程都应当是透明的，确保采购过程的公正、公开和公平。但是，有些高校对建立政府采购内控制度的认识不够充分，在内控制度建立的过程中存在不完善之处，特别是在授权审批制度、职责分离制度以及工作规范等方面存在不恰当之处，而且高校政府采购的监督制约机制仍然无法发挥应有的作用。

2.3 高校政府采购的预算编制较为滞后，导致风险产生

高校政府采购的物品或者设备，往往要求的供货期都较短，但是政府采购却不仅仅是简单的同时交钱交货，它是需要根据采购对象和采购规模的差异，编制采购的项目文件，对采购对象以及拟发布的采购信息进行描述，整个采购过程是较为漫长的，这必然会导致采购周期延长，在时间上是不能完全满足高校对采购的相关要求的。根据政府采购流程，采购预算的编制是作为财政支出的一个范畴进行计划外编制的单独内容，而高校的采购计划往往是根据当年的生源数量加以确定，加之高校的组织结构较为复杂，管理权限的分散状况，采购规模较大而所需要采购的设备品种多而且时效性要求高，同时对技术也有较高的要求，这些都导致了高校无法在要求的时间内提供采购物品的技术指标和参数等情况，这必然或导致预算编制无法与实际情况相符合。

3 高校政府采购工作内部控制建设的几点建议

3.1 高校应当建立健全高校政府采购制度

高校在建立高校政府采购制度的过程中，不应当仅仅考虑高校自身的实际情况，还应当根据新颁布的政府采购制度以及相关规定完善与之对应的内控制度，从而使得高校政府采购更为规范化。以此为前提，高校政府采购可以采取以下几点措施以完善高校政府采购内控制度：其一，对岗位责任进行明确，采购行为中的具体分工要明确，采购项目和采购人员要对应，除此之外，还要考虑使用者的责任和权利。其二，进一步完善高校政府采购的预算管理相关制度。高校预算管理制度的完善，在一定程度上保证了采购的及时性，以此来进一步满足高校采购工作的实际需要，确保各个学院和相关科研工作的需求可以得到满足。其三，对自行采购的制度进行进一步完善。高校政府采购除了具有政府采购的一些特点之外，还有专业性强、采购量大以及品种多等特点，因此，政府采购管理部门往往会将一些采购权限下放到高校，因此，高校应当根据政府采购制度制定自行采购的相关制度，以此来对采购行为进行规范，确保高校利益不受损害。

3.2 高校政府采购应当注重审计监督

审计监督在高校政府采购内部控制中占据举足轻重的地位，因此，内部审计监督要充分发挥效用，可以从以下几个方面进行相关审计工作：其一，注重采购预算合法性审查。政府采购预算的编制和确认与一般的部门预算是存在差别的，它是要按照规定的程序完善手续的。因此，审计监督时注重对采购预算的上报、批复以及临时预算的追加部分等节点进行审计。特别是对临时追加预算，要审查是否是任意增加或者消减预算以及整个过程是否按照既定的审批程序进行办理。其二，注重对高校政府采购计划的合理性进行审查。高校政府采购计划是预算的另一个较为详细的体现，因此，在进行内部审计的过程中，要注重高校的采购部门是否按照相关的法律法规尽职履职，申报单位的采购预算是否具有必要性和合理性，预算的数据是否合理，是否具有相关依据。最为重要的是，要审查高校政府采购资金的到位情况是否合法合规，资金的使用是否存在挪用以及转移截留等问题。

3.3 高校政府采购应当注重技术保障，确保采购效率的提升

高校的采购部门应当转变传统的采购思路，注重以信息化的方式确保采购流程的合理化，将相关的采购内控流程以及相关的采购制度固化到采购管理信息系统中。实现采购预算的提出、采购计划的编制以及采购申请审批程序的流程化审批。除此之外，供应商管理以及后续供应商服务质量评价、评审专家的抽取和管理都通过管理信息系统进行，以此确保整个采购过程是可以追溯和跟踪的。目前，部分高校已经建立相关的采购系统，每个岗位的职权范围都是确定的，以此来促进采购效率的提升，使高校政府采购内部控制体系进一步完善。除此之外，部分高校甚至开始进行网上竞价，供应商直接在平台上进行服务描述与报价，确保供应商竞争的公平性。

4 结语

高校政府采购工作有利于高校管理财政资金，提高资金使用效率，同时在一定程度上促进了高校廉政建设。但是，由于高校使用财政资金的复杂性与特殊性，在高校政府采购过程中仍然有许多缺陷和不足之处。因此，高校应当注重对政府采购相关规定和制度的学习，完善高校政府采购的相关制度，特别是内部控制制度，除此之外，注重审计监督在政府采购中的重要作用也是非常有意义的。