高校审计档案管理探究

2020-11-26北京农业职业学院

现代经济信息 2020年36期

董辉北京农业职业学院

高校是由国家设立，专门从事教育事业的教育机构。高校档案部门属于高校管理部门，在高校内部发挥着重要作用。目前，高校档案部门保存有不同类型的档案，审计档案就是其中的一项重要类型。例如，高校专项资金审计、工程招投标工作以及离任人员审计都会产生大量审计档案。

一、高校审计档案概述

(一)高校审计档案的基本内容

第一，立项性档案文字资料。高校审计立项性档案文字资料包含审计通知书、审计情况表、审计资料、审计实施方案等资料。

第二，证明性文字资料。证明性文字资料包含审计证据、审计日志、审计承诺函、存款材料等等。

第三，结论性文字材料。结论性文字材料包含审计报告纪要、审计决定、审计整改报告、审计反馈意见等。

(二)高校审计档案的特点

第一，专业性。审计档案资料来源于审计活动，而审计活动本身就是一项特殊活动，具有很强的专业性。审计档案可反映审计全过程，是对审计活动的真实记录。

第二，载体形式多样性。随着社会的发展，审计档案载体越来越多元化。在以往审计活动中，审计档案载体以纸张为主，而随着信息化时代发展，声音、录像、照片等都可以成为档案载体。

二、高校审计档案管理存在的问题分析

(一)观念方面

第一，领导者意识不强。在高校中，一些领导认为高校的职责是教书育人，因此并不重视审计档案管理。由于高校领导不注重审计档案管理，因此各级工作人员也不注重审计档案管理。在审计之时，高校领导只关心审计项目运行状况，忽视审计活动所产生的大量资料[1]。由于领导没有做好先锋表率作用，因此各级员工也不注重审计档案管理，致使各项审计资料杂乱无章，一些宝贵审计资料丢失。

第二，审计专业人员缺乏管理意识。在高校内部，审计档案管理离不开审计人员的参与。但是，一些审计人员缺乏审计工作意识，在审计时漫不经心，遇到问题没有按照程序解决，往往凭借自身主观臆断解决问题，缺乏奉献意识和担当精神，导致审计报告不精确，最终影响审计档案管理质量。与此同时，一些审计人员缺乏进取精神，没有学习最新审计知识，在审计工作中循规蹈矩，习惯于通过经验开展审计工作，降低了审计效率，最终影响审计档案管理质量。除此之外，一些审计人员团队协作意识不高，在审计时缺乏沟通意识，遇到问题不能与其他部门积极沟通，导致难以开展审计工作，审计资料不详实，影响审计档案管理质量。

第三，档案人员意识陈旧。在高校内部，档案资料常常是由档案管理人员负责管理，但是一些工作人员缺乏档案管理意识，管理积极性不高，思想陈旧，习惯于通过手工方式完成管理工作，不善于学习，习惯于使用传统方法管理审计档案，导致档案管理信息化建设停滞不前。

(二)制度方面

第一，档案管理制度存在缺陷。目前，高校缺乏档案管理机制，缺乏专业的档案管理人员，现有档案管理人员缺乏档案管理知识，参加专业培训较少不能准确把控审计档案资料收集范围，不能够有序排列和甄别各项资料，导致大量无关资料被保存在审计档案之中，结果档案资料繁杂，不便于查阅[2]。与此同时，一些高校档案部门没有专门设置审计档案管理室，导致一些审计档案资料遗失或销毁，给高校和个人带来重大损失。

第二，审计档案保管保护存在问题。目前，一些高校没有配置专业工作人员收集审计档案资料，致使审计档案资料保管保护存在问题。例如，在审计完成之后，高校一般要求非档案人员或审计人员保管相关资料，而这些人员缺乏必要的档案管理知识，并不了解档案归档要求，也不了解档案归档程序，仅仅按照自身经验整理保管审计资料，影响审计档案管理质量。与此同时，一些高校随意处置审计档案，给审计档案归档工作带来极大不便，增加了档案收集时间，降低了审计档案管理效率。

第三，审计档案利用服务存在问题。审计档案的一项重要作用是为高校提供数据，具有利用服务价值。但是，一些高校缺乏科学技术手段挖掘审计档案价值，档案工作人员利用档案的积极性不高，缺乏服务意识，没有主动为档案使用者提供帮助，影响审计档案利用服务质量。

(三)人员素质方面

第一，审计人员业务水平有限。目前，一些高校审计人员专业素养不高，并没有充分掌握高校审计工作特点，缺乏工作经验，无法运用自身知识解决审计中出现的问题，有时甚至凭感觉完成审计工作，并不具备审计所需要的专业能力，影响审计工作质量，导致其所出具的审计资料缺乏权威性，最终会影响到审计档案管理质量。

第二，审计人员职业道德水平不高。在审计工作中，一些审计人员缺乏自制力，私下与被审计部门领导沟通，有些审计人员甚至以权谋私，对发现的问题视而不见，影响审计资料的真实性，最终导致审计档案无法真实反映审计活动。

第三，审计档案人员专业素养不高。目前，高校并不重视审计档案管理，导致审计档案管理缺乏专业管理人员，审计档案管理常常是由其他部门人员兼任，而这些人员缺乏档案管理知识，影响审计档案收集、立卷及归档工作。与此同时，由于审计档案管理人员非档案专业出身，因此并不重视审计档案管理工作，导致许多有价值的资料无法妥善保管，甚至出现有价值的档案资料遗失的情形，影响审计档案管理质量。

(四)基础设施方面

第一，保管不完善，设施不健全。高校的主要工作是教书育人，但是高校的各项管理工作也不可忽视。目前，一些高校没有设置专业档案管理部门，一些高校虽然设置了档案管理部门，但并没有给予足够重视，缺乏档案保管设施[3]。例如，一些审计档案常常是以纸质形式保管，而纸质档案对保管条件要求苛刻，需要具备良好的防火、防潮和防虫条件，但是高校缺乏这种档案管理室，有些高校甚至将审计档案和杂物堆放在一起，不仅影响审计档案保管质量，而且容易导致混乱。

第二，信息化水平不高。随着信息技术快速发展，审计档案也进入了信息化时代。然而，高校审计档案依旧是以纸质形式保存，大部分纸质档案并没有进行信息化扫描，没有将纸质档案变成电子档案，加大了档案信息化建设难度。与此同时，高校并没有建立专门的信息化档案管理制度，结果高校审计档案容易泄露，造成严重后果，影响高校审计档案信息化水平。

三、高校审计档案管理完善对策

(一)增强审计档案管理意识

为了提升高校审计档案管理质量，高校领导需要提高审计档案重视程度，为广大员工树立良好榜样。为此，高校领导需关心审计项目，重视审计活动，督导工作人员加强审计档案管理活动，提升审计档案管理质量。高校需要增强审计专业人员意识，转变审计人员思想，提升审计人员工作积极性。与此同时，高校需要增强审计人员学习意识，提高审计人员审计技能，使审计人员可以胜任审计工作，确保各项资料完整，为形成高质量的审计档案奠定坚实基础[4]。除此之外，高校还需要增强档案管理人员意识。在高校内部，审计档案离不开档案管理人员管理，档案管理人员的意识甚至影响审计档案管理质量。为此，高校需要督导档案管理人员提高管理素养，端正管理态度，增强管理意识，加强沟通，做好审计档案收集工作，增强审计档案管理意识。

(二)加强审计档案制度建设

为了提升审计档案管理质量，审计档案必须与审计活动保持关联性，从最初立卷到最后归档都必须制定明确档案管理条例，以此提升审计档案管理质量。与此同时，高校必须明确审计档案收集范围，增强审计档案的保密性，同时规定审计档案的借阅时间和权期限。为此，高校可借鉴其他单位在审计档案制度建设中的经验，结合自身实际情况出台审计档案管理办法，以提升审计档案制度的可操作性。除此之外，高校还需要根据形势变化不断改善审计档案管理制度，使审计档案管理制度可以适应时代发展要求，以提升审计档案管理质量。

(三)提高工作人员的综合素质

为了提升高校审计档案管理质量，高校不仅需要提高审计人员素质，而且需要提高档案管理人员素质。为此高校需要加强审计人员培训，使审计人员掌握不同审计方法，提升审计效率，为审计档案提供高质量的材料。高校还需要招聘新审计人员，保持审计队伍合理的年龄结构，提高审计资料质量。与此同时，高校还需要提高档案人员综合素质。为此，高校需要提升档案管理人员的思想素质、道德素质、知识素质、能力素质，使档案管理人员可以胜任审计档案管理工作。例如，档案管理人员需要端正思想，提升道德品质，积极学习档案管理知识，提高自身审计档案管理能力，以适应实际档案管理的需要。

(四)加强基础设施建设，提升信息化水平

为了提高高校审计档案管理质量，高校需要完善审计档案基础设施建设，为审计档案设置专门保管场所，以提升档案管理质量。与此同时，高校还需要提高审计档案信息化建设水平，需要将纸质档案全部转变成数字档案，以做好审计档案信息化改造。为此，高校需要加大资金投入，为审计档案基础设施建设拨付专款，提升审计档案信息化建设水平。