信息时代办公室档案管理工作的改革与创新

孙麒磊

摘 要：随着社会的发展与时代的变革，当前社会已经越发趋向于信息化、无纸化、数据化的方向发展，在各行各业中都能够看见信息技术的广泛应用，信息时代已经到来，并且必然会成为未来很长一段时间的发展趋势。因此在信息时代下，针对办公室档案管理工作也要进行改革与创新，要跟上时代发展的步伐，从而保证办公室档案管理工作的高效运转，保证工作质量。基于此，本文针对信息时代办公室档案管理工作的改革与创新进行分析。

关键词：信息时代;办公室;档案管理工作;改革与创新

引 言

在当前信息时代的背景下，社会各界对于信息技术的重视程度也在逐渐提升，在办公室的工作体系中，档案管理工作是一项基础且重要的内容，档案管理的效率直接影响到后续很多工作流程，一定程度上决定着一条工作线能否高效率的完成。因此在信息时代下，办公室档案管理工作必须实现改革与创新，将信息技术应用于实际工作中，推动档案管理工作效率的进步。

一、档案管理概述

在办公室工作体系中，档案管理是一种最为基础的工作模式，档案管理是一个办公室一切工作的基础前提，只有保证档案管理工作的有效性与科学性，才能够促进接下来一系列工作的稳定运行。在以往的工作体系中，领导过多重视一些业务性的工作，对于档案管理这一枯燥且单一的工作，人们并不是十分重视，这也导致办公室档案管理工作经常出现一些问题。在信息时代下对办公室档案管理工作提出了新的要求，要求办公室必须要重视档案管理工作的效率，并且能够在信息技术的科学应用下加强档案管理工作的效率。其次在信息时代下，对于办公室档案管理工作的运行，相关人员必须要提高自身的信息技术水平，运用先进的方式加强工作质量。

二、信息时代办公室档案管理工作现状

在信息时代下，对于办公室档案管理工作来说不管是思想、内容和方法上都应该进行深入的研究，促使其能够全面创新，改变原本传统档案管理工作中的不足之处，真正应用信息时代的优势来推动工作质量的进步。纵观当前办公室档案工作管理工作，只有少部分的人员认识到了信息时代下的全新要求，也因此进行了改革与创新，但是大多数办公室领导及工作人員对于这一工作仍旧缺乏重视，在工作的过程中经常出现一些小问题，这些小问题的积累就会影响最终的工作效果，很可能会给档案管理造成一些漏洞。另一方面，办公室档案管理工作人员的信息技术能力有待提升，在新时代下信息技术操作是人们必须具备的基础能力，也是当前社会对于人才培养的基本要求。

三、信息时代办公室档案管理工作改革与创新的必要性

首先，信息时代办公室档案管理工作的改革与创新有利于促进办公室档案管理工作水平的提升，在以往的档案管理工作中，通常是以人工管理为主，每当要寻找某一位员工的档案时，都需要从纸质档案中依次查找，这样会浪费很多时间，影响接下来的工作环节，但是通过信息化的帮助，只需要提前建立好一个数据库，花一些时间将档案信息正确录入，之后在查找和管理档案的过程中都可以省去很多麻烦，节省很多时间，从而提高工作效率，基本可以实现“一劳永逸”的效果。

其次，信息时代办公室档案管理工作的改革与创新有利于减少工作失误，提高工作质量。办公室的档案会随着年头而增加数量，在信息技术的帮助下工作人员可以通过定时对档案进行检查、筛选、更新等来保证档案的实时性与准确性，这样可以有效减少信息丢失的现象。电子版的档案较好保存，而纸质版的档案很容易因为一些外界原因而丢失，从而给档案管理工作增加困难。

四、信息时代办公室档案管理工作改革与创新的途径

（一）建立健全办公室信息化档案管理体系。在信息时代下针对办公室档案管理工作的改革与创新，首先具备一个完善的管理体系是必要前提，也是重要基础，在此前提下才能进行接下来一切档案管理工作的功能措施，为办公室档案管理工作效率的优化提供有利的保障。为了健全办公室档案管理工作的体系，首先领导要认识到当前的社会发展趋势，从内心深处肯定信息化档案管理的应用价值，并且对健全相关体系表示高度的关注和重视，为其他工作人员树立一个积极的榜样;其次要针对本办公室的实际情况，针对档案管理问题进行全面且深入的分析，制定具体的信息档案分类规划方式，为每一份档案做好编号和分类，比如说每一个办公室为一个单位，在这一单位中针对不同人群的档案再次进行分类，一定要保证分类有条不紊的进行，做好编号是为了寻找的时候能够一目了然，提供便捷性的服务。

（二）加强信息化档案管理的安全保障。在信息时代下针对办公室档案管理工作的改革与创新，办公室领导要认识到虽然信息化档案管理模式具有很多方面的优势，能够为工作提供便捷性，同时还能够提高办公室的工作效率，但是保障信息化档案管理的安全性也是工作中的一个重点问题，同时也是一个比较具有难度的问题。因此想要发挥信息化档案管理的优势，必须要强化安全保障措施，防止信息泄露等问题。一方面在档案信息化管理之前，一定要将所有的档案统一成一个格式，这样如果一旦出现问题，在第一时间就可以发现，对于所有的档案都要进行提前检查，对于格式不对或者打不开的文件第一时间返回要求负责人修改，并且在规定时间内返回，所有符合要求、格式正确的档案才能进入信息化管理系统中;另一方面，对于所有没有编码的档案，必须要求负责人进行编码，编码方式必须统一;同时为了提高信息化档案管理的效率，在系统中应该多设置一些检索工具，加快档案查找的速度，节省工作时间。

（三）促进传统方式与信息化的有效融合。在信息时代下针对办公室档案管理工作的改革与创新，办公室领导对于档案管理信息化的建设要一步一个脚印的稳定进行，不能急于求成，因为当前我国对于信息化档案管理模式的认识还是不够成熟，因此在转型的过程中要逐步从传统管理方式向信息化档案管理进行转变，在此过程中要将传统作业形式与信息化档案管理模式进行有效结合，将其二者进行深入的融合，促使传统作业与信息化管理模式能够互相促进，相辅相成，共同为办公室档案管理工作的改革与创新提供有效的帮助。

（四）提供最佳的优质服务。在信息时代下针对办公室档案管理工作的改革与创新，办公室档案管理工作人员一定要认识到自己的工作职责，认真履行自己的工作使命，通过信息时代的优势来优化档案管理工作的流程，以求在工作的过程中能够给大众提供最佳的优质服务。通过优化档案管理工作中的信息技术操作流程来简化工作步骤，从而达到节省时间、提高效率的工作目标。办公室档案管理工作人员通过信息时代的优势来迅速准确的调取所需要的档案，读取其中的信息，这不仅能够推动档案管理工作水平的进步，而且能够进一步体现网络平台的优势，推动社会的整体性发展。

结束语

综上所述，在当前社会发展的趋势下，信息时代已经成为主要趋势在各行各业中都能够看见信息技术的存在，因此在办公室档案管理工作的改革与创新中，相关领导与工作人员一定要认识到信息时代的发展优势，顺应信息时代的发展，采取科学的策略来实现其有效的改革，促进办公室档案管理工作效率的提升，改变传统档案管理工作中的不足之处，适应社会发展的趋势，推进自身工作能力的提升。

参考文献

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