信息系统项目管理中沟通管理的有效实施

陈龙 中博信息技术研究院有限公司

引言

随着现代企业的建设发展，企业内部更多的元素开始涌现，而信息系统项目的出现能够有效将这些系统项目进行集合，可以有效提升企业内部沟通协调的效率。而信息系统项目的完成也需要项目成员建立起高效的沟通渠道，企业内部的部门往往都是相互独立的，而这样的独立性也直接造成了沟通效率低下的现状。也因此加强信息系统项目中的沟通管理变得至关重要，本文便对此展开探究。

1 信息系统项目管理中沟通管理存在的主要问题

1.1 部门间沟通与协调存在的应用问题

目前企业的网络系统普遍存在着一定的安全风险，企业各个部门都有着不同的人员构成，人员的流动性也往往相对较大，在这样的情况下，信息系统的开发人员很难进行人员的及时更新。这也直接造成了在信息使用的过程中往往难以对人员的身份进行及时的更新确认，简单的“账户密码”式认证已经很难满足复杂的信息需求。也因此，企业部门之间担心信息的外露往往会尽量减少信息系统项目沟通。在进行开发的过程中项目的协调也得不到有效实施，由于制度缺乏规范性也容易造成信息数据的外露。当应用安全暴露出来后，由于各个部门之间缺少有效的沟通，开发人员便难以进行项目协调，严重阻碍可项目实施。

1.2 部门间沟通与协调存在的管理问题

(1）监督管理流于形式

完善的监督管理体系是企业信息系统项目管理能够得以长期稳定运行的重要前提，企业必须通过建立起行之有效的内部监督管体系，对人事档案、企业的运行经营情况等进行科学有效的监督管理。从当前的情况上来看，企业的内部监督管理体系还停留在形式化的阶段，许多职员的任命以及提升都没有经过严格的考察，也因此，内部监督的管理作用已经逐步弱化。

(2）信息沟通欠缺，渠道不畅通

信息是企业单位进行项目管理时自上而下传达的基本指令，只有提升这些信息及指令的透明度才能提升管理阶层决策的高效性，才能避免出现信息堵塞的现象。但是在我国的大部分企业，信息的沟通渠道并不畅通，下级与上级之间的沟通协调较少，信息往往只是单向传达，双向的协调沟通行为不能有效执行到位。由于员工缺少反馈的渠道及机制，也直接造成了信息不透明，沟通效率低下。

2 信息系统项目管理中沟通管理的有效实施

2.1 强化项目信息的沟通机制与执行策略

针对上面提到的沟通管理问题，需要从上而下进行变革创新，才能有效解决这些问题。相关领导及管理人员需要对内部的沟通管理承担一定的责任，通过制度的进一步探究了解，强化自身的意识，对自身的行为进行检讨改善，同时，通过教育培训提升全体员工的沟通协调意识。其次，要建立起信息高效沟通的机制，例如建立起企业内部的信访制度，使得企业内外部能够及时进行信息的传达协调。通过运用计算机信息系统，进行信息的实时公开告知，增加企业内部信息的透明度，同时及时收集员工的建议，及时反馈给领导阶层，并对这些员工建议作出反馈。而作为内部监督审核的人员，应当严格监督审计，通过检查考核等形式的制度及业务审核，促进沟通管理的有效实施。

2.2 注意部门间的沟通与协调

企业信息系统项目的安全性会对企业的信息项目系统造成直接的影响，信息系统安全性是沟通管理的必要基础前提。如果缺少安全的信息系统作为基本的保障，那么企业员工之间往往无法毫无顾虑进行沟通协调，在这样的情况下就要求开发人员建立起安全的信息系统架构，并通过防火墙的接入及系统登入的实名制实施来增加系统的安全性。在这样的安全架构基础上，开发人员通过协调沟通信息系统使用，能够大大提升企业信息资源的共享及传递效率。以防火墙为基础的安全防护策略可以有效解决部门之间沟通协调问题，增加部门之间沟通的安全性，同事也使得各个部门之间建立起彼此的信任，改善部门之间的协调关系。

2.3 利用信息化提高沟通效率与质量

企业的各个部门由于自身职能存在着较大的差异，许多部门在工作进行的过程中不会产生直接或者间接的交往行为。这也使得这些部门在进行信息系统使用的过程中安全性相对较高。但是这种方式也造成了各部门之间的沟通效率低下，并且在项目执行的过程中，他们需要和各个部门进行资源的共享，这种资源共享可能造成病毒的间接传播。为了避免这种情况的发生，提高沟通的质量与效率，就需要开发人员针对不同部门采用不同的病毒防治手段，进行信息系统的有效协调，促进项目内的资源共享，提高效率。

3 结语

基于上面的研究，目前企业信息系统项目管理中沟通管理的实施还存在着一定的问题，而这些问题的存在也造成企业的内部协调效率低下。信息系统项目沟通不是简单的语言对话，需要在良好的信息化沟通机制的基础上，通过全员的协调以及目的统一来完成企业的发展。因此，企业还要充分利用信息化建设、策略执行及机制建设来完成沟通管理的有效实施。