医院人事档案管理的数字化建设及实现方式研究

孟鹭

河北北方学院附属第二医院 河北张家口 075100

在医院运行过程中以及进行管理工作过程中，人事档案管理工作具有非常重要的地位和作用，也是整体管理工作中不可或缺的重要环节。人事档案管理工作主要包括对医院内所有工作人员从文字、图像等多方面，进行客观、全面的个人信息记录和管理，从而在可以在实际管理工作中，提升对医院在职业人员管理的效率，并且可以做出更为合理、科学的人事调动等相关工作，可以有效帮助和补充医院在平日人事调动、管理工作。当前，我国各大医院都已经拥有不断完善的医疗设备，医院内的医护人员也在不断提升自身的服务水平和态度，随之医院内的人事调动等工作也不断增加频率，如此，医院人事档案工作的难度、工作量也随之增加，基于此，如若要保证良好的完成医院人事档案管理工作，必然要积极应用数字化管理模式，从而才可以有效避免传统人事档案管理工作中存在的不足，有效推进医院整体管理和运营的顺利开展[1]。

1 现代化医院建设过程中档案管理的必要性和意义

现代医院在实际运行的过程中，需要进行大量的档案管理工作，其中人事档案管理工作是其中重要的组成部分，通过档案管理工作，可以详细的掌握员工的基本信息，并且还可以方便相关管理工作人员进行人事的调动、跟踪和管理，方便医院领导对未来医院的发展作出更为科学的规划。通过医院人事档案管理的数字化服务，不仅可以有效节约人事管理的人力，同时还可以完善管理的步骤、工作内容等，构建数字化的人事档案管理服务和共享，可以有效避免隐私泄露、安全保证等，由此课件，随着医疗事业的飞速发展，医院应该提高对人事档案管理的重视程度，构建医院人事档案管理的数字化服务，并将其作为医院人事管理工作的主要发展方向，改善医院人事档案管理工作的缺陷，实现更为快速、方便、真实、有效的医院人事档案管理。

在医院人事档案管理工作中，可以说这项工作内容较为复杂，特别是在人员情况发生变动的时候，或者是在不同的科室之间出现信息交流和传递的过程中，都需要对人事档案进行大范围的应用和查询。而如果在此过程中，通过数字化档案管理的模式，不仅可以有效全面提升认识档案管理的效率，还可以在进行人事档案信息录入、整体查询过程中提高速度和效率。因此，在医院档案人事档案管理工作过程中，建设数字化医院人事档案管理系统具有非常重要的意义。

2 传统医院人事档案管理工作存在的问题

2.1 管理方法和制度存在不足

在当今社会中，仍然有部分医院在实际运行的过程中，还在采用传统的普通档案管理方法，用这种方法来完成档案的使用、查询和保存等工作，会在独立的空间集中放置档案，而并非会对档案进行排序和合理分类，由此不可避免的会导致档案对及、压置、乱拿、错拿等问题，在找寻所需档案的时候就会非常困难，基于此，如果在人事档案管理的过程中，通过数字电子化软件进行档案管理，就可以有效提升档案管理工作的专业性，也可以有效保护档案的保密性，有效避免在人事档案管理工作中的缺失[2]。

2.2 相关硬件设备落后

医院在运营的过程中，究其本质职能就是救死扶伤、治病救人，因此，部分医院在实际进行人事档案管理工作中没有足够的重视程度，基本上很多医院会将绝大部分的资金、资源用于采购医疗器械，或者是用于日常运营的开销中，而针对人事档案管理工作可能存在没有资金或很少资金投入的情况，从而无法有效改善人事档案管理的现状和存在的问题，无法形成良好的人事档案管理保密性和专业性。

2.3 管理人员没有良好的人事档案管理意识

部分医院的人事档案管理工作人员在实际工作中，自身就没有提高对档案管理工作的重视，并且这部分人员还没有经过系统的培训和养成，没有经过专业技能的培训，同时这部分管理工作人员没有良好的相关法律意识，没接受过定期的专业技能、知识培训，无法达到良好的技能和知识水平，因此，在实际人事档案管理工作中，只能应用传统的普通档案管理方法进行档案整理等工作，如此，必然会大大降低医院整体人事档案管理的效率和质量。

3 医院人事档案管理数字化的优点

3.1 提高医院人事档案管理的效率

在传统的医院人事档案管理工作中，一般都会采用纸质版的档案，这种方式不仅非常繁杂，同时档案管理人员在实际检查目录的过程中，其工作效率也非常低。但是如果应用数字化人事档案管理系统，不仅可以快速和安全保存档案，同时还可以大幅度减少搜索档案的时间，主要是将原有的纸质档案录入到数字化人事档案管理系统中，然后就会生成相应的数据库，继而在实际使用的过程中就可以利用数据库搜索功能，完成数据和资料的搜索工作。

3.2 提高档案的安全性

在进行人事档案管理工作中，其中最为重要的就是保证档案的隐私性、安全性，传统的纸质档案非常容易丢失和损毁，而如果应用数字化人事档案管理系统，可以将纸质版与电子版的档案进行转换，不仅可以有效的节约档案存储的空间，还可以无限增加电子信息的存储量，实际工作中可以将两份档案进行结合，进而进行相互对照更加精准。

3.3 整合信息，提高共享程度

在传统的纸质人事档案管理工作中，需要根据分类的不同、要求的不同进行记录工作，同时这种档案管理方式基本上无法做到资源共享，在档案存放过程中也一般都是杂乱无章、种类繁多，从而出现摆放错误或者是找不到档案等问题也就频繁发生，而如果应用数字化医院人事档案管理系统，就可以利用其搜索功能实现快速搜索，还可以利用其自动分类等功能，有效弥补纸质档案管理的不足和缺陷。

4 医院人事档案管理的数字化实现过程分析

4.1 建立档案信息数据

根据档案信息数据库之间的差别，其特点也各有不同，因此，医院在建立档案信息库的过程中，必须要结合医院自身的实际情况，其中可以包括资源规划HRP、医院信息系统等。

首先，需要将传统人事档案管理中的纸质档案转变成数字档案，建立多元化数据表，同时合理分类纸质档案，明确不同字段的内容和表格的形式；

其次，在实际进行档案图像采集工作之前，需要先利用Excel软件制作档案的目录，当目录建立好了以后，将系统导入其中并形成标准的目录，根据已经导入的文件页数、数量明确扫描的页数；

再次，在设计档案信息系统交互页面的过程中，主要包括系统的前台操作系统界面的设计，还包括后台的管理系统的界面设计。在后台设计中，主要是针对添加、修改等档案管理人员工作中的操作内容，基于此，需要保证后台系统有良好的完整化、系统化功能，从而满足收录档案的实际要求；而进行前台系统设计过程中，主要是为了满足检索、管理等方面的需要，因此，应该尽可能做到简单、易懂，方便工作人员查询[3]。

4.2 实现档案数据库的实时更新

人员调动和岗位变动等在任何单位来说都是非常平常的事情，对于医院来说也非常平常。因此，在医院人事档案管理工作过程中，相关的管理人员必须要及时对电子档案数据库进行更新，主要目的为了可以保证人事档案的完整性、可靠性，与此同时，在进行人事档案数据库更新的过程中，必须要秉持分层次、多层次的原则，同时人事档案管理工作人员可以根据部门、科室等不同，与部门、科室相关负责人，以及内部用户、上下级用户等给予一定的权限，从而不同的部门、科室和用户可以按照自身需求和情况，从不同的端口自行录入相关的数据和档案信息，最后由人事档案管理工作人员进行统一的审核、批准等操作，通过这种方式可以大幅度提升医院整体的人事档案管理效率和质量，保证更新的实时性。另外，医院在实际应用人事档案信息系统的过程中，并非要保持不变，需要结合实际情况而不断发生变化。要结合电子档案管理实际工作的需求，同时综合人事档案数据库，对系统的功能进行不断的改进和优化，从事人事档案管理的工作人员要及时与软件开发机构的技术人员进行有效的沟通和交流，从而可以促使人事档案管理数字化系统可以更加适合自身医院的实际需求和情况。

4.3 制定人事档案管理制度

在构建并完善医院人事档案数字化管理系统的同时，需要有相关的制度作为保障。首先，要根据数字化档案系统的实际情况，构建相应的使用要求和章程，对其中文件归档、数据归档的标准进行明确，同时还需要在每个部门明确具体的责任人及相关的职责和义务，从而可以在实际工作中，促使部门、工作人员完成更加高效、快捷的档案系统使用、信息收集等方面的工作；其次，要采取多种措施积极提升人事档案管理工作人员的综合素质，定期组织相关管理人员进行技术、业务、理论知识等方面的培训，并且要保证培训的系统化、科学化，有针对性的提升这部分工作人员的计算机、信息化、综合分析、文字语言等多方面的能力；最后，在实际人事档案工作过程中，需要管理人员首先将自身的工作态度端正，保持良好的工作热情，提升自身的工作自觉性，对档案管理的资源信息进行深入的整合，与不同部门进行积极的交流和沟通、共享，进而有效推进意愿的科研、临床、教学等多方面的工作。

4.4 实现管理模式的分级化

当构建人事档案数字化管理系统之后，建议可以采用分级管理的模式，例如从单位上层管理领导、科室、内部用户、管理员等多个层次设定管理的级别。在整个系统中，最高管理级别为系统管理员，管理员具有全部的管理、操作的权限，可以在系统中进行录入、检阅、变更、删除、修改、检查等所有操作，还可以授权其他管理级别的用户的权限，如管理、监察等权限，同时除了系统管理员之外的其他级别进行档案录入、修改、查询，需要经过管理员或者是医院的领导授权，得到批准后才可以进行档案的查阅和录入等工作，同时单位领导也不例外，也需要经过管理员的授权后，才可以进行档案查询的操作。针对不同等级的管理级别用户，其管理的权限、流程也要有不同的控制，各项录入、查询等工作需要在系统管理员的监督下完成，通过这种多层管理模式的应用，可以有效完成档案的有序存储，同时还可以提升医院人事档案管理的效率和质量。

4.5 有效设置查询系统

医院建立人事档案数字化管理系统的主要目的在于提升档案管理的效率，其中需要满足不同部门、不同级别管理者的实际工作需求。首先，需要保证系统具有实用性，其字段、属性也要丰富，例如查询、信息增删等，主要目在于可以实现档案的灵活管理，以及良好的掌握档案动态；其次，在前台设计中，需要有明显的检索条件，在字段设计过程中，可以与数据库中的字段相结合，在检索总表之中，需要对命中的记录形成动态型的表格；再次，需要在系统中提供多层次、多元化的查询机制，根据实际的查询条件、信息编辑模式等来完成特定信息的查询，如分类、写入、资料删除、录入等多方面的查询，从而满足不同部门不同需求的用户的查询方面的需求。同时，还可以在其中嵌入统计模式，从而对检阅、录入、变更等方面的数据实现统计，从而可以对档案的变化实现及时掌握。

5 结语

综上所述，医院人事档案管理的数字化建设和实现，不仅可以大幅度降低相关工作人员的实际工作难度，还可以有效提升人事档案管理的效率和质量，保证人事档案管理工作具有更高的安全性、保密性，因此，在进行人事档案管理数字化建设工作中，必须要充分考虑共享中的保密性和安全性问题。总体来说，医院行政管理工作中，人事档案管理是其中非常重要的组成部分，实现数字化的管理工作是时代发展的需要，是提升医院整体运行效率，促进医院可持续发展的重要前提。