探析独立学院二级办公室的工作职能和管理要点

2020-11-24张丽

就业与保障 2020年12期

文/张丽

一、独立学院二级办公室的职能作用和工作特点

（一）二级办公室的职能作用

高校二级办公室是一个综合性服务部门，为部门行政管理及师生教学服务的部门。作为一个二级办公室，上要与学校及学校各职能部门沟通协调，内部则是整个部门运作的中枢。它起着上传下达、沟通左右、协调内外的职能，同时具有传递信息、研究政策、辅佐领导决策的参谋作用，是整个二级部门运转的中间站。同时，二级办公室也是二级部门的“中心库房”，它承担着二级部门所有档案的管理工作，学校档案是承载学校发展历史、记录学校发展轨迹的重要依据，对于独立学院而言，二级办公室保存归档的档案是学校档案的第一手资料来源，所有独立学院二级办公室“中心库房”的管理尤为重要[1]。

（二）二级办公室工作职能的特点

1.服务为本，协调并进

服务是二级办公室工作的灵魂，是二级办公室工作职能的基本特点。独立学院二级办公室应该始终围绕着为部门服务、为领导服务、为教学工作服务、为师生学习生活服务的宗旨。这就意味着二级办公室管理工作人员必须树立良好的服务形象和服务意识；同时二级办公室涉及着领导层面、教职员工层面、学生层面的沟通协调工作，二级办公室人员本着服务优先的态度，进行沟通协调，可以更好地开展工作[2]。

2.上传下达，辅佐决策

高校二级办公室与部门其他科室相比，它的业务范围很大也很模糊，在实际工作中是靠上级下达任务开展工作的，承担着接收文件、办理事务、协调沟通各部门的事务。对学校领导及行政部门布置的各项任务，要及时协调，落实到相关部门和负责人，并随时将结果反馈给领导；同时二级办公室也是信息输出和反馈的中间站，要辅佐领导协调好部门内部及与各部门间的关系，以便更好地开展工作，在领导需要作出决策时，要提前做好调研，收集整理资料，为领导的决策提供强有力的支持，是部门领导的参谋助手。

二、独立学院二级办公室工作职能存在的问题

（一）工作职能模糊不清、管理机制不完善，影响工作效率

目前独立学院的二级办公室所建设的管理制度大多照搬企业或根本没有建立，高校管理区别于企业，如果没有建立专门的工作制度，则无法对具体的工作过程进行约束。高校二级办公室与部门其他科室相比，它的业务范围大且模糊，界限也不清晰。很多工作都需要办公室的协作，二级办公室主要为部门领导、教职员工和师生员工提供服务，在高校发展中发挥着重要的作用，作为二级部门日常工作的对外窗口，办公室需要处理大量的事务性工作，二级办公室主要是靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令开展各项工作，工作存在随机性、不确定性，缺乏计划性，在没有规章制度的限制下，办事流程更是缺乏指导和约束，这就使得很多二级办公室工作人员在工作上敷衍了事，出现了“杂乱无章、无目的、无计划”的现象，最终导致工作处于无序状态，影响工作效率[3]。

（二）人员配备不足，严重影响工作的时效性

独立学院在资金方面大都是自给自足，由于考虑到成本方面的问题，在管理人员配备方面都是能省则省，大多数二级办公室的工作都是部门其他科室人员兼职，并没有配备办公室专职人员。很多人对二级办公室的工作认识存在很大的偏差，认为二级办公室的工作谁都可以做，没有技术含量，于是学校领导对二级办公室的人员配备也就没有那么重视。二级办公室虽小，但是功能齐全，由于日常事务繁杂，工作随机性强，人员配备不足导致在岗人员长期超负荷工作，并且工作不被重视，二级办公室工作人员对工作经常是疲于应付，最终影响工作时效，导致工作质量直线下滑。

（三）工作人员专业化水平不高，影响工作的高效性

独立学院二级办公室人员往往偏年轻化，大多都是大学毕业后从校园直接走上工作岗位，缺乏教育类管理的专业训练，平时工作仅限于常规事务的处理，缺乏专业的管理手段，工作中经常是“摸着石头过河”，对业务流程不熟练、业务素质不够硬，同时工作缺乏主动性，习惯于被动接受任务，在辅佐领导决策时更是无法参谋在要点，最终导致工作效率低下。

（四）工作难以量化，成绩容易被忽视，影响工作的积极性

二级办公室作为二级部门的中间站和对外的窗口，工作繁琐而复杂，工作人员压力自然倍增，工作常常加班才能完成，休息时间少，长期以来，身体处于亚健康状态。同时，现在高校普遍扩招，也进一步加大了二级办公室的工作量，在工作面广、事情本就繁杂的情况下，还经常遇到突发事件，容易成为领导、各职能部门、教职员工等诸多矛盾的焦点，导致工作人员负担越来越重[4]。

另外，因为二级办公室工作人员作为高校管理者的底层，所承担的工作繁杂、难以量化，经常是起着沟通协调、服务教学的作用，因此取得的成绩也很容易被一线教师的成绩覆盖，同时，因工作量大且繁杂，在科研和论文上更是没有更多的时间和精力去完成，导致在年终考核时处于劣势，评优时更是往往被忽视，待遇与所承担的工作不能成正比，于是大多数人对此项工作抱着无过便是功的态度，对于上级下达的工作往往是被动应付、消极对待，导致办公室工作人员的积极性被挫伤。

三、改进独立学院二级办公室工作的对策建议

（一）明确目标、细化制度，为师生服好务

独立学院的发展模式与公办院校有所区别，独立学院二级办公室主要是承上启下，做好对领导、师生的服务工作。首先，要明确独立学院办公室应有的职能和应该达到的目标，强化主动服务的意识，增强工作中的计划性和预见性；其次，进一步细化办公室的具体规章制度。二级办公室工作规范化和制度化是提高办公室工作水平的强有力的保障，时代在进步，管理也越来越现代化，现代化的管理强调的是人员分工明确，事事落实到人头，每个人做到尽职尽责。故独立学院二级办公室在高校改革发展的新形势下，要从工作的实际出发，建立一套完整的、适合自身的管理制度，有效帮助办公室工作人员清晰办公室工作的目标和流程，保障办公室工作的有序进行[5]。

（二）合理调配、明确划分，增强工作时效

目前大多数独立学院都没有专门为二级职能部门配备办公室人员，所以独立学院的二级办公室专职人员配备需要对人事的岗位人员分配制度进行一些改革，要重视基层管理人员的定编定岗，在人员配备上要坚持“高、精、尖”的原则，合理设岗，合理配备专职人员。因为办公室工作随机性强，对于工作人员的岗位职责问题更是要明确划分，落实到人头，收发文、印章管理、资产管理、档案管理、接待事务、办事办会等日常工作要做到专人专管，出现问题时不会出现互相推脱的情况，实现部门内部互相配合、互相支持，工作高效运行的目标。

（三）与时俱进、加强学习，提高工作效率

随着独立学院教育改革的深化，独立学院二级办公室事务难度在不断提高且工作繁杂，所以办公室工作人员更应该与时俱进、积极主动参加相关业务培训，增强管理、组织实施和协调能力。

在辅佐决策、组织会务、处理文书、管理印章、接待来宾等方面应加强学习，还应根据自身实际，有目标地进行学习深造，将管理水平和工作素质提升到一定高度。同时学校在条件允许的情况下，可以适当组织员工利用业余时间学习相关政策法规，让二级办公室人员精确地掌握最新的知识，提升办公技能和办事效率[6]。

（四）考评结合、晋升管理，提升工作积极性

高校二级办公室工作繁杂，往往都是处理突发事件居多，在年终考核时，如果只采用量化的考核制度，那办公室工作人员很难达到要求和突出成绩，也就很难被提拔。此时就需要针对二级办公室的职能特点，采用考评结合的方式，既需要对办公室工作人员进行日常工作的考核，也需要将考核主题扩大到被考核者的直接领导、服务部门、同事等，这样考核信息全面且客观，才能更好地反映办公室工作人员的工作成绩，并且同时建立健全的岗位晋升机制，比如设置办公室主任等职位，合理竞争上岗。这样能更好地提升二级办公室人员的工作积极性[7]。