高职院校档案管理信息化研究与实践

梁 红 莫年发

(1.广西工业职业技术学院 广西 南宁 530001)(2.广西水利电力职业技术学院 广西 南宁 530023)

高职院校的档案是其各项工作和活动开展和进行的原始记录，涉及学校的教学、招生、科研、管理及学校发展史等各个方面的内容，是学校所有活动和工作的浓缩，具有无法替代的价值。随着时代的变迁以及学校信息数量的日渐庞大，以往传统的档案管理模式已不适用于当今现代化的档案管理要求，信息技术的面世为高职院校的档案管理工作带来了很大便利，因此对高职院校档案信息化管理进行分析和研究，制定有针对性的实践策略，有利于进一步提高学校档案管理工作的水平，充分发挥档案在学校管理中的价值，实现高职院校档案管理工作科学化、信息化、全面化、数字化、规范化的管理模式。

1.高职院校档案信息化管理的现状

尽管信息化技术已应用于高职院校的档案管理工作中，但纵观我国高职院校的档案信息化管理工作，大多存在起步晚、投入少、配套设施落后等问题[1]。对于档案信息的收集、整理及数字化存储还有待不断提高，具体表现在以下几个方面：

1.1 未形成正确的档案信息化管理意识。由于传统的档案管理模式已沿用多年，部分档案管理人员已形成根深蒂固的传统管理理念，未产生正确的档案信息化管理意识，仍然采取以往的管理模式和管理方法来进行档案管理。虽然学校为档案管理工作向信息化管理转型配备了电脑、扫描仪、打印机等设施，但实际工作中仍以保护原始纸质档案为主，致使相关信息未存储入电脑中而无法查阅，更难以实现资源的共享，从而无法使档案发挥其真正价值。

1.2 档案管理人员专业素质有待提高。现阶段，高职院校更侧重于教育和教学管理工作，对于档案管理工作未引起足够重视，档案管理从业人员大多没有经过专门的档案管理和计算机知识的专业培训，有些学校的档案管理人员还身兼他职或是中途转岗而来，专业素质有待提高。由于缺乏专业性的知识加之人员配备不足，以致档案信息化管理工作效率不高，无法满足档案信息化管理的要求。另一方面，高职院校的档案管理人员在工资待遇方面与专职教师有着较大差距，福利待遇通常不高，以致他们在工作中安于现状，缺乏激情，何谈管理方式的创新。

1.3 档案管理信息化建设的设备设施有待完善。档案管理信息化不仅需要专业的档案管理人才，还需要配备完善配套的档案管理硬件设施。但通常学校仅配备了档案柜、扫描仪、装订机、温湿度计等简单设施，远远达不到档案管理信息化建设的要求。此外，还缺乏与学校办公系统相对接的完善的档案信息软件管理系统[2]。

2.高职院校档案信息化管理的意义

2.1 提高档案信息的存储量，便于查阅。高职院校档案实施信息化管理可使信息存储量更大，如将原始纸质档案通过扫描仪扫描后处理成图片再以电子文件的形式存储到电脑硬盘中，既方便查阅又利于管理，而不用象以往查阅档案资料那样翻遍纸质资料来寻找，通过系统检索可实现快速查阅的功能，不仅节省时间还使原始的纸质文件得到了双重保护。

2.2 节约档案的存储空间，实现安全存储。传统的纸质档案需要一定的空间进行存储，随着档案数量的不断增多，档案柜、档案盒、纸张消耗等随之不断增加，还需要足够大的空间进行存放，日久天长，即使档案没有不慎丢失，但纸质腐烂、蚊叮虫蛀，也会面目全非。而通过将纸质档案进行信息化储存的方式，不仅节约了档案管理的成本和占用空间，方便查阅的同时还能保证档案实现安全存储。这样，即便纸质原始资料遗失或损坏也可通过网上查阅，保护了原始资料的完整性。

2.3 有利于提高档案管理工作的效率和管理水平。档案实施信息化管理后，不仅可方便查阅，节约大量时间和人力、物力，提高工作效率，有些档案信息还可实现资源的共享。如学生学籍信息、宿舍入住分配、食堂进餐打卡等，都可通过网上查阅的方式来进行。以往若想查阅一份档案需要履行相应的程序和手续，档案管理人员要在众多的档案中进行查找也是苦不堪言，费时费力，通过对档案的信息化管理，大大降低了查找的难度，档案管理人员可有更多的时间和精力来更加规范全面的开展档案管理工作，提高自身的管理水平。

3.档案实施信息化管理的实践策略

3.1 加强档案信息化管理的安全防范，确保信息安全。档案信息化管理虽然具备很多优点，但如若不注重信息的安全保护也会造成信息的泄露，因此档案信息的安全问题是档案实施信息化管理的重中之重。首先，高职院校应结合学校实际以及发展需求建立适合学校安全等级的档案系统，以保证档案信息的安全机密。其次，对于不同的档案信息应根据信息公开的程度设立相应的权限，哪些信息资源是全校师生均可浏览和共享的，哪些信息是机密不可外泄的，需要做好相应的安全保护措施。最后，通过健全完善的档案管理制度的建立，如防火墙、身份认证、数字证书等多种有效的防控措施，并要防止病毒及黑客的入侵，从技术层面保障档案信息的安全可靠[3]。

3.2 对档案管理信息化加以重视，加大投入，完善相关配套设施设备。高职院校应加大对档案信息化管理的重视程度，档案管理工作也是学校管理工作重要的组成部分，可为领导在对学校发展进行决策时提供参考依据。因此，应加大投入，完善档案信息化管理所需的相关配套设施设备，在保证最基本配备的前提下，适当增添和购置高端先进的设施设备和仪器，通过打造良好的硬件环境，为档案管理工作效率和管理水平的提升创造前提条件[4]。

3.3 注重档案管理信息化人才队伍的建设。档案管理信息化技术不断发展，对于档案管理人员提出了更高的要求，因此必须注重档案管理信息化人才队伍的建设。如可对现有档案管理人员进行相关专业知识和专业技能的培训，创造和提供机会让他们参加现代化档案管理的培训班，还可组织他们到档案信息化管理取得突出成就的兄弟学校参观、学习、取经，使其认识到自身的不足和存在的差距，在此过程中逐渐形成正确的档案信息化管理意识，从而借鉴他们的宝贵经验，不断进行自我学习、提升自我，提高自身的档案管理能力。此外，还要培养和引进一批年轻的后备队伍，如吸收高校档案管理专业的高材生，既可使档案管理人员结构变得多样，又可为档案管理信息化人才队伍的建设注入新鲜血液，最终实现档案信息化管理水平的整体提升。

综上所述，信息时代离不开信息技术的应用，高职院校档案管理信息化既是时代发展的需求又是大势所趋，只有与时俱进，勇于创新，不断努力和学习，掌握先进的档案信息化管理技术和方法，才能提高档案信息化管理的水平。