信息化时代干部人事档案管理工作策略探讨

杜鹏

【摘  要】本文根据作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了干部人事档案管理信息化建设的必要性，然后就信息化时代如何做好干部人事档案管理工作提出建议，以期能为相关的工作实践提供参考。

【关键词】人事档案管理;干部;管理工作;策略探讨

1.干部人事档案管理信息化建设的必要性

干部人事档案管理主要体现在两方面：一方面，可以对单位的干部人事建设情况、变化情况等进行记录;另一方面，能够为单位干部人事资源的调配、优化提供参考，使单位的干部人事配置更加科学、合理，这对于提高政府单位的效能来说，是具有重要意义的。再者，通过干部人事档案管理，可以全面、客观反映出干部的知识、素质、能力情况，为单位的干部人才资源战略规划提供参考依据，使单位干部人才的招聘、引进、培训等更加科学合理，满足政府单位对干部人才的需求。需要认识到的一点是，当前政府单位的干部人事档案管理工作已经变得越来越复杂，涉及到的档案资料信息内容显著增多，而且部分档案信息内容较为琐碎，导致档案管理人员承受了较大的工作压力，依然按照传统的工作模式开展干部人事档案管理的话，会导致档案管理工作的效率大大下降，而且可能出现各种管理难题，如档案信息不全面、不规范，存储、调阅、利用难度大等等。而通过信息化技术的应用，则可以全面解决上述难题，信息化技术的主要特点，是具有超高的运算能力、交互能力、执行能力以及数据信息共享能力，将其应用到干部人事档案管理中来。第一，可以降低工作人员的工作压力，如可以更加轻松、快速地完成档案信息收集、整理、编辑、归档等一系列工作，将工作人员从繁琐的工作任务中解放出来。第二，其能够通过运算、交互，帮助检查档案信息的正确性、规范性和全面性，甚至可以智能化改錯，避免档案管理中一些低级问题出现。第三，其对于干部人事档案的存储、传输和利用更加高效，这能够使得干部人事档案管理的作用、价值得到最大化的发挥。

2.强化管档意识是做好新时期人事档案管理工作的前提

《条例》鲜明地提出干部人事档案是党的重要执政资源，要进一步强化管档意识，提高对干部人事档案工作的重视。人事档案工作人员除了要一直树立高度的政治责任感，坚持原则、忠于职守，更要与时俱进，及时学习《条例》，准确把握《条例》的精神和要求，不断提升专业技能、优化管理水平。

（1）加强制度建设，规范管理。建立健全干部人事档案收集、查（借）阅、转递等各项管理制度，制定标准化工作流程，确保集中后的工作运转高效，规范有序。

（2）不断完善档案硬件设施。实行档案库房、阅档室和工作人员办公室“三室分设”，配齐配全库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”设施和相应的安保设备，做到库房建设到位、设施配备到位、安全措施到位。

（3）提升人事档案工作人员队伍建设。档案工作人员队伍的素质高低直接影响档案管理工作的质量和成效。配备专职档案管理人员，进行人员培训、岗位练兵、业务交流等，档案工作人员要树立高度的政治责任感，努力学习党的干部工作方针政策，熟练掌握专业知识技能，认真负责地做好档案管理工作。

3.加强资料收集工作是做好新时期人事档案管理工作的关键

在干部人事档案管理工作中，收集是否齐全、整理是否规范，将直接影响档案的质量，在实际工作中，要不断改进收集工作方法，提高收集归档质量，保障档案真实、完整、准确、及时、规范。

3.1认真鉴别，保证人事档案的真实性

一要鉴别材料是否属于应归档的范畴，对于不属于归档范围和重复多余的材料应清理出来，视不同情况分别处理，退还本人或登记报批销毁;二要对材料内容真伪进行鉴别，判定材料的保存价值;三要鉴别材料是否齐全、完整，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查明后再行确认是否归档;四要鉴别材料程序是否完整、手续是否完备，不完备则应完成补办手续后再归档。

3.2查漏补缺，保证人事档案的完整性

在建立干部人事档案时，对接收的原始材料严格审核，发现缺漏材料应立即列出材料补充清单，与原单位取得联系，落实责任人，要求其负责尽快收集补充，避免时间过长造成档案材料无法收集归档。对材料存在欠、缺、误、漏等情况的，应采取逐项进行登记造册、主动催补、反复查补等形式，确保干部人事档案材料完整性。

3.3反复核查，保证人事档案的准确性

在接收材料时应仔细核对材料的所有人是否一致，不可粗心大意，鉴别时要特别留心材料上的姓名。在归入档案时对于同名同姓人员材料还应逐份着重核对，可按身份证、工号、年龄、性别、籍贯、参加工作时间等信息加以甄别，防止错放。更要在转出档案时守好最后关口，检查核对，确保干部人事档案材料的准确性。

3.4动态收集，保证人事档案的及时性

要经常了解有关政策和制度，坚持集中收集、经常性收集、定期收集档案材料。在日常工作中了解掌握档案材料产生的“时间点”，不仅能在相应时段收集好材料，及时归档，也能做好提醒核对工作，减少工作环节，提高工作效率。在每年相对固定的时间段内，一些部门会形成相对固定内容的材料，如年度考核、工资普调、先进表彰等都在年底进行，可在年初集中收集对应的表格。当人事档案记载的内容如学历、学位、职务、职称发生变动以及党员发展，都会相应形成反映变化过程的材料，如毕业生登记、学位申请、职称评聘、任免审批等表格，就需要经常性收集。在重要时期如党代会、职代会的召开，领导班子的换届等活动时可定期收集相应的人事档案材料。

3.5夯实质量，保证人事档案的规范性

认真执行《干部档案整理工作细则》，除了确定归档范围的材料，还要根据要求准确分类、有序编排、整齐装订，以保证档案材料收集归档质量。

4.建设人事档案信息化是做好人事档案管理工作的保障

《条例》强调干部档案中应加强运用信息技术，干部人事档案工作要适应时代发展的需求，做好信息化，把干部档案的基本信息与互联网进行衔接，不仅有助于保护纸质档案，对提高档案管理的工作效率、防止档案涂改造假也有重要意义。

组织人事部门要坚持创新引领，积极创造工作条件，配备统一的管理设备，对档案管理传统方式进行提档升级，运用现代科技手段，分阶段、有计划地加以实施，扎实推进干部人事档案管理的信息化建设，建立完备的干部人事档案管理数据库，提高干部人事档案工作的管理水平和利用效率。

5.结束语

我们要始终贯彻落实全面从严的工作准则，在审核工作过程中，针对“三龄两历一身份”等造假高发乱象要重点审核，坚持做到一把尺子量到底，对审核中发现档案存在制假、造假情形的，绝不姑息，严格认真地做好相关情况的如实登记，并按相关规定进行严肃处理。加大干部人事档案的审核力度是形势所需，干部档案审核工作是同用人不正之风作斗争的重要手段，要防止一些人投机钻营，堵住搞不正之风的歪门邪道，就必须把好干部人事档案这一关。

参考文献

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[2]如何创新干部人事档案管理与利用[J].任九红.  办公室业务. 2019（08）

[3]干部人事档案管理和利用存在的主要问题及对策分析[J].陆冬梅.  办公室业务. 2015（10）

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