探析加强医院办公室管理工作的有效策略

在我国社会经济的迅猛发展下，医疗市场之间的竞争越来越激烈，同时受医改政策的影响，传统医院管理工作模式已经和新时期的发展要求不适应，对此，医院办公室在医院的发展和运营过程中发挥着极为重要的作用。增强医院自身竞争实力，创新医院办公室管理工作模式势在必行，唯有如此，才能有效降低医院整体的运营成本，全面提高管理水平，促进医院又好又快发展。

一、医院办公室的主要特征

从医院办公室职能定位出发，其主要特征包括被动性、服务性、综合性和政策性。1.在政策性方面。医院办公室属于行政职能部门，主要工作是对医院各管理阶层的相关工作进行协同配合，其主要负责统筹规划医院的长期发展方向和短期目标，所以，对我国政府部门制定的政策和法规要熟悉吃透，为医院的发展提供方向。2.在综合性方面。因现阶段我国各地区医院的规模越来越大，医院内部划分的部门科室数量不断增多，医院办公室在与各部门科室沟通的过程中，涉及了较为广泛的工作内容和形式范围，所以医院办公室在协调沟通过程中应充分掌握不同科室的职能定位、医疗范围与重点难点问题，具备“多面手”的技能，因此医院办公室具有综合性特点。3.在服务性方面。医院办公室职能定位较多：第一，上传下达，公文流转，信息公开，是传递医院各项信息的中枢机构。第二，需要在医院各个部门科室中沟通协调，将医院管理层的决策严格落到实处。第三，第一时间对医务人员的意见和需求进行搜集了解，便于向上级管理阶层反馈。4.在被动性方面。因为医院办公室在处理日常相关事务的过程中一般会根据管理阶层的决策和指令开展工作，负责上传下达和协调沟通，所以此部门开展工作时存在很大程度的被动性。

二、加强医院办公室管理工作的有效策略

（一）人员管理人性化、科学化。在医院人员管理工作中，应将下述几点做好：首先，人性化管理，在医院日常管理工作中对所有医疗、教学、科研职工的建议和意见予以重视，鼓励每位职工提出医院管理中存在的问题，共同为医院的发展献言献策，营造良好的工作环境，确保顺利有效开展办公室管理工作。其次，借助情感管理方式开展日常工作，要求所有医护人员提高自身的职业道德、专业知识和专业技能，借助情感管理使所有医院人员和管理者都可以把本职工作做好，增强他们的认同感和归属感。再次，对医院办公室成员的发展予以密切关注。从管理者的角度为各成员规划未来发展的目标路线，同时加大学习和培训力度，以提高其业务水平。最后，因医院办公室工作较为繁杂，同时诸多行政工作和专业医疗工作有着极为密切的联系，而信息更新速度极快，因此要积极引进和培养人才，不断输送新鲜血液，打造一支高技能、高素质、高水平的办公室人才队伍。

（二）健全规章制度和流程。为了有效提高医院办公室管理工作效率，需要对医院的规章制度和流程予以完善。在建立健全规章制度的过程中，需要与医院的实际发展、管理情况相结合：第一，需要保证所建立的规章制度和流程具有操作性，在医院内部切实可行。第二，需要保证规章制度可以明确所有医院办公室工作人员的职责和分工，保证医院办公室工作更加稳定、统一，提升医院办公室管理工作质量和工作效率。第三，要与人性化的管理相结合，对所有人的意见予以尊重，鼓励职工大胆提出医院管理中存在的问题，结合实际共同研究并提出有效的解决措施，从而创造良好的工作环境，为有效开展医院办公室管理工作提供有利条件。

（三）实施精细化管理。上世纪中叶，日本首次提出精细化管理概念，其主要是通过最大化降低管理成本来提高管理效率。要把精细化管理实施好，主要从下述几个方面着手：第一，将以人为本的人本化管理落到实处。医院办公室人员均要严格遵循以人为本的基本服务理念，在开展协调各科室、各部门等工作的过程中，首先对他们的利益要进行充分尊重和保障。同时还要把差异化特征展现出来，根据各部门科室的特点，制定符合实际的管理措施与制度。第二，开展细致化管理。充分借助人力资源部门，与员工自身特色相结合，对其岗位职责进行定位，确保岗位资源配置最优化；同时把抽象的目标和决策转变成具体的工作要求，以此达到合理量化工作所需的目的。第三，实施精细化管理。借助加大制度化建设力度，展开标准化管理，从而实施信息化管理，科学分工职责。在管理过程中应积极总结，以期将传承文化和创新的目的顺利实现，促进医院办公室工作持续、稳定发展。

（四）重视目标管理。医院办公室要注重目标管理，借助目标管理理念开展工作，对医院办公室管理予以创新，具体可以从下述几点入手：第一，应确保管理目标的科学性和合理性。在办公室管理中设置合理、科学的管理目标极为关键，但解决难度却很大。设定管理目标，此目标要将个体参与意愿以及个体和总目标的均衡体现出来。第二，确保有效落实目标。以目标为导向，严格授权尺度，将权力的界限把握好，以免影响个体积极性，然后展开有效控制。第三，有效评估和监督目标。根据要求和标准有效评估和监督目标，严格考核，如实反映，同时构建激励机制，做到奖惩分明，同时考核结果与奖金、薪酬和晋升挂钩，从而将职工的工作积极性和热情有效提高。

（五）加强信息监管，发挥信息化的积极作用。要将信息化的积极作用充分发挥出来，不仅要对信息化建设引起高度重视，加大软件、硬件的投入力度，同时必须加大对信息动态监管的工作力度，确保数据和网络的安全性。借助信息系统将两个目标完成。首先，重组管理流程，将工作效率最大化。如利用OA系统革新文件流转方式，借助更加科学化的方式管理会议室和车辆；除此之外，还可以将信息化平台向后勤管理、医疗管理、党务管理、人事管理等方面扩展。其次，借助大数据分析确保决策更加科学。要对院科两级权限和查询范围予以明确，借助实时查询第一时间掌握医院运营动态，借助大数据展开比较分析，为决策提供重要依据。

三、结语

现阶段，社会发展速度显著加快，人民生活水平得到了明显改善，在此形势下，人们开始高度重视医疗服务水平的质量，而作为医疗内部极为重要的综合服务型部门，医院办公室工作效率的提升，有利于更好地实施医院整体服务工作，为患者提供更加优质的服务，所以对各大医院而言，应积极将医院办公室内部的管理水平有效提高，促进管理人员的专业素养提升，有利于提升医院内部整体管理水平，促进医院又好又快发展。